Crear un plan de continuidad empresarial eficaz no es sólo una estrategia inteligente, sino también un componente esencial para garantizar que tu empresa pueda sobrevivir durante una crisis o pandemia. Si quieres crear un plan de continuidad empresarial para ti, no busques más. Has llegado al lugar perfecto. Este post cubre el método y los beneficios de crear uno. El artículo te servirá de guía completa para lograr con éxito tu cometido.
¿Qué es un plan de continuidad empresarial?
Este tipo de planificación es un proceso de descripción del efecto potencial de situaciones desastrosas o crisis en las operaciones de la organización. Parte de él consiste en elaborar políticas que te ayuden a responder correctamente a las distintas situaciones. El objetivo es garantizar que la empresa pueda recuperarse rápidamente tras una crisis.
El principal objetivo de un plan de continuidad empresarial es proteger a las personas, los activos y los bienes en general. Te ayuda a posicionar tu marca de forma que pueda recuperarse de interrupciones inesperadas, caídas financieras, daños a la propiedad o incluso la pérdida de vidas tras una emergencia.
Importancia de un Plan de Continuidad Empresarial
¿Por qué deberías preocuparte por tener un plan de continuidad empresarial eficaz? Nadie puede negar que el comienzo de 2020 fue duro para muchas empresas. Mientras que algunas tuvieron que recurrir a un enfoque completamente remoto para continuar sus operaciones, otras se vieron obligadas a cerrar por completo hasta nuevo aviso. La pandemia de coronavirus llegó de forma repentina e inesperada. Exigió a las empresas tomar medidas drásticas para las que muchas no estaban preparadas.
Al igual que ocurrió con la pandemia, muchas compañías no se dan cuenta de la necesidad de un plan de continuidad de negocio hasta que ya se ha producido una crisis. A continuación te explicamos cómo un plan de continuidad de negocio eficaz podría ahorrar mucho tiempo a tu organización y costes tras una eventualidad económica.
Ventajas de contar con un plan de continuidad empresarial eficaz
A continuación se enumeran 5 beneficios de los que pueden disfrutar las organizaciones si aplican una política de plan de continuidad empresarial.
1. Tu negocio estará preparado para hacer frente a circunstancias inesperadas
Las empresas no pueden esperar que sus empleados sepan exactamente qué hacer en momentos de crisis repentina. Si dejan que cada uno de ellos responda a su manera, acabarán teniendo mucha confusión, frustración y desorden en sus procedimientos. Si la situación empeora, además de enormes pérdidas económicas, una crisis podría incluso provocar la pérdida de vidas humanas. Un plan de continuidad te ayuda a evitar ese caos documentando los procedimientos en tu negocio mucho antes de que se produzca la situación. Esto garantiza que los empleados reciban la formación necesaria de antemano y se preparen para protegerse sin entrar en pánico. Cuando están capacitados para manejar situaciones de emergencia, pueden tomar decisiones más informadas e inteligentes cuando se produce un evento catastrófico.
2. La empresa tendrá salvaguardias establecidas
Una idea errónea común entre las pequeñas y grandes organizaciones es que no necesitan un plan de continuidad empresarial mientras tengan un seguro. Eso está un poco lejos de la verdad. Una empresa nunca puede depender totalmente de los seguros. Hay cosas que el seguro no cubre, como los daños periféricos de un accidente, que pueden incluir pérdida de cuota de mercado, pérdida de clientes y otros contratiempos operativos. Sólo un plan de continuidad empresarial puede ayudarte a reforzar esa seguridad.
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3. Tu negocio invertirá en sí mismo
Toda empresa debe destinar una parte específica de sus ingresos a reinvertir en sus operaciones y seguridad. La creación de un plan de continuidad empresarial implica que tu compañía estará invirtiendo en su futuro y en su seguridad, de modo que si surge cualquier circunstancia inesperada, pueda seguir sobreviviendo. El tiempo que dediques a crear y mantener un plan de continuidad empresarial es muy valioso. Debe tener en cuenta que mientras la empresa sobreviva, los costes fijos continuarán después del percance, aunque cierre las instalaciones, la oficina o el punto de venta. Cuanto antes puedas recuperarte y volver a tus operaciones, antes podrás recuperar tus ventas.
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4. Tu empresa tendrá una ventaja competitiva
Las amenazas, los desastres y las interrupciones pueden causar una pérdida de ventas e ingresos e incurrir en costes muy superiores a los de las operaciones habituales. Esto puede perjudicar gravemente la rentabilidad de tu empresa. Pero si dispones de un plan de continuidad empresarial, podrás recuperarte de estos daños antes que tus competidores. De este modo, tendrás una gran ventaja en tu sector. Si los demás actores tardan en recuperarse, es posible que tú seas la única marca que ofrezca a los clientes el tipo de productos y servicios que tú ofreces durante la fase de recuperación.
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5. Tu empresa podrá preservar su reputación
Las compañías que se preocupan por crear un plan de continuidad empresarial pueden recuperarse rápidamente y continuar sus operaciones como de costumbre en un corto período de tiempo. Esto significa que no necesitan tomar decisiones precipitadas o de última hora. Lo que les libera de situaciones estresantes y les ayuda a mantener su reputación ante sus clientes y público objetivo. Si creas un plan de continuidad empresarial antes de que surja una emergencia, tendrás la ventaja de parecer competitivo y digno de confianza ante tus consumidores.
Pasos para crear un plan de continuidad empresarial
He aquí 5 sencillos pasos que puedes seguir para desarrollar un plan de continuidad empresarial eficaz.
1. Reunir un equipo de gestión para la planificación de la continuidad de la actividad empresarial
La composición de este equipo dependerá de los objetivos de tu plan y del tamaño de tu organización. Un buen plan debe incluir detalles sobre las medidas que el personal debe tomar en caso de emergencia, junto con los métodos y líneas de comunicación que deben utilizarse. También conviene incluir los servicios informáticos críticos que deben estar disponibles urgentemente.
- Elabora una lista de contactos de las personas clave que deben formar parte del equipo de planificación de la continuidad de la actividad de tu empresa.
- Proporciona una descripción exhaustiva de las funciones y responsabilidades de cada persona. Es bueno que todos sepan qué les espera en situaciones desastrosas.
- Crea un proceso y transmite a todo el mundo cómo se actualizará tu plan cada cierto tiempo.
2. Asegurar el bienestar de los empleados
Mientras trabajas en tu plan de continuidad empresarial, prioriza la seguridad y el bienestar de tus empleados durante y después de una crisis. Esperarán que tú, la comunidad y el gobierno les protejan. Practica la transparencia en tus políticas y sé proactivo al respecto. Por ejemplo, durante la pandemia en curso, muchas empresas ampliaron sus acuerdos de trabajo a distancia que permiten a la gente trabajar de forma flexible.
Dependiendo del sector al que te dediques, puede que tengas que reasignar tus recursos y reorganizar tus equipos. Esto suele requerir programas de bienestar de los empleados para garantizar que nadie se vea privado de sus derechos. El objetivo debe ser crear un entorno de trabajo seguro y saludable para todos.
Asegúrate de que tus canales de comunicación están racionalizados para que puedas ponerte en contacto con todo tu personal al mismo tiempo.
3. Comprender los riesgos a los que puede enfrentarse la empresa
Una vez que tengas tu equipo en marcha, tienes que llevar a cabo un análisis del impacto en el negocio. Esto te ayudará a identificar los principales riesgos y amenazas a los que se es más vulnerable en tiempos de crisis. El equipo debe hacer una lluvia de ideas con una lista de riesgos potenciales para los procedimientos empresariales, la cadena de suministro, la reputación de la marca y los empleados. Este es el paso más crítico en la creación de un plan de continuidad empresarial.
4. Aplicar estrategias de recuperación
Una vez que se atraviesa una emergencia o catástrofe y se empieza a incurrir en pérdidas económicas, puede resultar difícil y abrumador centrarse en el camino de la recuperación. Aquí es donde el plan de continuidad empresarial viene al rescate. Hazte preguntas como las que se enumeran a continuación:
- ¿Hay forma de seguir vendiendo?
- ¿Puedes satisfacer la demanda de tus productos o servicios de un modo distinto a los procedimientos habituales que se han visto interrumpidos?
- ¿Puedes ofrecer a tus empleados trabajar a distancia desde sus casas si tu oficina o instalaciones han sufrido daños?
Abordar estas cuestiones con antelación puede salvarte el pellejo cuando se produzca una catástrofe.
5. Pon a prueba tu plan y haz mejoras
El último paso para tener un plan de continuidad empresarial eficaz es probarlo en situaciones y escenarios hipotéticos para asegurarse de que funciona. Forma a tu personal para que aplique los procesos implícitos en él. Guíalos para que se mantengan al día con éste. Validar el mismo a medida que se gestionan los distintos riesgos en las operaciones habituales de la empresa. Si es necesario, mejorarlo.
Un consejo adicional para disponer de un plan de continuidad de negocio eficaz
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Si quieres que tu empresa y tu marca sobrevivan a una crisis económica o una pandemia, un consejo adicional es crear y mantener un sitio web profesional y atractivo. Tu sitio web mostrará la información principal sobre tu empresa y la mantendrá viva aunque tus instalaciones u operaciones se vean interrumpidas temporalmente. No sólo eso, sino que también puedes utilizar tu sitio web como plataforma única para comercializar tus productos y servicios. Eso es incluso mejor que tener un plan de continuidad empresarial.
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