La externalización empresarial se ha convertido sorprendentemente en algo más común para las pequeñas y medianas empresas que para las grandes organizaciones. Más aún, en estos tiempos difíciles en los que muchas empresas se han visto obligadas a operar a distancia o desde casa, la externalización de tareas a trabajadores remotos se ha vuelto aún más común. Se ha convertido en una tendencia para las empresas de todos los sectores buscar oportunidades de externalización y ahorrar sus costes operativos.
A pesar de todas las desventajas de esta pandemia en curso, muchas empresas han sido capaces de aprovechar el lado positivo de la misma convirtiéndose en empresas de externalización. Gracias a las técnicas de marketing digital, las PYME han podido ponerse en contacto con trabajadores cualificados de diferentes partes del mundo y contratarlos a precios razonables para que realicen tareas específicas.
Si también tienes una empresa y quieres aprovechar los beneficios de los servicios de externalización, primero debes aprender cómo funciona la externalización.
¿Cómo funciona la externalización empresarial?
El funcionamiento de la externalización empresarial consiste en que hay una empresa externa, que es un proveedor de servicios (también llamado proveedor externo). Esta empresa se encarga de que el personal o los sistemas realicen el trabajo o los servicios para los que una organización la designa. La empresa ofrece estos servicios in situ, en su propia oficina, o en las instalaciones de la organización contratante, según el acuerdo entre ambas firmas.
Hoy en día, las empresas recurren a la externalización para algunos ámbitos de trabajo o servicios. A veces, un departamento entero o un área completa de operaciones empresariales se subcontrata a una empresa externa. Entre los ejemplos de algunos servicios que suelen subcontratar se encuentran la programación o el desarrollo de sitios web, el servicio de atención al cliente y los servicios de llamadas, los procesos de fabricación, las funciones financieras como la contabilidad o el procesamiento de nóminas, y las tareas de recursos humanos.
La externalización empresarial también se denomina a veces externalización de procesos empresariales o contratación de servicios. En algunos casos, la empresa que subcontrata es más grande, mientras que la empresa subcontratada es relativamente más pequeña. Pero, a veces, a las empresas les gusta explorar las oportunidades de externalización para trabajar con proveedores externos muy grandes y populares, como contratar a IBM para que gestione sus servicios de TI o contratar a FedEx Supply Chain para que preste servicios de logística.
Otra forma de externalización empresarial consiste en contratar a personas para que realicen tareas más pequeñas que forman parte de los departamentos particulares de la empresa subcontratada. Estas personas son profesionales autónomos que tienen un sitio web propio, trabajadores temporales de oficina, contratistas independientes o simplemente trabajan a distancia debido a la situación de bloqueo mundial.
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Para que una empresa de externalización haga un uso eficaz de sus oportunidades de externalización, es importante hacer el acuerdo con cuidado y tratar con el proveedor de servicios con atención. No sólo hay que centrarse en la logística, sino también en la comunicación y la relación entre las dos empresas. Si la relación comercial se gestiona adecuadamente, la productividad aumenta por defecto. Por eso el acuerdo entre una empresa de externalización y el proveedor externo debe tomarse como una asociación de confianza, no como un proyecto de compra. Si las organizaciones funcionan así, la externalización empresarial siempre funciona a la perfección.
En el contrato o acuerdo, quizá haya que prestar atención a la cláusula de salida para que, si las cosas no salen bien, se pueda poner fin a la asociación estratégica con tranquilidad. También es importante que ambas entidades sean conscientes de cuándo va a expirar el acuerdo para que ambas puedan ser diligentes en el cumplimiento de sus obligaciones mientras el contrato siga vigente.
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6 beneficios clave de la externalización empresarial
He aquí las 6 ventajas clave de la externalización empresarial.
1. Te ayuda a ahorrar costes operativos
Cuando externalizan parte de tus servicios a una empresa externa, lo más probable es que ésta trabaje en esos servicios en sus propias oficinas o instalaciones. Esto significa que tu empresa podrá ahorrar en los costes operativos de la prestación de esos servicios.
Si consigues que tu personal interno preste esos servicios, además de pagar el sueldo a tus empleados, también se utilizarán los servicios públicos, las instalaciones y los sistemas de tu oficina durante el proceso. Una empresa de externalización puede negociar sus condiciones de manera que el coste total de la externalización empresarial resulte ser menor que el de trabajar en los servicios externalizados por sí mismo, dentro de sus locales o instalaciones.
2. Te permite obtener servicios especializados
Los proveedores de servicios de terceros suelen ser muy especializados y profesionales en los servicios que ofrecen. A veces, es beneficioso para una empresa subcontratar un departamento completo a una empresa externa porque ésta se centraría más en esas tareas específicas. Si externalizamos tu departamento de informática, por ejemplo, la empresa subcontratada estará mejor equipada con todas las herramientas, el software y los sistemas para prestar esos servicios. Y no sólo eso, sino que también contará con personal que posea los conocimientos especializados necesarios para realizar tu trabajo relacionado con las TI. Esta es una de las mayores ventajas de la externalización de servicios.
Para algunas empresas, la mayor parte del trabajo de su departamento de TI es el diseño, el desarrollo y el mantenimiento de páginas web. Si deciden recurrir a la externalización de servicios informáticos, la empresa subcontratada dispondrá de personal con más conocimientos de programación y codificación y también estará más equipada con herramientas y plataformas de creación de sitios web para facilitar el trabajo.
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3. Abre oportunidades de expansión del negocio
Para utilizar la externalización de negocios de manera efectiva, la empresa de externalización necesita construir una gran red profesional a su alrededor. Sólo entonces podrá seleccionar la empresa más adecuada y razonable para subcontratar servicios.
Cuando una empresa participa activamente en la creación de redes, se abren oportunidades de expansión. Se familiariza con las tendencias del mercado y las culturas corporativas de otras empresas. Averigua lo que está disponible en el mercado y lo que tiene más demanda. Esto le permite intentar llenar los vacíos del mercado diversificando sus productos y servicios. Por ejemplo, una empresa que vende cosméticos puede ver una oportunidad en el mercado para introducir una nueva línea de productos para vender medicamentos a base de hierbas. Otro ejemplo podría ser un vendedor de ropa de moda femenina que puede aprovechar la oportunidad para empezar a vender también bolsos para mujeres.
4. Te permite obtener ventajas competitivas en el mercado
La externalización empresarial ayuda a las pequeñas empresas a obtener una ventaja competitiva en el mercado. Al externalizar sus funciones de apoyo, pueden centrarse más en sus competencias básicas y dirigir todos sus recursos hacia ellas. Como ya no tienen que ocuparse de las actividades en las que están menos capacitadas, pueden emplear todos sus recursos y energía en realizar las actividades en las que son más competentes. Esto aumenta su eficacia y les da una ventaja competitiva sobre los demás actores del sector. Para confirmar esto, la empresa necesita realizar un análisis de la competencia de vez en cuando para saber en qué situación se encuentra.
5. Da la oportunidad a tu personal de aprender nuevas habilidades
Cuando el personal de la empresa subcontratada interactúa y se comunica con el personal de la empresa subcontratada, ambos tienen la oportunidad de aprender el uno del otro. Ambos poseen diferentes tipos de habilidades y son competentes en diferentes tipos de actividades. Al compartir sus conocimientos y su trabajo con el otro, pueden ayudarse mutuamente a desarrollar nuevas habilidades y aumentar sus posibilidades de mejora profesional.
Desde el punto de vista de la empresa, la externalización de actividades ayuda al personal de la empresa a ser más competente, ya que te permite adquirir más conocimientos de los que tenías originalmente. La empresa puede ahora utilizar el personal existente para ocuparse de tareas más diversificadas en el futuro.
6. Te permite continuar con tus operaciones comerciales durante una pandemia
Por último, pero no por ello menos importante, la externalización empresarial es especialmente beneficiosa para las empresas en tiempos de pandemia. Al externalizar tareas y servicios a trabajadores remotos, muchas empresas han podido continuar sus operaciones cuando sus oficinas e instalaciones están cerradas.
Hoy en día hay muchas aplicaciones, software y herramientas que permiten a las empresas comunicarse de forma eficaz y regular con sus trabajadores a distancia. Las personas que trabajan para una empresa desde un país diferente en una zona horaria distinta pueden coordinarse fácilmente con sus empleadores a través de estas aplicaciones. Esto hace que la externalización empresarial sea más fácil que nunca. Se pueden programar reuniones, hacer un seguimiento del progreso del trabajo, compartir documentos y archivos y realizar videoconferencias con la ayuda de estas herramientas.
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La externalización empresarial ha demostrado ser especialmente útil durante esta pandemia para las empresas proveedoras de servicios. Estas empresas han podido contratar a personas de diferentes partes del mundo para realizar tareas que forman parte de los servicios generales que prestan a sus clientes. Esto se debe a que, por lo general, la prestación de servicios no implica la gestión de inventarios.
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