Nada en la vida es gratis. Irte de vacaciones, comprar una caja de magdalenas o montar tu propio negocio... siempre conlleva algún coste. No importa lo que cueste, siempre es una inversión.

• Cuando te vas de vacaciones, estás invirtiendo en ti mismo y en tu salud mental.
• Cuando compras una caja de magdalenas, estás saciando tu hambre e invirtiendo en tu salud (bueno, las magdalenas no son el ejemplo perfecto de comida sana).
• Cuando gastas en tu nueva empresa, inviertes en tu negocio y en tu futuro.
  

Pero no hay dos magdalenas iguales. La forma en que diriges tu empresa incipiente, tu propuesta de negocio, el valor de tu negocio... todo es diferente de los demás. Sin embargo, lo que es común a todas las empresas incipientes es lo siguiente: los costos de puesta en marcha.

Empezar un negocio puede ser desalentador, con muchos costos a considerar. Es esencial considerar cuidadosamente estos costes para presupuestar adecuadamente y garantizar el éxito de tu empresa.

¿Qué son los costos de puesta en marcha?

Los costos de puesta en marcha son los gastos iniciales en los que se incurre durante el proceso de creación de la empresa. Estos costos pueden incluir una variedad de gastos tales como alquiler, salarios, equipos, marketing, honorarios legales, seguros, impuestos, suministros y servicios profesionales.

Los costos de puesta en marcha suelen ser gastos únicos en los que se incurre antes de que la empresa esté operativa, y pueden variar significativamente en función del tipo y el tamaño de la empresa. Para garantizar el éxito de tu negocio, es fundamental considerar y presupuestar cuidadosamente los costos de puesta en marcha.

A continuación te ofrecemos una lista de los costos de puesta en marcha más comunes y cómo se calculan, junto con algunos ejemplos:

1. Capital inicial

Es el dinero que necesitas para poner en marcha tu empresa. Puedes obtenerlo de ahorros personales, préstamos o inversiones de amigos y familiares. Puedes calcular tu capital inicial haciendo una lista de todos los gastos de puesta en marcha en los que incurrirás en los primeros meses de actividad, incluidos alquileres, salarios y gastos de marketing.

2. Alquiler

Si vas a abrir una tienda física o una oficina, el alquiler será una parte importante de tus costes de puesta en marcha. Algunas empresas empiezan en el patio trasero de su casa o en uno o dos años. Si puedes hacerlo, estupendo. Sin embargo, a medida que crezcas, necesitarás un espacio más grande y una oficina.

El precio del alquiler depende de la ubicación y el tamaño del local, así como de los servicios que incluya. Si escoges locales en zonas comerciales, ten en cuenta que el precio será más alto y los impuestos más elevados, lo que aumentará tus costos de puesta en marcha.

Puedes calcular el alquiler buscando espacios disponibles en la ubicación que desees y negociando con los propietarios o las empresas de gestión inmobiliaria.

3. Salarios

Cuando contrates empleados, tendrás que pagarles un sueldo o un salario por hora. La cantidad que les pague dependerá de las funciones del puesto y de la experiencia y cualificaciones del empleado. Puedes calcular los gastos iniciales de los sueldos determinando cuántos empleados necesitas y sus funciones, e investigando el salario medio para esos puestos en tu zona.

El primer año de tu nómina será todo un reto para tu startup. Sin embargo, los acontecimientos recientes han abierto nuevas posibilidades, y puedes contratar trabajadores remotos (una opción más amigable con los gastos de inicio) o contratar empleados que vendrán físicamente a tu oficina.

4. Equipamiento

Dependiendo de tu negocio, puede que necesites comprar equipos como ordenadores, impresoras, maquinaria o herramientas. El coste de estos equipos depende del tipo y la cantidad que necesite. Puedes estimar los costes de puesta en marcha de tu equipo haciendo una lista de los artículos que necesitas e investigando sus precios.

5. Marketing

El marketing es crucial para dar a conocer tu negocio y atraer clientes. Los costes iniciales de marketing pueden incluir aspectos como la publicidad, la gestión de redes sociales y las relaciones públicas. Estos costes iniciales pueden variar cada mes en función del tipo de negocio que tengas, de la frecuencia con la que realices campañas de marketing y de los canales que utilices.

Puedes estimar tus costes de marketing determinando tu audiencia y los canales de marketing que utilizarás para llegar a ellos y luego investigando los costes asociados a esos canales.

6. Gastos legales

Muchos de los costos de puesta en marcha dependen del tipo de negocio que tenga. Por ejemplo, si vas a abrir un restaurante, además de los típicos permisos y licencias comerciales, necesitarás permisos sanitarios y licencias de seguridad alimentaria, en función de los requisitos de la administración local.

Contratar a un abogado es una inversión que merece la pena a la hora de poner en marcha un negocio. Los abogados redactarán tus contratos, te asesorarán sobre la constitución de tu entidad empresarial o trabajarán contigo en el proceso de constitución (si lo necesitas).

Es fundamental disponer de documentos legales cuando se pone en marcha una empresa, como contratos, arrendamientos y licencias comerciales. Los honorarios legales dependerán de la complejidad de tu empresa y de los servicios que necesites. Puedes estimar tus costes legales consultando con un abogado y discutiendo las necesidades de tu negocio.

7. Seguros

Proteger tu negocio frente a posibles riesgos es vital, y los seguros pueden ayudarte a cubrirlos. Como parte de los costos de puesta en marcha, los costes del seguro dependerán del tipo de negocio que vayas a poner en marcha y de la cobertura que necesites.

Puedes estimar tus costes de seguro investigando los diferentes tipos de seguros disponibles y consultando con un agente de seguros para determinar la mejor cobertura para tu negocio.

8. Impuestos

Todas las empresas están obligadas a pagar impuestos sobre sus ingresos, y la cantidad que pagues dependerá de tu tipo de negocio y de tus beneficios. Sí, ya lo sabemos. Contratar a un contable profesional para que lleve tu contabilidad puede aumentar los costos de puesta en marcha de tu empresa, pero, al igual que los abogados, son inversiones que merecen la pena. Te pueden dar sabios consejos sobre desgravaciones fiscales y un sólido asesoramiento financiero.

Puedes estimar tus gastos fiscales consultando con un profesional de impuestos y discutiendo la estructura de tu negocio y tus ingresos.

9. Suministros

Dependiendo de tu negocio, puede que necesites comprar suministros como material de oficina, materias primas o inventario. El coste de estos suministros dependerá del tipo y la cantidad que necesites.

Recuerda que una caja de bolígrafos puede costarte sólo unos pocos dólares, pero resmas de papel durante un período de un año pueden sumar y hacer mella en los costes de puesta en marcha de tu negocio.

10. Servicios profesionales

Puede que necesites contratar a profesionales para tareas como la contabilidad, el diseño web o el diseño gráfico. El coste de estos servicios dependerá de la complejidad del trabajo y de la experiencia del profesional. Puedes calcular los costos de los servicios profesionales determinando qué servicios necesitas e investigando las tarifas de los profesionales de tu zona.

Imagen tomada de usuario de Strikingly

Consejos para reducir los costos iniciales

Crear una empresa puede ser caro, pero hay formas de reducir los costos de puesta en marcha y sacar el máximo partido a tu presupuesto. He aquí algunos consejos que te ayudarán a reducir los costos de puesta en marcha:

• Elabora un presupuesto detallado

Si planificas y prevés cuidadosamente tus gastos, podrás identificar las áreas en las que puedes recortar gastos o negociar mejores precios.

• Negociar alquileres y contratos

Cuando firmes contratos de alquiler, negocia las mejores condiciones y tarifas posibles. Esto puede incluir negociar un alquiler más bajo u obtener un plazo de arrendamiento más largo.

• Busca subvenciones y financiación

Muchas organizaciones y organismos públicos ofrecen subvenciones y financiación a las nuevas empresas. Busca y solicita las que sean pertinentes para tu empresa.

• Busca recursos gratuitos o de bajo coste

Hay muchos recursos gratuitos o de bajo coste a disposición de las empresas de nueva creación, como software empresarial gratuito, herramientas de código abierto y espacios de cotrabajo.

Imagen tomada de Strikingly

Por ejemplo, en lugar de contratar a un desarrollador web para crear tu sitio web, puedes registrarte en Strikingly y crear tu sitio web gratuito en 20 minutos para reducir tus costes iniciales.

Imagen tomada de Strikingly

Strikingly es un creador de sitios web que permite a los usuarios crear sitios web de aspecto profesional de forma rápida y sencilla. Ofrece una amplia gama de plantillas, opciones de personalización y funciones como comercio electrónico, blog, optimización SEO e integración con redes sociales. Strikingly está dirigido a pequeñas empresas y particulares que desean crear un sitio web sin necesidad de tener conocimientos de codificación o experiencia técnica. Puedes contratar una cuenta gratuita o pasar a un plan de pago para obtener más funciones y asistencia.

Imagen tomada de Strikingly

O, para ayudarte a controlar tus gastos de puesta en marcha, puedes utilizar Quickbooks. Quickbooks es una popular herramienta de contabilidad que las empresas, independientemente de su escala, utilizan para realizar un seguimiento de los gastos de puesta en marcha, la rentabilidad y el flujo de caja.

• Utiliza tu red

Aprovecha tus redes personales y profesionales para encontrar ofertas y descuentos en suministros, equipos y servicios.

• Subcontrate cuando sea posible

En lugar de contratar empleados a tiempo completo, considera la posibilidad de subcontratar tareas o servicios a contratistas o autónomos. Esto puede ayudarte a ahorrar en costes salariales y sociales.

• Comienza por lo pequeño

Considera la posibilidad de empezar con una operación pequeña y sencilla y ampliarla a medida que crezca el negocio. Esto puede ayudarte a ahorrar costes en las primeras etapas de la empresa.

Siguiendo estos consejos, puedes reducir los costes de puesta en marcha y aumentar las posibilidades de éxito de tu empresa.

En conclusión, poner en marcha una empresa requiere una planificación y un presupuesto cuidadosos para garantizar su éxito. Considerar y estimar cada uno de estos costes puede crear una base sólida para tu negocio. Mucha suerte.