¿Está cansado de las complicaciones de las invitaciones tradicionales? El futuro ya está aquí, y el panorama de las invitaciones parece bastante claro. En esta guía te enseñamos a crear una invitación online que impresionará a tus invitados y hará que la organización de tu evento sea un juego de niños.

¿Por qué las invitaciones en línea son el futuro?

Las invitaciones en línea son el futuro por muchas razones. No sólo son respetuosas con el medio ambiente, sino que también ofrecen un nivel de comodidad que las invitaciones tradicionales en papel no pueden igualar. Con unos pocos clics, puede crear una invitación en línea con un aspecto profesional y elegante.

Enviar invitaciones por Internet también es muy fácil. Puedes enviarlas por correo electrónico, SMS o compartirlas en las redes sociales. También puede añadir confirmaciones de asistencia a las invitaciones en línea con un solo clic, por lo que no tendrá que preocuparse de que las confirmaciones se pierdan en el correo.

¿Por qué hay que seguir enviando invitaciones? Bueno, las invitaciones marcan la pauta del evento, así que es esencial hacerlas bien. Una invitación perfecta no sólo proporcionará todos los detalles necesarios, sino que también transmitirá el estilo y el ambiente de tu evento. Es tu oportunidad de causar una gran primera impresión a tus invitados, así que tienes que hacer que cuente.

Conoce a tu público

Antes de crear una invitación en línea, es fundamental saber a quién invitas y cuáles son tus intereses. Esto te ayudará a elegir los elementos de diseño y la redacción adecuados para atraerlos. Por supuesto, si es tu boda, la cosa cambia por completo.

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Establece el tono de tu evento

El tono del evento debe reflejar el diseño y el texto de la invitación. Ya sea formal o informal, asegúrate de que tu invitación representa con precisión lo que los invitados pueden esperar de tu evento.

Crear una invitación en línea puede parecer desalentador al principio, pero con nuestra guía desglosaremos todos los elementos que debes tener en cuenta a la hora de crear una que destaque entre la multitud.

Empecemos.

Diseño de invitaciones: Cómo hacerlo y consejos

Ahora que entiendes la importancia de las invitaciones en línea y conoces a tu público, ¡es hora de ser creativo con el diseño! El diseño de la invitación marca la pauta del evento y puede determinar su éxito. Aquí tienes algunos consejos para crear una invitación en línea que impresione a tus invitados:

A. Escoge la plantilla adecuada

A la hora de crear una invitación por internet, escoger una plantilla es uno de los primeros pasos que debe dar. Las plantillas proporcionan una base para tu diseño y pueden ahorrarte tiempo y esfuerzo. Busca plantillas que encajen con el tema de tu evento o que reflejen el estilo de tu marca. Hay un montón de opciones gratuitas y de pago disponibles en Internet, así que tómate tu tiempo antes de tomar una decisión.

B. Personalización de fuentes y colores

Personalizar los tipos de letra y los colores es una forma sencilla de dar personalidad a la invitación. Escoge fuentes que sean fáciles de leer pero que también se ajusten al tono de tu evento: los eventos formales requieren fuentes más tradicionales, mientras que los eventos informales permiten opciones más divertidas. Los colores también deben reflejar el estado de ánimo del evento: los colores llamativos transmiten emoción, mientras que los pasteles sugieren un ambiente más relajado.

C. Añade imágenes y vídeos

Las imágenes y los vídeos pueden dar vida a una invitación que, de otro modo, sería aburrida. Utiliza imágenes de alta calidad que guarden relación con tu evento o marca, o incluso añade un breve videoclip si lo consideras oportuno. No obstante, ten cuidado de no sobrecargar los elementos visuales, ya que demasiados pueden hacer que tu invitación parezca recargada.

D. Comprobación de la capacidad de respuesta móvil

Más de la mitad del tráfico de Internet procede de dispositivos móviles, por lo que tu invitación online debe ser apta para móviles. Pruébala en varios dispositivos antes de enviarla para asegurarte de que todos los elementos son visibles y fáciles de leer en pantallas pequeñas.

Crear una invitación en línea puede parecer desalentador al principio, pero si sigues estos consejos sobre elementos de diseño, estarás en el buen camino para crear una invitación llamativa que impresionará a todos tus invitados. Permanece atento a la próxima sección sobre cómo redactar la invitación perfecta.

Cómo redactar la invitación: ¿Informal o profesional?

A la hora de crear una invitación por internet, la redacción es tan importante como el diseño. Debes asegurarte de que tu mensaje sea claro, conciso y lo suficientemente convincente como para atraer a tus invitados. He aquí algunos consejos para crear el texto perfecto para tu invitación online:

A. Crea un titular llamativo

El titular es lo primero que verán los invitados cuando reciban la invitación por Internet, así que es fundamental que llame la atención y sea fácil de recordar. Utiliza palabras clave relacionadas con tu evento y asegúrate de que refleja el tono del mismo. Por ejemplo, si estás organizando una fiesta de cumpleaños llena de diversión, podrías utilizar un titular como ¡Vamos a divertirnos como si fuera tu cumpleaños!

B. Redacta una descripción concisa del evento

La descripción de tu evento debe proporcionar suficiente información sobre el mismo sin abrumar a tus invitados con demasiados detalles. Hazla breve y concisa, destacando los elementos más importantes de tu evento, como la fecha, la hora, el lugar, el código de vestimenta y cualquier instrucción especial.

C. Proporciona todos los detalles necesarios

Incluye todos los detalles necesarios en tu invitación online, como la fecha límite para confirmar la asistencia y la información de contacto para cualquier pregunta o duda. También puedes añadir enlaces a sitios web relevantes o páginas de redes sociales relacionadas con tu evento.

D. Añade una llamada a la acción

La llamada a la acción es un elemento importante de las invitaciones en línea. Tu llamada a la acción debe animar a tus invitados a pasar a la acción, como confirmar su asistencia o compartir la invitación con sus amigos y familiares que puedan estar interesados en asistir. Asegúrate de utilizar un lenguaje orientado a la acción, como Confirmar asistencia ahora o No te pierdas esta increíble oportunidad.

Siguiendo estos consejos para redactar una guía de invitación en línea, podrás crear una invitación en línea que tenga un aspecto estupendo y comunique todos los detalles esenciales sobre tu próximo evento de una forma atractiva.

Calendario del evento: ¿Cuándo es el mejor momento?

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El momento oportuno lo es todo a la hora de enviar una invitación. Debes avisar a tus invitados con suficiente antelación para que puedan planificarse, pero no con tanta antelación como para que se olviden por completo del evento. He aquí algunos consejos para fijar la fecha y hora adecuadas para tu invitación online.

A. Fijar la fecha y hora adecuadas

A la hora de elegir la fecha y la hora, ten en cuenta el objetivo del acto y a quién va dirigido. Si se trata de un evento empresarial, evita programarlo los fines de semana o días festivos, cuando es más probable que la gente no esté disponible. Si se trata de un acto personal, como una fiesta de cumpleaños o una boda, ten en cuenta los horarios de las personas más cercanas antes de fijar la fecha.

B. Envía recordatorios

Aunque hayas avisado a tus invitados con suficiente antelación, siempre es buena idea enviarles recordatorios antes del gran día. Esto puede hacerse por correo electrónico o mensaje de texto y debe incluir toda la información relevante sobre el evento, como el lugar y el código de vestimenta.

C. Ten en cuenta las zonas horarias

Si tienes invitados procedentes de distintas partes del mundo, ten en cuenta las zonas horarias a la hora de fijar la fecha y la hora de la invitación por Internet. Asegúrate de que todo el mundo tenga tiempo suficiente para planificarse sin tener que despertarse en mitad de la noche o faltar al trabajo.

D. Seguimiento de los que no responden

Es inevitable que algunas personas olviden confirmar la asistencia o simplemente decidan no responder. No te lo tomes como algo personal. En su lugar, contacta con ellos amablemente por correo electrónico o por teléfono y pregúntales si piensan asistir o no.

Crear una invitación en internet puede resultar a veces abrumador con todos los elementos que hay que tener en cuenta para que sea perfecta, pero con la antelación adecuada. Así te asegurarás de que todo el mundo reciba la notificación con suficiente antelación y evitarás sorpresas indeseadas por el camino.

Recuerda estos consejos la próxima vez que crees una invitación por Internet: te ayudarán a garantizar que tus invitados tengan una gran experiencia de principio a fin.

Gestión de RSVP (Responda por favor)

A la hora de crear una invitación por Internet, uno de los aspectos más importantes es la gestión de las confirmaciones de asistencia. Esto puede ser desalentador, pero puede ser una brisa con las herramientas y estrategias adecuadas. En esta sección, exploraremos los elementos clave de la gestión de RSVP.

A. Escoge una plataforma de RSVP fiable

El primer paso en la gestión de las RSVP es escoger la plataforma adecuada. Hay muchas opciones, por lo que es importante investigar y encontrar una que se adapte a tus necesidades. Busca una plataforma que te permita crear y personalizar fácilmente el formulario de confirmación de asistencia, realizar un seguimiento de las respuestas en tiempo real y enviar mensajes de seguimiento a los asistentes y a los que no asisten.

Una plataforma que puede interesarte es Strikingly. Strikingly es un creador de sitios web que también ofrece una función de RSVP para eventos. Con Strikingly, puedes crear fácilmente un formulario de RSVP personalizado e incluso incrustarlo directamente en el sitio web de tu evento.

Strikingly también ofrece seguimiento de respuestas en tiempo real, para que puedas saber fácilmente quién ha confirmado su asistencia y quién no. Además, la plataforma te permite enviar mensajes de seguimiento a los asistentes y no asistentes a través de su herramienta de correo electrónico, por lo que es fácil mantenerse en contacto con tus invitados y mantenerlos informados sobre cualquier actualización o cambio en el evento.

En general, Strikingly es una plataforma fiable y fácil de usar que te puede ayudar a agilizar el proceso de RSVP y hacer que la gestión de tu evento sea pan comido.

B. Configuración del formulario de RSVP

Una vez que hayas elegido tu plataforma, es hora de configurar tu formulario de RSVP. Aquí es donde recopilarás toda la información necesaria de tus invitados, como por ejemplo sus nombres, dirección de correo electrónico y si piensan asistir o no. Asegúrate de que tu formulario sea fácil de navegar e incluya todos los campos relevantes.

C. Seguimiento de las confirmaciones de asistencia en tiempo real

Una de las ventajas de utilizar una plataforma de invitaciones en línea es el seguimiento de las respuestas en tiempo real. Esto significa que puedes ver quién ha respondido y quién no en un momento dado. Esta información puede ser muy valiosa a la hora de planificar tu evento, permitiéndote realizar los ajustes necesarios.

D. Seguimiento de asistentes y no asistentes

Por último, es importante realizar un seguimiento tanto de los asistentes como de los no asistentes una vez celebrado el evento. Para los asistentes, esto puede significar enviarles una nota de agradecimiento o pedirles su opinión sobre cómo ha ido el acto. En el caso de los no asistentes, puedes preguntarles si algo les impidió asistir o si tienen alguna sugerencia para futuros eventos.

La gestión de las confirmaciones de asistencia puede parecer abrumadora a primera vista. Sin embargo, si eliges una plataforma fiable como Strikingly, configuras tu formulario de confirmación de asistencia, haces un seguimiento de las respuestas en tiempo real y realizas un seguimiento de los asistentes y no asistentes, podrás asegurarte de que tu evento se desarrolle sin problemas. Anímate y prueba Strikingly. Crea una invitación en línea con confianza, sabiendo que tienes todas las herramientas para gestionar tus RSVP con eficacia.

Etiqueta de las invitaciones: Qué hacer y qué no hacer

Al crear una invitación en línea, es importante recordar la etiqueta. Aquí tienes algunos consejos para dirigirte a tus invitados correctamente, evitar errores comunes, gestionar las negativas con elegancia y enviar notas de agradecimiento.

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A. Cómo dirigirte correctamente a tus invitados

Dirígete a ellos por sus nombres y apellidos. No temas preguntar si no estás seguro del título o nombre preferido de alguien. Es mejor tomarte el tiempo necesario para hacerlo bien que ofender a alguien con un error por descuido.

B. Evita los errores más comunes en las invitaciones

Un error común es olvidarte de incluir todos los detalles necesarios en tu invitación. Asegúrate de indicar la fecha, la hora, el lugar, el código de vestimenta (si procede) y cualquier otra información importante que necesiten tus invitados.

Otro error es utilizar un lenguaje demasiado informal o un humor inapropiado en la invitación. Recuerda que no todo el mundo comparte tu sentido del humor o tu estilo de comunicación, así que es mejor pecar de ser precavido.

C. Maneja las negativas con elegancia

Si alguien rechaza tu invitación, no te lo tomes como algo personal. Todo el mundo tiene horarios y prioridades diferentes, y puede que factores ajenos a su voluntad le impidan asistir.

Responde con amabilidad y dale las gracias por comunicarte sus planes. También puedes considerar la posibilidad de enviarles un mensaje personalizado agradeciéndoles su apoyo en el pasado o expresándoles la esperanza de que puedan asistir a un evento futuro.

D. Envía notas de agradecimiento

Una vez finalizado el acto, envíe notas de agradecimiento a todos los asistentes (e incluso a los que no pudieron asistir). Es una forma sencilla pero eficaz de agradecerles el tiempo y el apoyo prestados.

Puedes utilizar herramientas en línea como las tarjetas electrónicas o los correos electrónicos personalizados para que este proceso sea fácil y eficaz. Asegúrate de personalizar al máximo cada mensaje para que resulte sincero.

Seguir un protocolo adecuado al crear una invitación en línea es esencial para causar una impresión positiva en sus invitados. Puedes crear un evento memorable que todos disfrutarán dirigiéndote a ellos correctamente, evitando errores comunes, gestionando las negativas con elegancia y enviando notas de agradecimiento.

Promoción: Corra la voz

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Promocionar tu invitación online es crucial para garantizar el éxito de tu evento. He aquí algunas formas eficaces de darlo a conocer:

A. Compartir la invitación en las redes sociales

Las plataformas de redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram son lugares estupendos para promocionar tu invitación por Internet. Puedes compartir el enlace a tu invitación y animar a tus seguidores a que confirmen su asistencia y la compartan con sus contactos.

Asegúrate de utilizar imágenes llamativas y pies de foto atractivos que destaquen los elementos exclusivos de tu invitación. También puedes crear un hashtag personalizado para tu evento y animar a los asistentes a utilizarlo cuando lo compartan en las redes sociales.

B. Envío de correos electrónicos personalizados

El marketing por correo electrónico es otra potente herramienta para promocionar tu invitación online. Puedes enviar correos electrónicos personalizados a los asistentes potenciales, destacando los elementos clave de tu evento e invitándoles a confirmar su asistencia.

Asegúrate de que el asunto del mensaje llame la atención y de que su contenido sea conciso e informativo. También puedes incluir un botón de llamada a la acción directamente en tu invitación en línea.

C. Asóciate con personas influyentes

Asociarte con personas influyentes de tu sector o nicho puede ayudarte a llegar a un público más amplio y generar más expectación en torno a tu evento.

Identifica a personas influyentes que tengan un gran número de seguidores en tu grupo demográfico objetivo y ponte en contacto con ellos para ofrecerles colaborar en la promoción de tu invitación online. Esto podría implicar la creación de contenido patrocinado o la organización de un sorteo o concurso conjunto.

D. Aprovechar el marketing boca a boca

El marketing boca a boca es una de las formas más potentes de promoción, ya que es más probable que la gente confíe en las recomendaciones de amigos y familiares que en la publicidad tradicional.

Anima a los asistentes que hayan confirmado su asistencia a compartir su entusiasmo por el evento con sus contactos. También puedes ofrecer incentivos por recomendación, como descuentos en las entradas o acceso exclusivo a experiencias VIP.

Conclusión

En la era digital actual, las invitaciones en línea son el camino a seguir. Ofrecen una comodidad, flexibilidad y rentabilidad que las invitaciones tradicionales en papel simplemente no pueden igualar.

La creación de una invitación en línea puede parecer desalentadora al principio, pero es bastante sencilla una vez que se le coge el truco. Con las herramientas adecuadas a tu disposición, como Strikingly, crear una invitación en línea nunca ha sido tan fácil. ¿Por qué no lo intentas? Te sorprenderá lo mucho más fácil que resulta que las invitaciones tradicionales en papel.