La gente no exagera cuando dice que cada céntimo importa. Si no lo crees, pregúntale a una persona que cobró 4.000 dólares en monedas de un céntimo. Si no planificas o haces un seguimiento adecuado de tu presupuesto, no sabrás dónde acaban tus dólares cada mes. No sólo eso, sino que también estarás perdiendo valiosas oportunidades de reducir costes y de invertir el dinero donde te reporte mayores beneficios.
Crear un plan de presupuesto empresarial es la única forma de determinar si estás gastando el dinero como deberías y como crees que lo estás haciendo. Cuando empiezan un negocio, la mayoría de la gente se siente un poco confusa sobre por dónde empezar a crear un plan de presupuesto empresarial. Estamos aquí para ayudarte. En este artículo, te orientaremos sobre la planificación del presupuesto empresarial y te daremos los pasos que debes seguir para crear un plan de presupuesto empresarial que te permita asignar tus recursos de forma óptima. Nuestro objetivo es explicar la importancia de los planes de presupuesto empresarial para que no pierdas ninguna oportunidad de inversión extraordinaria que se te presente. Pero antes, describamos qué es un presupuesto empresarial.
¿Qué es un presupuesto empresarial?
Un plan de presupuesto empresarial es un plan detallado y escrito que describe en qué gastará la empresa su dinero y sus recursos mensual, trimestral y anualmente. Los recursos financieros que una empresa obtiene de diversas fuentes deben dividirse y asignarse correctamente. Si el presupuesto de tu empresa no es factible, acabarás perdiendo dinero en canales que no te dan el rendimiento adecuado.
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Una forma fácil de entender el concepto de presupuesto empresarial es imaginar que a cada dólar que tienes se le asigna un trabajo en función de su mejor uso. Aplicar y revisar tu plan de presupuesto empresarial significa que ahora observas y analizas si el trabajo asignado a cada dólar se ha realizado bien o no.
Una forma excelente de determinar si tu plan de presupuesto empresarial funciona bien o no es compararlo con el de tus competidores. Aunque tus competidores no te revelarán su presupuesto empresarial, hay formas de vislumbrar a través del análisis de la competencia y la investigación de mercado.
La planificación del presupuesto empresarial te ayuda en lo siguiente
- Prever cuánto dinero esperas ganar
- Planificar en qué debes gastar ese dinero
- Analizar la diferencia entre tus expectativas y la realidad
¿En qué consiste un buen presupuesto empresarial?
Crear un plan de presupuesto empresarial es una cosa. Puedes crearlo tú mismo, implicar a las demás partes interesadas o subcontratar por completo el trabajo a un proveedor externo de servicios financieros. Pero cuantificar lo bien que funciona tu plan es otro nivel de la planificación del presupuesto empresarial. Lo mejor es hacerlo por tu cuenta para tener todos tus secretos a buen recaudo y planificar tus estrategias futuras en consecuencia.
Un buen plan de presupuesto empresarial es siempre flexible y sencillo. Si tus circunstancias internas o externas cambian, tu presupuesto debe poder flexibilizarse para mostrar claramente en qué punto te encuentras. Todo presupuesto empresarial debe incluir estos siete componentes
1. Ingresos estimados
Los ingresos estimados son la cantidad de dinero que esperas. Los ingresos proceden de las ventas, por lo que estimar los ingresos implica prever las ventas de tus bienes y servicios. Esta métrica no incluye la cantidad que gastas en marketing o cualquier otro esfuerzo para aumentar tus ventas. Simplemente calcula cuánto dinero entra en tu negocio. Una vez que tengas tus niveles de ventas estimados, previstos y precisos, puedes compararlos con los de otros actores del sector para ver lo bueno que es tu plan de presupuesto empresarial.
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2. Tus costes fijos
Los costes fijos son los costes regulares y constantes que no aumentan por venta o por producto fabricado. Los costes fijos incluyen el alquiler del local, los seguros, los servicios públicos, la contabilidad y otros servicios jurídicos, las comisiones bancarias, el arrendamiento de equipos y otros. Es necesario incluir estos costes en el plan presupuestario de tu empresa para asegurarte de que no olvidas ningún consumo de tus recursos financieros.
3. Tus costes variables
Son los costes que cambian en función de tu volumen de ventas o producción. Están estrechamente relacionados con los precios de los productos vendidos. Los costes variables incluyen tus existencias, materias primas, costes de producción y otros costes asociados como el embalaje, el etiquetado y los gastos de envío. En algunas empresas, los costes variables incluyen también las comisiones de ventas que pagas, las comisiones de las tarjetas de crédito y los gastos de viaje. Un buen plan de presupuesto empresarial indica las cantidades que esperas gastar en cada una de estas partidas.
Los salarios que pagas a tu personal a veces se incluyen en los costes fijos y otras en tus gastos variables. Por ejemplo, la retribución de tus empleados internos a tiempo completo estará asociada a los costes fijos de tu empresa, mientras que la comisión de tu equipo de ventas podría contabilizarse en tus costes variables. Asegúrate de archivar los diferentes paquetes de compensación en la sección correcta de tu plan de presupuesto empresarial.
4. Tus costes únicos
Además de los costes fijos y variables, toda empresa incurre en determinados costes extraordinarios. Se trata de gastos ajenos al trabajo habitual de la empresa. Algunos ejemplos pueden ser el traslado de oficinas, el cambio de mobiliario, la compra de una nueva herramienta o programa informático, la realización de un estudio de mercado o la organización de un acto para lanzar un nuevo producto. Estos gastos forman parte de la preparación de un plan presupuestario empresarial viable.
5. Tu flujo de caja
Esta es la parte más crucial de un plan de presupuesto empresarial. Las entradas y salidas de efectivo que se producen en tu empresa determinan de cuántos fondos dispones para gastar en el crecimiento y la expansión de tu negocio. Si durante un periodo determinado entra más dinero en tu empresa del que sale, tienes un flujo de caja positivo. Si es lo contrario, entonces tienes un flujo de caja negativo. El flujo de caja es como el oxígeno para una empresa. Debe controlarse tanto semanal como mensualmente. Es un tema complicado. Puedes estar haciendo un excelente crecimiento de tu negocio y aun así quedarse sin efectivo para pagar a tus proveedores. Calcular y conocer tu flujo de caja en todo momento es fundamental para elaborar, revisar y mantener tu plan presupuestario empresarial.
6. Tus beneficios
Tu beneficio es lo que puedes llevarte a casa después de deducir todos los gastos de los ingresos por ventas que generas. Una empresa necesita aumentar sus beneficios para crecer y expandirse. Esta sección de tu plan de presupuesto empresarial indicará el beneficio que deseas obtener basándose en los ingresos estimados, los gastos previstos y otros costes comentados anteriormente. Cuanto mayor sea tu margen de beneficios, mayor será el éxito de tu presupuesto empresarial.
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7. Una calculadora de presupuestos
Una vez que todos los componentes anteriores estén listos, necesitas una calculadora de presupuesto para formular tu plan de presupuesto empresarial. Una calculadora de presupuestos te ayudará a determinar dónde te encuentras exactamente en términos de planificación del presupuesto de tu negocio. Te ofrece un resumen fácil de leer de todas las cifras y secciones incluidas en tu presupuesto.
¿Por qué es importante un plan de presupuesto empresarial?
Hablemos ahora de la importancia de los planes de presupuesto empresarial. Puedes disfrutar de numerosos beneficios si tienes un presupuesto empresarial bien elaborado y ejecutado. A continuación, enumeramos algunas de ellas.
- Te permite ver cuál es la posición de tu empresa en el mercado en relación con tus competidores.
- Te ayuda a asignar tus recursos de forma más eficiente para el siguiente trimestre.
- Te permite identificar cualquier oportunidad asequible para tu negocio en términos de flujo de caja durante un periodo específico.
- Indica el rendimiento de tu empresa y la eficacia de tus operaciones.
- Te ofrece una visión clara de la funcionalidad de los distintos departamentos y te ayuda a detectar cualquier conflicto o falta de equilibrio en los flujos de trabajo.
- Te permite elaborar una buena estrategia de marketing al mostrarle de cuánto presupuesto dispones para promocionar tus productos o servicios.
- Hace que el proceso general de gestión de tu empresa sea más organizado.
- Te ayuda a planificar en consecuencia el crecimiento y la expansión de tu empresa.
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