La pandemia de COVID19 cerró las puertas a todo el mundo, tanto a particulares como a empresas. Cada uno de nosotros se vio obligado a hacer frente a sus propias tareas, ya fueran escolares, laborales o empresariales, utilizando dispositivos virtuales. Por muy integrados que estuviéramos ya con la tecnología antes de la pandemia de COVID-19, el mundo tuvo que adaptarse exponencialmente ahora que todo tiene lugar en línea. Esta "nueva normalidad" ha arrojado una luz aún más brillante sobre nuestra gran dependencia de la tecnología. Sin embargo, por muy buenos que sean nuestros dispositivos personales, seguimos dependiendo unos de otros para hacer nuestro trabajo, y las responsabilidades no pueden erradicarse. Así pues, la colaboración en línea también ocupó un lugar central. Todos tuvimos que aprender a seguir trabajando juntos aunque estuviéramos individualmente en la comodidad de nuestros hogares. Hoy hablaremos de la colaboración online, sus ventajas y desventajas, y presentaremos una herramienta que puedes utilizar para colaborar en un sitio web.

¿Qué es la colaboración en línea?

Con el avance de la tecnología hoy en día, las herramientas de colaboración en línea se encuentran entre las herramientas más útiles y beneficiosas que utilizan las empresas y otras organizaciones. La colaboración web consiste en utilizar las plataformas en línea para trabajar en equipo aunque no se esté físicamente presente ni juntos en un mismo lugar u oficina. Trabajar en equipo significa celebrar reuniones, coordinar proyectos, compartir tareas y recursos y comunicarse en todo momento. Ahora bien, independientemente de lo pequeña o grande que sea tu empresa, la colaboración es uno de los factores clave para garantizar el éxito. La colaboración online es lo mismo; sólo que esta vez tú y tu equipo utilizas plataformas en línea y otras herramientas tecnológicas para hacerlo.

Ventajas e inconvenientes de la colaboración en línea

En cualquier herramienta o método nuevo siempre hay ventajas e inconvenientes. Ni todo puede ser bueno, ni todo puede ser malo. Así que en esta sección del artículo vamos a hablar de los pros y los contras de la colaboración. Empecemos por los negativos o las desventajas.

∙ Falta de colaboración real durante las reuniones/conversaciones. Una de las principales desventajas de la colaboración en línea es la barrera de comunicación durante las reuniones y otras conversaciones dentro del equipo. Suele existir esta tendencia a que solo unas pocas voces tomen la iniciativa, por lo que no se escucha a las demás. Esto significa que las aportaciones de todos los miembros del equipo son más limitadas que en las reuniones presenciales. Si esto no se gestiona adecuadamente, puede causar falta de comunicación y mal rollo entre los miembros del equipo. Por tanto, es necesario que el equipo tenga una mayor sensibilidad y espíritu de cooperación para que nadie se quede atrás.

∙ Los fallos tecnológicos son inevitables. Otra de las desventajas de la colaboración en línea es que la tecnología tiene sus imperfecciones. Así, la colaboración online está plagada de fallos y dificultades técnicas. Esto significa que las comunicaciones y la gestión de tareas pueden perfectamente interrumpirse en cualquier momento y provocar retrasos en los proyectos o tareas. Aunque no se pueden evitar, cada uno debe encontrar la manera de mejorar sus propias herramientas. También tienes que contar con planes de contingencia para evitar grandes retrasos o pérdidas de progreso por el camino. Hacer copias de seguridad de los datos y archivos en varias plataformas puede ser una buena idea para mitigar parte de este riesgo.

∙ Las barreras personales se convierten en líneas borrosas. Gracias a la colaboración en línea, todos los miembros del equipo pueden trabajar cómodamente desde sus casas. Aunque esto también puede ser beneficioso (como se explica más adelante), también puede causar agotamiento laboral con facilidad. Esto se debe a que uno tiene la tendencia a hacer caso omiso de las horas de trabajo habituales y "dejar el trabajo en la oficina", ya que todo se hace a través de la colaboración web. Esto es especialmente cierto para los adictos al trabajo. Y aunque se pueda argumentar que esto es bueno para el negocio o para el proyecto, lo cierto es que, a la larga, los miembros del equipo podrían perder toda motivación y energía para trabajar. Por lo tanto, hay que tomar precauciones para que los miembros del equipo sigan tomándose el tiempo personal que necesitan como seres humanos.

Imagen tomada de usuario de Strikingly

Ahora que ya sabemos lo que hay que tener en cuenta a la hora de intensificar esta colaboración web, no pasemos a comentar las ventajas de la colaboración online.

∙ Aumenta el tiempo de productividad. Dado que los miembros del equipo pueden trabajar fácilmente en su propio lugar, pueden dedicar más tiempo al trabajo real. El tiempo ahorrado se refiere al tiempo de desplazamiento o viaje, el tiempo que se tarda en prepararse para el trabajo y el tiempo de inactividad durante las horas de trabajo. Las reuniones pueden iniciarse más rápidamente y las conversaciones pueden completarse fácilmente, evitando el tiempo habitual de espera. Con la colaboración en línea, los miembros del equipo no sólo tienen más tiempo libre, sino que también pueden gestionar mejor su tiempo y realizar las tareas que mejor se adapten a su horario de productividad.

∙ Compartir archivos e informes de progreso es más fácil y rápido. La colaboración en sitios web suele implicar plataformas en línea en las que los miembros del equipo pueden compartir fácilmente los archivos en los que están trabajando. Las tareas y proyectos terminados pueden agruparse y compartirse fácilmente en una plataforma concreta a la que cualquier miembro del equipo puede acceder cuando sea necesario. Esto también elimina el exceso de impresión y fotocopiado de documentos cuando diferentes personas tienen que comprobarlos y aprobarlos. Incluso la firma electrónica prevalece en la colaboración web, lo que agiliza y facilita los procesos y avances.

∙ Comunicación y coordinación más rápidas. Los miembros del equipo no tienen que esperar en los puestos o áreas de trabajo de los demás (como suele ocurrir en las configuraciones en línea) para poder transmitir mensajes e información y avisos importantes. La colaboración online les permite conversar fácilmente entre sí, ahorrando tiempo y esfuerzo en todo el proceso. Las plataformas en línea utilizadas en la colaboración web también implican el acceso de todo el equipo; así, pueden ver las actualizaciones y el progreso en tiempo real. Esto facilita la coordinación y hace que el equipo trabaje mejor y realice los proyectos con mayor rapidez.

Colaboración en línea más fácil con Strikingly

Construir un sitio web nunca ha sido una tarea fácil, especialmente si lo haces solo. Por lo tanto, Strikingly abraza el poder de la colaboración de sitios web y permite que diferentes miembros del equipo trabajen juntos en la construcción de los mejores sitios web. La colaboración online nunca ha sido tan fácil con Strikingly y su función "Equipo". He aquí cómo puedes activar la tuya y tener la mejor colaboración web con tu equipo.

1. Inicia sesión con Strikingly.

Imagen tomada de Strikingly

1. Abre el editor de tu sitio.
2. Ve a "Configuración".

Imagen tomada de Strikingly

Aquí encontrarás la configuración del dominio, la configuración de la información básica, la configuración de pago, la información de correo electrónico, la configuración móvil, las cabeceras, los pies de página, etc. Además, justo debajo encontrarás la configuración de la función "Equipo".

4.Haz clic en "Equipo".

Imagen tomada de Strikingly

Al hacer clic en él, accederás a la página que ves arriba. Aquí es donde puedes gestionar tu equipo a lo largo de tu colaboración online una vez que los hayas invitado a todos.

5.Haz clic en "Añadir compañero de equipo".

Cuando hagas clic en "Añadir compañero de equipo", verás esta ventana emergente. Aquí debes introducir el correo electrónico de tu compañero de equipo y seleccionar las funciones que quieres que desempeñe.

En la foto de arriba se muestran las opciones para las funciones de equipo que puedes asignar para esta colaboración en línea. Puedes convertirlos en administradores con casi el mismo acceso que tú (propietario del sitio), excepto que no pueden eliminar el sitio ni añadir/eliminar compañeros de equipo. El rol de Editor puede editar todo en el sitio pero no puedes acceder a las analíticas del sitio, configuraciones, respuestas de formularios y la función de Tienda Simple. El administrador de la tienda sólo puede editar los elementos de la función de tienda sencilla. Por último, el bloguero puede escribir blogs y editarlos, pero no publicarlos.

6. Haz que tu compañero de equipo acepte la invitación

Tu compañero de equipo debe tener una cuenta activa en Strikingly. Ellos recibirán este correo electrónico una vez que les hayas invitado. Sólo cuando hayan aceptado la invitación tendrán acceso a tu sitio web.

La colaboración en sitios web nunca ha sido tan fácil y organizada. Mira, Strikingly no sólo te permite añadir compañeros de equipo, sino que también te ayudará a gestionar cada una de sus funciones y responsabilidades. Esto hace que el flujo de trabajo sea más fluido porque no hay confusión de tareas, incluso si no se ven cara a cara.

Imagen tomada de Strikingly

La colaboración en línea cobró fuerza debido a la pandemia de COVID-19 y a la "nueva normalidad" a la que se vio abocado el mundo. Sin embargo, incluso después de que hayamos erradicado esta amenaza del virus COVID-19, el poder de la colaboración web permanece intacto. Las ventajas de la colaboración online no cambiarán realmente porque el hecho es que nuestra tecnología es realmente de alta calidad como para facilitarla, especialmente cuando se trata de ciertas cargas de trabajo y tareas que realmente no requieren reuniones cara a cara. La clave es ir con cuidado, para no olvidar que todos seguimos siendo humanos interactuando entre nosotros a pesar de estar delante de una pantalla la mayor parte del tiempo.

Deja que Strikingly te ayude en esta colaboración en línea. Conviértete en el mejor equipo de creación de sitios web. ¡Regístrate en Strikingly ahora!