¿Qué es la gestión de tareas?
La gestión de tareas consiste simplemente en organizar las tareas para terminarlas antes de lo previsto. Implica un proceso estratégico de desarrollo de cada tarea desde la fase inicial de creación hasta su fase de finalización. Una guía práctica de gestión de tareas permite a un jefe de proyecto averiguar y supervisar cada cierto tiempo el progreso de cada uno de los miembros de su equipo. Esto incluye el seguimiento de los plazos, las asignaciones de cada miembro, las listas de tareas pendientes, el presupuesto del proyecto y las comunicaciones sobre el estado general del proyecto.
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Cuando se hace bien, la gestión de tareas puede dar a las empresas una estrategia de flujo de trabajo eficaz para aplicar a sus otros proyectos. Aprender a gestionar tareas con eficacia puede no ser demasiado fácil. Aun así, las empresas pueden garantizar un flujo fluido de finalización de proyectos con la información y las herramientas de gestión de tareas correctas.
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¿Cuál es la importancia de la gestión de tareas?
Después de conocer qué es la gestión de tareas, pasemos al siguiente nivel: entender la importancia de la gestión de tareas.
1. Identifica prioridades
Trabajar en un proyecto requiere habilidades fiables para establecer prioridades. Cuando aprendes a gestionar tareas, debes comprender el establecimiento de prioridades. Estar atento a la demanda de atención del proyecto es imprescindible para evitar fracasos. Utilizar una buena guía de gestión de tareas y las herramientas de gestión de tareas perfectas puede ayudar a gestionar el tiempo y a identificar correctamente las soluciones de gestión de tareas adecuadas.
2. Construye una mejor relación de equipo
Una buena comunicación hace que cualquier equipo tenga más éxito. Tener una gestión de tareas fiable es un santo grial para lograr una buena comunicación entre los miembros del equipo. La gestión de tareas ayuda a mantener conversaciones directas dentro de un equipo. Bajo una guía firme de gestión de tareas, los miembros pueden hablar libremente con su jefe de proyecto y confirmar sus funciones en el proyecto. También pueden hacer informes sobre sus tareas terminadas o pendientes. Por otro lado, los jefes de proyecto pueden revisar los trabajos de sus subordinados y dar su opinión justo después.
3. Flujo constante del proyecto
Una gestión eficaz de las tareas proporciona a los gestores de proyectos un control total sobre un proyecto concreto. Y cuando un gestor de proyectos tiene el control del proyecto, todo funcionará sin problemas de acuerdo con su programación. Hay muchas herramientas de gestión de tareas que permiten a los equipos programar todo lo que necesitan realizar. De este modo, pueden tener una idea clara de lo que tienen que hacer. Los equipos también pueden ponerse al día fácilmente entre sí sobre sus preocupaciones, como conocer el estado actual del proyecto y otras tareas no completadas vitales para asegurar un flujo ininterrumpido del proyecto.
¿Cómo gestionar las tareas de forma eficaz?
Después de conocer la importancia de la gestión de tareas, pasemos ahora a la parte más emocionante: aprender trucos para gestionar tareas correctamente.
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1. Crea tu lista de tareas
Aunque no lo parezca, las listas de tareas pendientes son una de las herramientas de gestión de tareas más potentes. Aparte de la sencillez de su creación, también son muy eficaces para organizar las tareas de un proyecto. Cuando crees tu estrategia de gestión de tareas, considera la posibilidad de utilizar aplicaciones inteligentes de listas de tareas. Muchas empresas utilizan estas herramientas de gestión de tareas para garantizar un flujo fluido de los proyectos. Con la ayuda de estas herramientas de gestión de tareas, sería mucho más fácil para ti anotar todas tus ideas sobre tu proyecto y evitar perderse en lo que tienes que hacer a continuación.
2. Establece prioridades
Tener montones de proyectos a la vez puede resultar agotador y confuso. Para no tener dificultades con los plazos, establece siempre tus prioridades. Siendo realistas, no todos los proyectos que tienes deben hacerse de inmediato. Habrá ocasiones en las que determinados proyectos requieran una respuesta inmediata. Para hacer frente a esto fácilmente, haz una lista de tus proyectos especificando cuáles son más críticos y necesitan hacerse inmediatamente. De este modo, podrás gestionar fácilmente las tareas y seguir tu calendario sin verse presionado por tu agenda.
3. Elabora un calendario
El calendario es otro factor importante en la gestión de tareas. Dominar la forma de programar las tareas es una gran gestión de tareas que puede salvarte de los plazos. Tener un calendario fijo de actividades y tareas para terminar también mantiene a todo el equipo centrado en lo que tienen que lograr. Cuando elabores tu estrategia de gestión de tareas, incluye siempre la elaboración de un calendario fiable para todo el proyecto que tu equipo seguirá. Incluye información como el tiempo asignado a cada tarea para tener una idea y empezar a gestionar su tiempo. Utilizando calendarios para la gestión de tareas, podrás informar fácilmente a todo tu equipo de cómo avanza el proyecto.
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4. Practica la flexibilidad
Los cambios son inevitables, incluso en la gestión de tareas. Los negocios son impredecibles. Los cambios repentinos en las tendencias del mercado o en las preferencias de los clientes pueden afectar a tu gestión de tareas si no sabes manejarlos bien. En este caso, tú y todo tu equipo deben saber adaptarse rápidamente a estos cambios. Prepara planes de respaldo de la gestión de tareas para posibles conflictos y lagunas en tu proyecto.
5. Comunicación
Si hay una forma segura de hacer una gestión de tareas eficaz, es la comunicación. Trabajar en grupo te exigirá mantener conversaciones claras entre los miembros de tu equipo. No sólo para abordar adecuadamente lo que tienen que hacer, sino también para escuchar sus propias perspectivas de la situación. Cuando prepares tus ideas para la gestión de tareas, incluye siempre foros abiertos de equipo o cualquier otra actividad que pueda ayudarte a ti y a tu equipo a tener una mejor comunicación. Si realizas este paso en tu guía para la gestión de tareas, podrás terminar fácilmente tu tarea y evitar discusiones. Y lo que es más importante, la comunicación puede ayudarte a construir una relación más sólida y a fortalecer tu vínculo como equipo.
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Las mejores herramientas de gestión de tareas que deberías probar
Aparte de los cinco consejos que te hemos dado sobre cómo hacer la gestión de tareas de manera eficaz, también hay otra manera que puedes utilizar para la gestión de tareas. ¿Cómo? Mediante el uso de herramientas eficaces de gestión de tareas.
Una herramienta o software de gestión de tareas es simplemente un objeto que puedes utilizar para gestionar tareas de forma eficaz. Hay montones de ellas merodeando por Internet, esperando a que las descubras. Para ahorrarte la molestia de buscarlas, ya hemos recopilado las tres mejores herramientas de gestión de tareas que puedes utilizar como profesional o incluso como principiante.
1. Listas de tareas
Las listas de tareas son las herramientas de gestión de tareas más básicas pero muy funcionales hoy en día. Muchas empresas comienzan su andadura en la gestión de tareas elaborando una lista de tareas pendientes. Esta herramienta de gestión de tareas te ayudará mucho a la hora de tomar notas de ideas importantes sobre tu proyecto, seguir el progreso de tu gestión de tareas, priorizar tus tareas e incluso asignar roles a tu equipo de gestión de tareas.
2. Listas de tareas en línea
Una lista de tareas en línea es el equivalente digital de las clásicas listas de tareas pendientes. Esta herramienta de gestión de tareas te ayuda a gestionarlas en cualquier momento o lugar. Mientras tengas tu dispositivo y una conexión a Internet, lo que hay que hacer será pan comido.
3. Tableros Kanban en línea
Los tableros kanban son herramientas de gestión de tareas que proporcionan un atractivo visual a la gestión de tareas Tus tareas se realizan utilizando tarjetas kanban, que se colocan adecuadamente en un conjunto de columnas relevantes. Estas columnas suelen estar etiquetadas como "Por hacer", "Haciendo" o "Hecho".
¿Cómo elegir la herramienta de gestión de tareas adecuada?
Elegir las mejores herramientas de gestión de tareas puede ser complicado, especialmente si eres nuevo. Aquí está nuestra guía para una herramienta de gestión de tareas buscando sólo para ti para salvarte de elegir la equivocada
Para encontrar las mejores herramientas de gestión de tareas para ti, ten en cuenta las siguientes ideas:
- El tipo específico de proyectos que sueles hacer
- La frecuencia con la que colabora tu equipo
- Las funciones especiales como las notificaciones, las funciones analíticas y las funciones de seguimiento del tiempo pueden beneficiar a tu equipo.
- Un número específico de personas dentro de tu equipo
- Plantillas gratuitas de proyectos de gestión de tareas
- ¿Se integrará la herramienta en tu pila tecnológica actual?
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Cómo gestionar tareas sin problemas con Strikingly
Strikingly está entre los pocos constructores de sitios web que llevan la gestión de tareas al siguiente nivel. Con nuestra función de Equipo, ahora puedes enviar fácilmente invitaciones a tus amigos, miembros del equipo, e incluso a tu propia familia para editar y gestionar tu propio sitio web Strikingly. Incluso puedes invitar hasta diez compañeros de equipo a cada uno de tus sitios web de Strikingly.
Para configurar la función Equipo de Strikingly, simplemente:
1. Ve al editor de tu sitio web y haz clic en "Configuración".
2. Selecciona la función "EQUIPO" en el panel izquierdo.
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Una vez que hayas seleccionado la función "Equipo", ya puedes empezar a configurar tu página web. Puedes añadir e introducir los nombres de tus compañeros de equipo, subir tu propia foto de perfil, añadir el correo electrónico de tus compañeros de equipo e incluso seleccionar los roles de cada miembro del equipo.
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Algunos de los roles son Administrador, Editor, Gerente de tienda, Blogger. Hay un nivel correspondiente de acceso a tu sitio web para cada rol designado. Una vez finalizada la configuración, puedes enviar la invitación a los miembros de tu equipo. Primero tienen que aceptar la invitación para obtener acceso a tu sitio web y ya estás listo para tu viaje de gestión de tareas.
Entender cómo funciona la gestión de tareas no es tan complicado como crees. Seguramente puede cansarte de vez en cuando, pero en cuanto te sientas cómodo con cómo funcionan las cosas, te sorprenderás de cómo saldrán las cosas. Todo lo que necesitas es un poco de paciencia y el conjunto adecuado de herramientas de gestión de tareas, y ¡mira! Estás a un paso de llevar a cabo tu proyecto.
¿Tienes alguna pregunta? No dudes en chatear con nosotros hoy mismo.
