Aunque la productividad es un término relacionado con el ámbito empresarial, puede aplicarse a todos los campos de la vida. Por ejemplo, en el comercio electrónico, las estrategias de productividad se miden por el número de ventas en línea generadas o el rendimiento de la línea de producción. En el mundo académico, la productividad se mide por el número de preguntas contestadas o las palabras escritas.

En su forma básica, la productividad depende del factor de entrada. Sin embargo, hay casos en los que aumentar la productividad no siempre es sencillo si los resultados son tangibles. Ciertos productos e industrias (sobre todo si son nuevos en el entorno) requieren mucha automotivación. Por ejemplo, en el sector de la prestación de servicios, se trata de un ascenso o de un proyecto creativo, como escribir un libro. En estos casos, tu estrategia de productividad no tiene mucha influencia.

Si quieres conocer las formas de aumentar la productividad, puedes consultar las técnicas de gestión del tiempo. Aunque ambos términos tienen muchas similitudes, la productividad y la gestión del tiempo son diferentes. Las personas que son buenas en productividad no tienen por qué serlo también en gestión del tiempo.

La gestión del tiempo se refiere a una serie de habilidades que promueven el uso eficaz del tiempo de una persona. La productividad consiste en conseguir resultados en un periodo determinado. A veces, los resultados productivos no se consiguen gestionando eficazmente una lista de tareas, y se preocupan más por el resultado.

Las mejores formas de aplicar estrategias de productividad

1) Deja de hacer varias cosas a la vez

Sientes la tentación de realizar varias tareas a la vez cuando tienes una gran carga de trabajo en un día concreto. Crees que puedes cumplir tus objetivos compaginando numerosas tareas de la jornada laboral diaria. Aunque esto mejora la productividad empresarial, rara vez produce los mejores resultados.

Imagen tomada de usuario de Strikingly

Por eso, lo mejor es centrarse en cada tarea por separado. Esta es una de las estrategias de productividad más importantes porque mejoran tus resultados y te dan tranquilidad. Puedes pasar sin problemas a la siguiente tarea si te centras en cada una de ellas individualmente.

2) Establece pequeños objetivos

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Centrarte en las tareas u objetivos de mayor envergadura puede resultar intimidante, y sueles sobrestimar el tiempo que te llevaría completarlos. Por eso, lo mejor es coger impulso dividiendo las tareas en hitos manejables. Estos pequeños hitos se pueden ir construyendo hasta completar el proyecto. Por ejemplo, puedes fijarte el objetivo de contestar cuatro correos electrónicos al día para despejar tu bandeja de entrada.

3) Tómate descansos regulares

Si crees que no puedes hacer más, no hay nada malo en tomarse un descanso. Hacer pausas es una de las estrategias de productividad más importantes porque los profesionales suelen ignorarlas. La gente asume que no se pueden hacer pausas sin dejar de ser productivo en el trabajo al mismo tiempo. El curso Mindfulness for Wellbeing and Peak Performance (Atención Plena para el Bienestar y el Rendimiento Máximo), de la Universidad de Monash, ha analizado cómo mejorar la productividad empresarial logrando la paz mental en el lugar de trabajo.

Hoy en día, muchos profesionales hacen pausas regulares durante las horas de oficina. Sin embargo, si trabajas desde casa o en una oficina donde nadie hace un seguimiento de tu productividad, no deberías tener inconveniente en hacer pausas de 10 a 15 minutos con regularidad. Puedes utilizar este tiempo para alejarte de tu trabajo profesional. Por ejemplo, puedes comer o practicar una actividad deportiva, como tenis de mesa (si tienes una mesa en tu oficina). Cuando vuelvas a tu mesa de trabajo tras la pausa, lo normal es que vuelvas con un optimismo renovado y, potencialmente, con nuevas ideas.

4) La regla de los cinco minutos

Si te abruma la procrastinación, prueba la regla de los cinco minutos. Si te comprometes a dedicar cinco minutos a una tarea pendiente, erradicarás todas las excusas que te impiden empezar. Casi todos los trabajadores profesionales pueden dedicar cinco minutos a escribir un correo electrónico, investigar un tema o esbozar una nueva tarea.

Por lo general, la motivación permanece una vez completados los cinco minutos. Incluso si cambias tu enfoque a una nueva tarea, los pequeños objetivos alcanzados en unos minutos contribuyen a tu rendimiento general. Al priorizar estas pequeñas tareas, podemos hacernos la vida más fácil.

5) Bloqueo del tiempo

El bloqueo del tiempo es una de las mejores estrategias de productividad en la actualidad y la utilizan muchos trabajadores profesionales de todo el mundo. Si creas bloques de tiempo en tu horario de trabajo, asignas un tiempo específico a una determinada tarea.

Normalmente, los bloques de tiempo se dividen en secciones de 60 a 90 minutos. Puedes imprimir el horario o simbolizar tus tareas con códigos de colores. Una vez completado tu horario de trabajo con bloques de tiempo, te servirá de guía visual.

6) Delegar

Si formas parte de un equipo o colaboras en línea, debes revisar tus tareas diarias y ver si pueden asignarse a otros miembros del equipo. Normalmente, los empresarios se ocupan de tareas que no están asociadas a ningún miembro del equipo y que pueden realizarse con relativa rapidez.

Delegar no consiste en descargarte del trabajo que no quieres hacer. Por el contrario, se trata de asegurarte de que todo el mundo está en modo de trabajo. Debes asegurarte de que todas las tareas que asumen los miembros de tu equipo se adaptan a tus habilidades y disponibilidad.

Los empresarios tienden a ser multitarea y a hacer malabarismos con todas sus tareas empresariales. Delegar tareas en nuevos empleados o externalizar tareas, como el contenido de las redes sociales, a profesionales autónomos significa disponer de más tiempo para tareas de mayor prioridad.

7) Minimiza las distracciones

La concentración no es algo natural en la mesa de trabajo, por eso es fácil distraerse. Sin embargo, es una habilidad que puedes desarrollar con el tiempo. Si eres un usuario habitual de las redes sociales, la mejor práctica es desactivar las notificaciones del móvil. Después, puedes poner el móvil en modo avión o utilizar una aplicación de productividad, como Freedom.

Muchos empresarios utilizan la técnica Pomodoro para evitar distracciones y completar las tareas con eficacia. Los usuarios ponen un temporizador, eliminan todas las distracciones de su sistema (redes sociales, correos electrónicos, juegos del móvil, etc.) y trabajan a pleno rendimiento durante unos 20 o 30 minutos. Saber que tienes que concentrarte durante un periodo concreto es una de las mejores estrategias de productividad, que te ayuda a concentrarte durante períodos más prolongados.

8) Ocúpate primero de las tareas difíciles

Muchas personas tienden a centrarse inicialmente en las victorias rápidas y evitan las tareas que requieren mucho tiempo. Sin embargo, puedes aumentar tus niveles de motivación deshaciéndote primero de los proyectos difíciles. Ocuparte de las tareas difíciles te ayudará a mantener la concentración durante el resto de las horas de trabajo, lo que a la larga te ayudará a mejorar la productividad empresarial. Por lo tanto, es mejor dar prioridad a las tareas más importantes al principio o cuando se sienta más productivo.

9) Establece límites

Como decíamos en el punto de delegar, la gente suele abordar tareas que van más allá del ámbito de su función. Por lo tanto, a pesar de que es bueno ser flexible y aprovechar las oportunidades de desarrollo profesional, es un buen planteamiento establecer límites.

Para llevar a cabo tus tareas con eficacia, debes completarlas en el plazo requerido. Eliminarás el factor agobiante si estableces límites en tu horario de trabajo.

10) Identifica qué es más productivo

Desde que la pandemia del COVID-19 asoló el mundo, han aumentado las oportunidades de trabajar desde casa o a distancia. El turno de trabajo tradicional de 9 a 5 se ha vuelto menos común recientemente. El trabajo flexible es una de las mejores estrategias de productividad y ha revolucionado el trabajo en todos los foros.

Todas las personas quieren mejorar su productividad. Algunos empresarios trabajan mejor por la mañana, mientras que otros están en plena forma después de comer. Por lo tanto, debes identificar a qué hora eres más productivo. Una vez que lo hayas decidido, puedes establecer tu horario de trabajo en consecuencia. Aprovechar al máximo las horas punta es una forma excelente de aumentar la productividad.

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Imagen tomada de Strikingly

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Imagen tomada de Strikingly

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Conclusión

A menudo asumimos que se puede mejorar la productividad de la empresa si se realizan más tareas diarias. Sin embargo, es una definición errónea, porque la productividad consiste en hacer las cosas de forma eficiente. Independientemente de en qué esté trabajando, siempre hay algunas cosas que son más importantes que otras.

Las estrategias de productividad son importantes no sólo para nuestro lugar de trabajo, sino también para nuestra vida diaria. Hablar de ser productivo significa ser constante en unas pocas cosas pero rápido en todo. Si sigues las estrategias de productividad empresarial pertinentes, podrás reducir el estrés y maximizar tus objetivos profesionales.