Los empresarios deben contar con habilidades fiables de administración de tareas para alcanzar los objetivos sin contratiempos. Si buscas ideas para gestionar las tareas correctamente, estás en el lugar adecuado.

Las empresas utilizan cada vez más herramientas de gestión de tareas en línea y a través de oficinas comerciales y puntos de venta. Estas herramientas ayudan a las empresas a gestionar las operaciones con mayor eficacia.

Los empresarios pueden elegir entre una gran variedad de programas de software de gestión de tareas. Las mejores herramientas de gestión de tareas tienen funciones que pueden utilizarse para gestionar múltiples tipos de tareas u operaciones de una empresa. Algunas sirven para trabajar el tiempo de forma eficaz, mientras que otras gestionan los pedidos con eficiencia.

Familiarizarte con un nuevo software de gestión de tareas puede ahorrarte mucho tiempo y dinero en el manejo y gestión de las operaciones de tu negocio una vez que te hayas familiarizado con sus herramientas y procedimientos.

¿Qué es la administración de tareas?

La administración de tareas te permite organizar las tareas para cumplir sus plazos e implica un proceso estratégico de desarrollo de cada tarea desde su concepción hasta su finalización. Una guía práctica de gestión de tareas ayuda a un jefe de proyecto a comprender y supervisar puntualmente a cada miembro del equipo. La comunicación, los plazos, las listas de tareas pendientes, el presupuesto y el estado general del proyecto forman parte de este proceso.

La administración de tareas puede ayudar a las empresas a desarrollar una estrategia de flujo de trabajo eficaz que pueden aplicar a otros proyectos cuando se hace correctamente. A pesar de la dificultad de gestionar las tareas con eficacia, las empresas pueden garantizar un flujo fluido en la finalización de los proyectos utilizando la información y las herramientas de gestión de tareas adecuadas.

Tipos de tareas que hay que administrar

La administración de tareas es esencial para cualquier empresa y puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. Existen cuatro tipos de tareas a gestionar:

• Tareas de proyecto. Estas tareas deben completarse en un orden específico y tienen una fecha límite.
• Secuencias de tareas. Son conjuntos de tareas de proyecto relacionadas que deben completarse en secuencia.
• Tareas con fecha de vencimiento. Estas tareas tienen una fecha específica en la que deben completarse.
• Tareas en curso. Estas tareas no tienen una fecha límite establecida, pero deben llevarse a cabo regularmente (por ejemplo, actualizar tu sitio web).
  

Las mejores herramientas de administración de tareas a tener en cuenta en 2023

Si estás buscando una manera de mejorar tus habilidades de gestión de tareas, algunas herramientas pueden ayudarte. Aquí tienes tres de las mejores herramientas de gestión de tareas para priorizar:

Imagen tomada de Strikingly

• Strikingly. Personas y organizaciones de todo el mundo utilizan Strikingly como plataforma de creación de sitios web. Con algunas de las herramientas de gestión de tareas, puedes ponerte en marcha con Strikingly en sólo un par de horas y gestionar las operaciones de tu negocio de manera eficiente.
• Google Calendar. Google Calendar es una excelente opción si quieres tener una visión general de tu horario y disponibilidad. También puedes crear tareas y añadir notas, lo que facilita el seguimiento de lo que está pendiente y cuándo.
• Todoist. Si buscas una herramienta más específica que se centre en la gestión de tareas, Todoist es una gran opción. Puedes añadir tareas, asignar fechas límite y hacer un seguimiento del progreso mediante insignias o banderas codificadas por colores.
• Microsoft Outlook. Si estás acostumbrado a trabajar en Outlook, te resultará fácil utilizar estas otras dos herramientas. Outlook tiene un gestor de tareas integrado que te permite añadir tareas fácilmente, establecer fechas límite y seguir el progreso.
• TeamWork. Puedes utilizar este software para gestionar distintos tipos de tareas. Este software de gestión de tareas puede ser una buena opción si lo que más te preocupa es que los miembros de tu equipo puedan cumplir los plazos. TeamWork proporciona plantillas de proyectos que puede utilizar para minimizar el esfuerzo manual que tiene que hacer para agilizar diversas tareas del proyecto. Con la vista de tablero, puedes seguir el progreso de cada tarea del proyecto. Las tareas aparecen en el tablero como tarjetas, y se pueden crear columnas para cada proceso en el que se mueven.
• nTask. Es un sencillo software de gestión de tareas que suelen utilizar las empresas con equipos inteligentes. Está diseñado para proyectos individuales o múltiples; algunos incluso lo utilizan para uso personal. En nTask, puedes crear tantos espacios de trabajo y equipos como quieras para diferentes proyectos o propósitos. Incluso puedes crear diferentes equipos para varios departamentos dentro de tu organización.
  

Imagen tomada de usuario de Strikingly

• Basecamp. Muchas empresas utilizan este software de administración de tareas para gestionar varios proyectos a la vez. Es muy conocido por aumentar la productividad del equipo cuando es utilizado por grandes empresas. Este software de gestión de tareas te permite organizar tus archivos, tareas, personal, documentos y plazos. También puedes estar en contacto con tu equipo a través de mensajes directos y chats de grupo.
• Asana. Para aquellos que priorizan el cumplimiento de los plazos y la organización de las tareas del proyecto, Asana es una de las mejores herramientas de gestión de tareas. Mientras este software de gestión de tareas se ocupa de los detalles minuciosos y la secuencia de tareas, puedes mantenerte centrado en los resultados generales del proyecto. Usando Asana, puedes ver tus tareas desde diferentes puntos de vista. Asana es una de esas herramientas de gestión de tareas que lleva tiempo en el mercado.
• Trello. Es un gestor de tareas excepcional que convierte la gestión de tus proyectos en una experiencia divertida y gratificante. Puedes observar y gestionar los detalles minuciosos de tus proyectos en curso de una manera muy sofisticada. El diseño minimalista de Trello hace que sea fácil para aquellos con poca o ninguna experiencia con el software de gestión de tareas.
  

Importancia de la administración de tareas

La gestión de tareas es uno de los aspectos más importantes para dirigir una empresa con éxito. Puedes priorizar y organizar tu tiempo de forma efectiva gestionando tus tareas y plazos, asegurándote de que te centras en las tareas más críticas.

Imagen tomada de usuario de Strikingly

La gestión de tareas puede ayudarte a mantenerte organizado, eficiente y centrado. Cuando tienes un plan claro de lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo, es menos probable que te sientas abrumado o estresado. Además, la administración de tareas puede ayudarte a identificar posibles problemas en una fase temprana, de modo que puedan abordarse antes de que se conviertan en problemas más importantes.

La administración de tareas es vital para tu empresa porque te ayuda a cumplir los plazos, completar las tareas esenciales y mejorar la eficiencia. También te permite delegar tareas en otros empleados, ahorrando tiempo y energía. Además, la gestión de tareas puede ayudarte a hacer un seguimiento del progreso y a identificar los problemas en una fase temprana. Por último, una gestión eficaz de las tareas puede ayudarte a crear un entorno de trabajo próspero.

Se pueden utilizar varias herramientas para la gestión de tareas, como calendarios, listas de control, listas de tareas pendientes y software de gestión de proyectos. El mejor enfoque para utilizar estas herramientas depende de tus necesidades y preferencias específicas. Sin embargo, estas herramientas deberían ayudarte a mantenerte organizado y centrado mientras trabajas en tus objetivos empresariales.

Ventajas de la gestión de tareas

La gestión de tareas es vital para administrar el tiempo y mantenerse organizado. Estas son algunas de las ventajas de utilizar la gestión de tareas:

• Ahorra tiempo. Con un buen sistema de gestión de tareas, puedes identificar y priorizar rápidamente las tareas, reduciendo tu tiempo de trabajo en tareas sin importancia.
• Te ayuda a mantener la concentración. Si sabes qué tareas hay que hacer y cuándo hay que hacerlas, es más probable que te centres en la tarea que tienes entre manos y evites distracciones.
• Mejora la productividad laboral. Con la gestión de tareas, los empleados pueden seguir más fácilmente el ritmo y completar las tareas a tiempo. Aumenta la eficiencia y la eficacia en el lugar de trabajo. Cuando todo está programado de antemano, empezar un proyecto desde el principio y completarlo más rápidamente es más fácil.
• La empresa funciona sin problemas. Si las tareas se completan a tiempo o en su totalidad, esto te ayudará en las operaciones de tu negocio. Un buen sistema de gestión de tareas te ayudará a mantener todo organizado y bajo control para que tu negocio funcione lo mejor posible.
• Reducción de los niveles de estrés. Con una gestión eficaz de las tareas, puedes reducir el estrés que experimentas en tu vida laboral. Te ayudará a mantenerte concentrado y productivo a lo largo del día.
  

Consejos para llevar a cabo la administración de tareas

La gestión de tareas es una parte esencial de cualquier empresa, y son muchas las ventajas de utilizar un buen gestor de tareas. La gestión de tareas puede tener un impacto significativo en tu negocio, desde el aumento de la eficiencia hasta la mejora de la comunicación. Estos son algunos de los consejos para gestionar las tareas de forma eficaz:

• Empieza con el fin en mente. Cuando crees tu lista de tareas, piensa en lo que quieres conseguir al final del día, de la semana o del mes. Te ayudará a mantenerte centrado en tus objetivos y a resistirte a las distracciones.
• Crea una lista de tareas. El primer paso en la gestión de tareas es crear una lista de tareas pendientes. Te ayudará a priorizar tus tareas y a controlar tu progreso. Asegúrate de que la lista de tareas es fácil de usar y está organizada adecuadamente.
• Divide tus tareas en pasos manejables. No intentes abordar un proyecto enorme de una sola vez; divídelo en pasos más pequeños y manejables. Te ayudará a mantenerte organizado y motivado durante todo el proceso.
• Fíjate plazos y cúmplelos. Fíjate plazos y cúmplelos pase lo que pase. Aunque eso signifique esforzarte un poco más para hacer las cosas a tiempo, no debes darles la espalda. Te ayudará a mantenerte responsable y motivado para tener éxito. Fijarte plazos te impulsará a terminar las tareas a tiempo, aunque sean tareas más pequeñas que ahora no parezcan tan importantes. Una vez que empieces a cumplir los plazos de forma constante, las tareas más grandes serán mucho más fáciles de completar.
• Cree hábitos de trabajo eficaces. Es crucial desarrollar hábitos de trabajo eficaces para tener éxito con la gestión de tareas, es decir, reservar tiempo cada día para planificar y organizar el trabajo, dividir los proyectos grandes en partes más pequeñas, etc.
• Automatiza todo lo que puedas. Si hay tareas que realizas manualmente con regularidad, plantéate automatizar esos procesos para poder centrarte en tareas más importantes en lugar de dedicar tiempo a hacer trabajo repetitivo (y frustrarte).
• Utiliza herramientas de gestión de tareas. Varias herramientas en línea y fuera de línea pueden ayudarte a gestionar tus tareas de manera más eficaz, desde simples entradas en Google Calendar hasta programas más complejos como Trello o Asana. Como eres propietario de una empresa, debes probar varias herramientas de gestión de tareas hasta que encuentres la que mejor funcione.
• Practica la flexibilidad. A la hora de gestionar tareas, sé flexible. Ceñirte a un plan rígido puede ser un reto cuando las cosas se ponen agitadas, pero la flexibilidad te ayudará a evitar sentirte abrumado y a mantener tus opciones abiertas. Tómate un tiempo para hacer un inventario de tus puntos fuertes y débiles en la gestión de tareas. ¿Se te da bien fijar plazos y ceñirte a los planes? ¿Trabaja mejor bajo presión? Saber estas cosas sobre ti mismo te ayudará a decidir qué herramientas y técnicas funcionan mejor. Algunas personas consideran que un plan escrito funciona bien, mientras que otras prefieren un enfoque más flexible que permita la espontaneidad. No hay una respuesta incorrecta; hay que ver qué funciona mejor.
  

Gestiona las tareas en Strikingly

Algunos creadores de sitios web llevan la gestión de tareas a un nuevo nivel, y Strikingly es uno de ellos. Ahora puedes invitar a amigos, compañeros de equipo, e incluso a tu propia familia a editar tu sitio web Strikingly con nuestra función Team Manager. Puedes invitar a un máximo de diez miembros a cada uno de tus sitios web de Strikingly. Aquí tienes algunos pasos que debes seguir para configurar la función Team Manager de Strikingly.

Imagen tomada de Strikingly

1. Ve al editor de tu sitio Strikingly, y haz clic en "Configuración".
2. Selecciona la función "Equipo" en el panel izquierdo
   

Tu página web estará lista para que la configures. Puedes añadir los nombres de tus compañeros de equipo, subir tu foto de perfil, añadir las direcciones de correo electrónico de tus compañeros de equipo e incluso seleccionar sus funciones. Los roles incluyen administrador, administrador del sitio, editor, administrador de la tienda, blogger, agente y derechos públicos. Cada función tiene su correspondiente nivel de acceso a tu sitio web. Una vez que hayas configurado tu equipo, puedes invitarlo a tu sitio web. Tienen que aceptar la invitación para obtener acceso, y entonces podrás empezar a trabajar con tu sistema de gestión de tareas.

Conclusión

La gestión de tareas es una parte esencial del éxito de una empresa. No sólo te ayuda a mantener el rumbo, sino que también puede ahorrarte tiempo y dinero. Estableciendo objetivos realistas y trabajando para alcanzarlos paso a paso, puedes evitar sentirte abrumado y mantener tu negocio en marcha sin problemas. En definitiva, la gestión de tareas es esencial para cualquier empresa que quiera triunfar.

Puedes ser un experto si conoces la guía de la gestión de tareas. Claro que a veces puede resultar agotador, pero una vez que te acostumbres, te sorprenderá lo bien que funcionan las cosas. Estás a sólo unos pasos de completar tu proyecto con paciencia y las herramientas de gestión de tareas adecuadas.