La elaboración de informes es fundamental para las ventas y el marketing, hasta el punto de que puede suponer el éxito o el fracaso de tu empresa. Cuando creas un negocio, lo primero que piensas es probablemente en el crecimiento y la expansión de la empresa. Tanto la división de ventas como la de marketing son igualmente responsables del estado de tu empresa. Con el mismo objetivo de aumentar los ingresos, la mayoría de las empresas han aprendido que sólo los informes de ventas y marketing o la alineación a través de un informe de ventas pueden ayudarles a realizar un análisis comercial inexacto.
Ahora bien, ¿qué criterios utilizamos para determinar si un negocio tiene éxito? No estamos seguros de los otros puntos, pero hay uno que definitivamente presume de la escala de éxito de tu empresa. Y la entidad en cuestión son las ventas. Las ventas son muy importantes en tu negocio, ya que cuantas más ventas realices, ¡más famosa será tu marca! Por otra parte, el marketing garantiza que la información pertinente sobre la empresa llegue a las personas adecuadas que realmente necesitan los servicios que ofrece tu organización. El marketing aumenta la visibilidad de la marca, atrae a los clientes y, por supuesto, mejora los ingresos. Por ello, tanto el departamento de ventas como el de marketing deben apoyar objetivos similares y colaborar para apoyarse mutuamente. Es el único método para aumentar los ingresos.
¿Qué es un informe de ventas?
El objetivo de un informe de ventas es resumir los datos de ventas de una empresa durante un periodo determinado. La ventaja de los informes en las empresas es la información que proporcionan sobre la eficacia de determinados productos o estrategias de venta, lo que ayuda a la dirección a determinar cómo realizar cambios para maximizar los ingresos. Normalmente, los directores de ventas son los responsables de generar este informe y presentarlo a la alta dirección para su aprobación. Los gerentes pueden generar informes de ventas para proporcionar una visión general de las ventas diarias, semanales, mensuales, trimestrales o anuales. En el informe de ventas se pueden incluir las métricas clave de rendimiento, los objetivos de ventas, el volumen de ventas, el número de acuerdos, el crecimiento y el tamaño medio de las transacciones.
La importancia del informe de ventas para tu empresa
La función principal de un sistema de informes de ventas es ayudar a las organizaciones a crecer mediante la automatización y la mejora de su eficacia. Un sistema de informes de ventas es un aspecto importante de las ventas y el marketing, y también se le atribuye el mérito de elevar el ciclo comercial de una empresa. Esta parte de nuestro blog explicará el propósito del informe de ventas y de un sistema de informes de ventas. Vamos a empezar:
- Ayuda a acortar el embudo de ventas
Mover un lead a través del embudo de ventas puede ser bastante difícil. Esto se debe a que no todos los leads son creados iguales. Debes tener muchos clientes potenciales que vienen de varias fuentes, algunos de los cuales tienen puntuaciones de calidad más bajas / más altas que otras. Además, algunos de estos clientes potenciales pueden tener una tasa de respuesta/contacto más baja que otros. Como resultado, sin un bucle de retroalimentación rápida, tu personal de ventas puede terminar gastando tiempo en contactar con clientes potenciales de fuentes que constantemente atraen clientes potenciales de baja calidad.
- Ayuda a tomar decisiones informadas cada día
Es insuficiente mantener un informe de ventas mensual que sólo muestre la base de cada venta y la eficacia de tu equipo de marketing. Los informes de ventas diarios te proporcionan una visión clara de todo lo que ocurre tanto en la oficina como en el campo, lo que te permite seguir fácilmente el rendimiento y tu base de clientes. Puedes detectar rápidamente un problema y rectificar con la información diaria de ventas antes de que se convierta en un gran problema. También puedes ver dónde está teniendo éxito la empresa y hacia dónde deberían dirigirse más ingresos. ¡Así de sencillo!
- Mantente al tanto y motiva a los vendedores
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El desafío, aunque no lo creas, inspira a tu personal de ventas y marketing. Los demás miembros del equipo se verán impulsados a hacerlo mejor para ganar el título si un informe muestra quién está trabajando duro y quién está trabajando bien. Como resultado, tendrás un montón de representantes de ventas deseosos de mejorar su rendimiento en el campo y en la oficina. Esto, a su vez, conduce a una mayor productividad de la fuerza de ventas y, por supuesto, a más ventas. Para ti, es una situación en la que todos ganan.
- Ahorra tiempo y dinero
Esta, creemos, es la más crucial de todas las ventajas del informe diario de ventas. El tiempo y los recursos no tienen precio en el desarrollo de cualquier empresa. Sin embargo, no es necesariamente la falta de tiempo o de recursos lo que ahoga el crecimiento de una empresa. La mayoría de las veces, el problema se debe a una gestión inadecuada de estas dos importantes hormonas del crecimiento.
Gracias al informe de ventas, ahora puedes saber qué clientes potenciales merece la pena seguir y a cuáles hay que prestar menos atención. Además, podrás determinar qué tipo de clientes utilizan tus productos o servicios, lo que te permitirá identificar el grupo demográfico objetivo en el que debes centrar. Los informes de ventas simplifican las ventas. ¡No es una elección!
- Proporcionan información diaria para mejorar el rendimiento
Aunque los informes de ventas semanales y mensuales son aclamados por sus increíbles beneficios, los informes de ventas diarios proporcionan una mayor visión de lo bien que va el trimestre actual, de cómo fue el trimestre anterior y de lo que puede suponer el siguiente. Es sencillo obtener el total bruto de los informes mensuales y tomar decisiones a mayor escala. Sin embargo, es posible que no sepas qué días generaron las mayores ventas, qué horas son óptimas para relacionarse con los clientes, qué provocó esa subida y otros elementos que pueden ayudarte a aumentar tus ventas en el trimestre siguiente. No se puede exagerar la importancia de los informes de ventas diarios para una empresa.
¿Cómo crear un informe de ventas?
Imagen tomada del blog de Strikingly
Cualquiera puede poner números en un informe y hablar de ello en una larga reunión. El verdadero problema es diseñar un informe de ventas que transmita la información correcta sin que tu audiencia se duerma.
He aquí cinco pasos para elaborar un buen informe de ventas que marque todas las casillas.
1. Determinar tu objetivo y tu público objetivo
La primera etapa en la preparación de un informe de ventas es determinar el objetivo y la audiencia del informe. Si se trata de un informe de ventas para el final del año fiscal, incluya los datos de todo el año en comparación con el año anterior. Si vas a preparar un informe de ventas para el departamento de marketing, tendrás que incluir datos específicos de marketing. Por ejemplo, la tasa de conversión o el retorno de la inversión de cada campaña de marketing (ROI).
2. Recopilar datos
Una vez que hayas decidido el objetivo y la audiencia de tu informe, tendrás que decidir el marco temporal del informe y recopilar los datos necesarios de tu plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Si estás elaborando un informe de ventas semanal, no necesitas incluir los datos de la semana anterior.
3. Concentrar y organizar la información
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Como responsable de ventas, seguro que tienes una cantidad ingente de datos registrados en tu CRM e incluirlos todos en tu informe de ventas haría que el documento fuera imposible de leer. En su lugar, concentre y organice la información esencial en categorías fáciles de leer, como una sección sobre el rendimiento de las ventas puerta a puerta, otra sobre los gastos e ingresos y otra sobre el rendimiento de cada uno de tus numerosos productos o servicios. Puedes utilizar una plantilla de informe de ventas, pero asegúrate de adaptarla a tu público objetivo y a tu público para que solo se incluya la información más esencial.
4. Utilizar ayudas visuales
Los documentos que sólo incluyen datos de ventas pueden ser difíciles de entender e interpretar. Considere la posibilidad de utilizar algunos gráficos en tu informe de ventas para los conjuntos de números y las métricas de ventas. Las herramientas de visualización de datos pueden ayudarte a presentar la información de forma más rápida y eficaz. Los gráficos de barras, por ejemplo, pueden utilizarse para seguir la evolución y compararla con períodos anteriores, mientras que los gráficos circulares pueden ilustrar la asignación de dinero entre departamentos o mercancías.
5. Analizar y contextualizar
Los informes de ventas emplean los datos para hacer recomendaciones significativas para mejorar las operaciones, como los productos de bajo rendimiento o los enfoques de venta más eficaces. Proporcione algunas observaciones preliminares y conclusiones en tu informe de ventas para ayudar a contextualizar los datos y hacer que los próximos pasos sean más claros.
¿Cómo puede Strikingly ayudarte a crear tu informe de ventas?
Strikingly es uno de los mejores servicios de blog gratuitos en el negocio para simplificar la creación de sitios web. Viene con un editor de sitios web fácil de usar y una plataforma de blogs integrada que te permite configurar tu sitio en tan sólo 30 minutos. Strikingly puede ayudarte a crear tu informe de ventas de varias maneras.
A. Analítica
Imagen tomada del producto de Strikingly
El tablero de Strikingly Analytics muestra el número de visitantes a tu sitio, así como su ubicación. También clasificamos las fuentes de tráfico, como el tráfico directo, las plataformas de redes sociales y el tráfico de otros sitios web. Strikingly puede ayudarte a realizar un informe de ventas utilizando la siguiente información.
1. Análisis de los visitantes
- Páginas principales - las páginas más visitadas.
- Países - las ubicaciones desde las que los visitantes están navegando.
- Dispositivos - ¿Los visitantes utilizan un ordenador de sobremesa o un dispositivo móvil?
- Fuentes de tráfico - de dónde vienen los visitantes antes de llegar a tu sitio (directo, motores de búsqueda, etc.).
2. Análisis de la tienda
- Ingresos - el valor global de los ingresos de todos los pedidos en el período seleccionado y en todo el tiempo.
- Pedidos recibidos - el número total de pedidos recibidos en el periodo especificado y durante todo el tiempo.
- Embudo de ventas - ¿Qué embudo de ventas generó más ingresos?
3. Análisis de las publicaciones del blog
- Entradas de blog más vistas -Las entradas de blog más populares
4. Análisis de suscripciones, registros y contactos
- Respuestas al formulario de contacto: el número total de respuestas recibidas en el tiempo especificado y durante todo el período.
5. Análisis de descargas de archivos
- Descargas de archivos - el número total de descargas dentro del periodo especificado.
B. Pedidos de exportación
Imagen tomada del producto de Strikingly
La exportación de los pedidos de tu tienda también te ayuda a realizar el informe de ventas, ya que te permite ver todo el número de pedidos en lugar de comprobarlos uno por uno. En el panel de pedidos de la tienda simple, puedes exportar los pedidos a un archivo a.csv. Haz clic en "Exportar pedidos" y el archivo .csv se descarga inmediatamente en tu ordenador. Puede utilizar Microsoft Excel, Numbers, Google Spreadsheets o cualquier herramienta de hoja de cálculo para abrir el archivo.
Conclusión
Puede que los informes de ventas no sean el aspecto más agradable de la gestión empresarial, pero son inevitables. Los informes de ventas sirven como base de la empresa, proporcionando orientación para futuras campañas y el éxito general del negocio. Sigue los métodos y las ideas anteriores para elaborar un informe de ventas que sea rápido de crear, proporciona información relevante y ten el mayor impacto.
