Los 10 mejores tipos de software de gestión de tareas para equipos en 2023

Foto de ThisisEngineering RAEng en Unsplash

¿Buscas potentes herramientas de gestión de tareas? Este artículo cubre las 10 mejores herramientas de gestión de tareas y lo que ofrecen. Desde sencillas aplicaciones de listas de tareas hasta potentes herramientas de gestión de proyectos, repasamos las mejores herramientas de gestión de tareas para garantizar que tu equipo se mantenga organizado y productivo.

El artículo también analiza las características clave de cada software y cómo pueden ayudarte a ti y a tu equipo a gestionar las tareas de forma más eficaz. Tanto si se trata de un pequeño negocio como de una gran empresa, este artículo contiene la información que necesitas para elegir las herramientas de gestión de tareas adecuadas. Sigue leyendo para obtener más información sobre el mejor software de gestión de tareas y su funcionamiento.

¿Qué es el software de gestión de tareas?

Este software ayuda a las personas y a las organizaciones a realizar un seguimiento, gestionar y completar las tareas a tiempo. Estas herramientas suelen ofrecer funciones como la creación y asignación de tareas, el establecimiento de plazos y prioridades, el seguimiento del progreso y la colaboración con los miembros del equipo.

También permiten la integración con otras herramientas como calendarios, correo electrónico y almacenamiento de documentos. La función del software de gestión de tareas es mejorar la eficiencia y la productividad ayudando a los equipos a mantenerse organizados y al día con su trabajo.

Los 10 mejores softwares de gestión de tareas para equipos 

La colaboración en equipo y la productividad son elementos esenciales para el éxito de cualquier empresa. A medida que las tareas se vuelven más complejas y aumenta la necesidad de eficiencia y comunicación, los directivos y los miembros del equipo necesitan las herramientas de gestión de tareas adecuadas. Les ayudarán a hacer el trabajo.

El software de gestión de tareas es una potente herramienta que ayuda a los equipos a gestionar sus tareas, colaborar y aumentar su productividad. Aquí tienes las diez mejores herramientas de gestión de tareas entre las que puedes elegir.

1. Monday.com 

Monday.com es una herramienta de gestión de tareas que ayuda a los equipos a planificar, organizar y realizar un seguimiento de su trabajo. Proporciona una serie de características para apoyar la gestión de proyectos y la colaboración:

Tableros Kanban: Este software de gestión de tareas utiliza una interfaz de tablero Kanban, que permite a los usuarios crear representaciones visuales de sus tareas y moverlas a través de las diferentes etapas del flujo de trabajo. Esto ayuda a los equipos a visualizar el progreso de su trabajo y a identificar cualquier problema que deba abordarse.

Colaboración: Tiene varias características, incluida la capacidad de dejar comentarios, @mencionar a los miembros del equipo y asignar tareas a varias personas. También se integra con herramientas populares como Slack, Google Drive y Trello.

2. ClickUp 

ClickUp es un software de gestión de proyectos y productividad que ayuda a los equipos a organizar y colaborar en tareas, proyectos y objetivos. Es un eje central para que los equipos planifiquen, ejecuten y realicen un seguimiento de su trabajo en un solo lugar.

Algunas de las características de ClickUp son la gestión de tareas y proyectos, la comunicación en equipo, el control del tiempo, la vista de calendario y la integración con otras aplicaciones. Es una opción popular para equipos remotos y empresas de todos los tamaños.

3. Todoist 

La mayoría de la gente está adoptando el software Todoist debido a su simplicidad. Este software de gestión de tareas tiene una interfaz sencilla con un diseño clásico.

Todoist es especialmente ideal para individuos, pero sus características adicionales lo han expandido a equipos y necesidades de pequeñas empresas. Como usuario de Todoist, tendrás acceso a aplicaciones móviles, prioridades, subtareas y fechas de vencimiento recurrentes.

4. HubSpot 

Este software de gestión de tareas mejorará tu juego. Puedes encontrar el software en la suite de gestión de relaciones con los clientes de HubSpot.

El software te ayudará a moverte eficientemente a lo largo del embudo de ventas. Puedes comparar el rendimiento con datos anteriores, configurar recordatorios y realizar un seguimiento de todo desde un solo lugar.

El software también te ayudará a crear flujos de trabajo que completen automáticamente las tareas en curso y programen otras nuevas. HubSpot se centra ampliamente en las integraciones, lo que significa que puedes vincularlo a varias aplicaciones.

5. Smartsheet 

Smartsheet es otro excepcional gestor de tareas con funcionalidades de hoja de cálculo. Hoy en día las empresas se están adaptando rápidamente a él, y es la mejor herramienta para las personas que se sienten cómodas con Excel.

Pero a diferencia de Excel, no tiene fórmulas complicadas: Smartsheet hace todos los cálculos complejos para ti. Este software también te permitirá personalizar el logotipo de tu marca y crear temas de color para cada proyecto.

Además, ofrece todas las funciones básicas que necesita un gestor de tareas, como la programación de tareas de proyectos, actividades, subtareas, recursos asignados, etc. Los miembros de tu equipo también recibirán notificaciones en tiempo real en caso de cualquier cambio crítico.

6. Previsión 

Este software es popular por su capacidad para unir recursos, proyectos y finanzas. La automatización del software Forecast (Previsión) puede crear presupuestos, estimar plazos y calendarios inteligentes, y rellenar hojas de horas.

Actualmente, el software Forecast está disponible en más de 40 países. Varias agencias, pymes, consultoras, etc., lo han adoptado. Cuenta con tarjetas de tareas que permiten compartir archivos y comentar y registrar fácilmente las horas dedicadas a un proyecto.

Su función PMs controla el flujo de trabajo marcando prioridades claras y creando listas de tareas detalladas. Puedes unir todos tus proyectos con este software y destacar el precio, los materiales y el tiempo de tus proyectos.

7. MeisterTask 

Esta herramienta de gestión de tareas es intuitiva para el usuario y te permitirá personalizar tareas, proyectos y vistas de forma que funcionen bien para el equipo. Te encantarán sus sólidas funciones de colaboración, como un tablero de estilo Kanban que permite la colaboración entre equipos.

Otras características notables de MeisterTask incluyen etiquetas, menciones, programación de tareas, automatización, y mucho más.

8. Chanty 

Chanty es otra plataforma de colaboración popular con un modelo de chat en primer lugar, lo que hace que sea muy eficaz. Su organización del chat permite a los gestores de tareas convertir los mensajes en asignaciones y asignarlas a las personas adecuadas.

También puedes cambiar al tablero Kanban para mejorar el flujo de trabajo, ya que proporciona una forma sencilla de gestionar las tareas. Además, Chanty puede integrarse fácilmente con otras apps y eliminar los inconvenientes de navegar entre ellas.

9. ProofHub

ProofHub es una herramienta de gestión de trabajo colaborativo y una app de gestión de proyectos todo en uno. Tiene todas las características que necesitarías en un software de gestión de tareas. ProofHub te asegurará el control definitivo de tus tareas, equipos, comunicaciones y proyectos.

Con ProofHub, todos los miembros de tu equipo distribuidos permanecerán conectados y realizarán los proyectos con eficacia. Además, se integra fácilmente con otras aplicaciones. Sin embargo, no es adecuada para equipos grandes y carece de notificaciones personalizadas. Por lo tanto, es posible que te molesten con muchas notificaciones.

10. Any.do

Esta es una increíble y potente aplicación de gestión de tareas y lista de cosas por hacer. Etiqueta los elementos como próximos, mañana, hoy, etc., y ofrece una visión general de las tareas que debes completar inmediatamente.

A diferencia de otras herramientas de gestión de tareas, tiene un calendario fácil de usar que destaca tus eventos y tareas. Su calendario también puede filtrar tu flujo de trabajo según la fecha de vencimiento o categoría.

Características clave del software de gestión de tareas

Hay varias características a tener en cuenta a la hora de seleccionar las mejores herramientas de gestión de tareas. Estas características incluyen visibilidad de tareas, informes y análisis, colaboración, integraciones, seguridad, precios y facilidad de uso.

Dependiendo de las necesidades de tu empresa, puedes dar prioridad a ciertas características sobre otras. Independientemente de tus necesidades, es crucial encontrar un software de gestión de tareas que cumpla todos o la mayoría de los siguientes criterios:

1. Visibilidad de las tareas 

Se refiere a la posibilidad de ver las tareas asignadas a cada miembro del equipo. Esta característica te permite realizar un seguimiento del estado de cada proyecto y saber quién es responsable de qué.

La visibilidad de las tareas es esencial para gestionar eficazmente los proyectos, especialmente cuando varios empleados trabajan en tareas diferentes. Con el gestor de tareas adecuado, puedes crear una plataforma centralizada en la que los miembros del equipo puedan ver las tareas que tienen asignadas.

También pueden ver el estado de otros proyectos en la organización y ver quién es responsable de qué tarea.

2. Informes y análisis 

Elige un software de gestión de tareas que te permite crear informes y análisis automatizados. La elaboración de informes hace referencia a la generación de informes y a la visualización de estadísticas desde el software. El análisis se refiere a la capacidad del software para rastrear y registrar datos en tiempo real.

Tanto los informes como los análisis son esenciales para las organizaciones porque ayudan a medir el progreso, analizar datos e identificar áreas de mejora. Los informes y los análisis son beneficiosos para cualquier empresa, ya que pueden proporcionar información sobre métricas importantes.

3. Colaboración 

La colaboración se refiere a trabajar con miembros del equipo en tiempo real en las mismas tareas, documentos y proyectos. También puede referirse a la capacidad de mantener discusiones de grupo o realizar un seguimiento de los objetivos del grupo.

La colaboración es esencial para los equipos que deben trabajar juntos con regularidad. Las herramientas de colaboración son estupendas para los equipos que trabajan distribuidos o a escala mundial. Esta característica ayuda a minimizar los malentendidos y la falta de comunicación al reunir virtualmente a los miembros del equipo.

4. Integraciones 

Las integraciones son fundamentales para muchas empresas y organizaciones, ya que les permiten conectarse con otras plataformas.

La integración te permite vincular tu software de gestión de tareas con tu CRM (Gestión de las relaciones con los clientes) para transferir información de los clientes. Esta característica puede ser útil para los equipos que quieren maximizar la eficiencia de sus flujos de trabajo.

5. Seguridad 

La seguridad es esencial para cualquier organización, especialmente para aquellas que manejan datos confidenciales. El software de gestión de tareas que elijas debe tener grandes características de seguridad.

Busca una solución que ofrezca protección por contraseña, autenticación de dos factores y otras funciones de seguridad. También debes encontrar una plataforma que ofrezca cifrado de extremo a extremo para todas las comunicaciones.

6. Precios 

Al elegir las mejores herramientas de gestión de tareas, tenga en cuenta el precio. Si bien es posible que desees seleccionar la plataforma con más funciones, ten en cuenta el coste.

Las plataformas caras pueden ofrecer más funciones, pero varias soluciones de menor coste ofrecen una gran funcionalidad. El software asequible es particularmente útil para startups u organizaciones con un presupuesto ajustado.

7. Facilidad de uso 

La facilidad de uso se refiere a la sencillez del software, independientemente del nivel de habilidad del usuario. Busca un software de gestión de tareas que ofrezca una interfaz de usuario sencilla. Debe ser directa e intuitiva, incluso para aquellos que carecen de conocimientos tecnológicos.

Trabajar eficazmente con Strikingly

Imagen tomada del producto de Strikingly

El constructor de sitios web Strikingly no sólo te ayudará a crear un sitio web impresionante. También tiene herramientas que pueden ayudarte a gestionar las tareas de manera eficaz. La función Equipo es una de las mejores características que ayudan a las empresas o compañías a ejecutar sus operaciones sin problemas.

Con esta función, puedes invitar a los miembros de tu equipo y a tus colegas a gestionar sus tareas. Lo mejor es que puedes invitar hasta 10 personas. Configurar la sección Equipo es muy fácil. A continuación, te explicamos cómo

1. Abre el editor de tu sitio y haz clic en "Ajustes"

Imagen tomada del producto de Strikingly

2. Haz clic en "Equipo" (Ahora puedes añadir los nombres y el correo electrónico de tus compañeros de equipo, subir fotos de perfil y seleccionar los roles de cada persona)

Imagen tomada del producto de Strikingly

Algunos de los roles disponibles son Administrador, Editor, Gerente de tienda, Blogger, etc. Cada rol tiene su nivel particular de acceso a tu sitio web.

Imagen tomada del producto de Strikingly

Después de configurar todo, ahora puedes invitarlos al equipo. Sólo podrán acceder a tu sitio web después de aceptar la invitación.

Imagen tomada del producto de Strikingly

Conclusión 

El software de gestión de tareas es esencial para cualquier organización, especialmente para los equipos. Ayuda a mantener los proyectos organizados y permite a los miembros del equipo colaborar eficazmente.

El mejor software de gestión de tareas para equipos debe ofrecer una gran funcionalidad, incluyendo visibilidad de tareas, informes y análisis, colaboración, integraciones, seguridad y facilidad de uso.

El software de gestión de tareas te ayudará a mantenerte al tanto de tu trabajo y a asegurarte de que nada se te escapa de las manos.