Un fabricante mundial de productos electrónicos sentía que estaba en un estado constante de reorganización de su estructura organizativa. Debido a las exigencias del mercado asiático, tenía que introducir nuevas líneas de dispositivos de comunicación cada pocos meses. El proceso le obligaba a reorientar las ventas, las funciones de soporte y las campañas de marketing. Cada vez que migraba a soluciones basadas en la nube, tenía que cambiar su departamento informático. En total, su empresa cambió su diseño organizativo seis veces a lo largo de 10 años.
De repente, en los últimos dos años, la empresa se enfrentó a un nuevo reto. Dado que se habían desarrollado muchas tecnologías nuevas para su sector, su director general decidió pasar de una estructura basada en productos a un modelo de negocio centrado en el cliente. Esto supuso un cambio más significativo en el diseño de la organización. Esta vez tenían que ir más allá de cambiar las casillas y las líneas del organigrama. Tenían que cambiar los elementos más fundamentales del diseño, como los procesos de toma de decisiones, la asignación de responsabilidades, la cadena de mando y la jerarquía, entre otros. Esto confundió al equipo directivo, que no sabía por dónde ni cómo empezar.
La situación anterior describe un escenario típico del mundo actual. Debido a los constantes cambios en las tendencias empresariales globales, muchas empresas se enfrentan a importantes trastornos en sus operaciones y funciones. Una de las razones fundamentales es el aumento de la competencia en determinados sectores. Además, la pandemia en curso ha provocado cambios aún más drásticos en el comportamiento de los consumidores, lo que hace que las empresas necesiten urgentemente hacer frente a las perturbaciones con mayor rapidez antes de que acaben perdiendo sus ventas.
Hay perturbaciones en los canales de distribución, los procesos de producción y los sistemas de gestión de recursos humanos. Cuando los directores generales de las grandes organizaciones están atentos a estos cambios, reconocen y anuncian la necesidad de cambiar el diseño de la organización. Pero, ¿está la dirección de cada una de estas empresas preparada para hacer el cambio? No siempre. El rediseño debe hacerse de la manera menos dolorosa y más eficaz posible. Debe alinearse con la estrategia global de la organización y no perturbar las funciones y capacidades diarias de los empleados. Causar demasiados trastornos al rediseñar la estructura de la organización podría conducir a una pérdida de imagen de marca y de clientela.
Hoy en día, la permanencia media en el cargo de un CEO de una empresa global es de unos cinco años. Esto significa que es probable que cada empresa sufra un cambio en el diseño de la organización sólo una vez bajo el liderazgo de un determinado CEO. Por tanto, el CEO debe hacer bien la reorganización a la primera, ya que es poco probable que tenga una segunda oportunidad para ello.
Aunque cada entidad es diferente y no existe una regla rígida para determinar cuál es el diseño de la organización más adecuado, se pueden seguir ciertos principios rectores para asegurarse de que se le da la mejor oportunidad. En este post, hemos identificado 6 de estos principios que puedes aplicar a tu empresa si te encuentras en esta situación. Estos principios orientan a los líderes cuyos planes de acción requieren un tipo de diseño organizativo nuevo y diferente del que tienen actualmente.
Pero antes de entrar a discutir cada uno de ellos, queremos definir lo que es un diseño de la organización en términos empresariales. Esto te permitirá comprender mejor los principios rectores del diseño organizativo que se exponen a continuación.
¿Qué es el diseño de la organización?
El diseño de la organización es una metodología paso a paso que identifica los aspectos del flujo de trabajo, los sistemas y estructuras, los procedimientos y las áreas disfuncionales y los realinea para que se ajusten a la visión y los objetivos empresariales. Su función es desarrollar planes para la implantación de nuevos cambios. La creación de una estructura organizativa suele centrarse en mejorar el aspecto humano y técnico de una empresa.
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En la mayoría de las empresas, el proceso conduce a un diseño de la organización más eficaz, que puede mejorar las operaciones internas, el servicio al cliente y la rentabilidad del negocio. Uno de los propósitos de crear un diseño organizativo eficaz es capacitar a los empleados y aumentar su compromiso con el éxito de la empresa.
El sello distintivo del proceso es un enfoque holístico para la mejora continua que afecta a todos los aspectos de la cultura corporativa y las operaciones empresariales. Una buena estructura organizativa ayuda a conseguir lo siguiente:
- Reducción de los costes operativos
- Excelente servicio al cliente
- Aumento de la rentabilidad
- Mayor eficiencia y productividad
- Una cultura de empleados comprometidos
- Una estrategia clara de crecimiento y expansión de la empresa
Un buen diseño de la organización incorpora la integración de los empleados de la empresa con los principales procesos, sistemas y tecnología del negocio. En otras palabras, garantiza que la estructura organizativa se ajuste a sus objetivos y estrategias. Esto hace más probable que los esfuerzos colectivos de los empleados se vean recompensados y tengan éxito.
A medida que una empresa crece, se enfrenta a más retos en su entorno externo que pueden obstaculizar su crecimiento. En estas circunstancias, se hace aún más crítico para la dirección desarrollar un diseño de la organización eficiente que pueda mantener la fortaleza de la empresa para allanar su camino hacia adelante.
Las empresas que tienen un diseño organizativo deficiente sufren las siguientes situaciones:
- Retrasos e ineficiencias en la toma de decisiones
- Demasiado tiempo para hacer algo
- Falta de integración entre el personal y los sistemas
- Trabajo y objetivos fragmentados, con poca consideración por el bien de toda la organización
- Flujos de trabajo ineficaces y frecuentes rupturas en los proyectos
- Redundancias en la gestión de tareas
- Falta de autoridad entre los empleados individuales para resolver problemas
- Desconfianza entre la dirección y los trabajadores
6 principios para el diseño de la organización
Aquí tienes 6 principios para el diseño de la organización que puedes aplicar para mejorar la eficiencia.
1. Declarar la amnistía para el pasado
Comienza tu proceso de creación de un diseño de la organización con una autorreflexión empresarial. ¿Cuál es el propósito real de tu empresa? ¿Cómo marca la diferencia para los inversores, los clientes y el personal? ¿Qué la diferencia de las demás? ¿Cómo piensas ofrecer tu propuesta de valor en los próximos cinco años?
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Responder a estas preguntas puede exigirte ir más allá de tu zona de confort. Necesitas una dirección audaz que refuerce los objetivos de tu organización. Mantén una visión de futuro en el proceso de diseño de la estructura de tu organigrama.
2. Diseñar con ADN
¿Qué significa esto? Cuando diseñes la estructura de tu organización, céntrate primero en los elementos necesarios. Puede parecer un proceso complejo, pero puede simplificarse si dejas de lado los bloques redundantes o innecesarios. En general, hay ocho bloques esenciales para el diseño de tu modelo de negocio y organización.
- Decisiones
- Normas
- Compromisos
- Motivadores
- Información
- Mentalidades
- Estructura
- Redes
Algunos de estos elementos son tangibles, mientras que otros son intangibles. El uso de estos elementos te permitirá considerar cualquier cambio necesario que deba implementarse en tu diseño organizativo, de modo que toda tu empresa pueda integrarse y solidificarse en lugar de separarse.
3. Fijar la estructura en último lugar
El organigrama existente no suele reflejar la forma en que se llevan a cabo las operaciones en una empresa. Por tanto, cambiar la estructura organizativa al principio del proceso no resolverá los problemas existentes. Incluso si se consigue reducir temporalmente los costes, volverán a aparecer capas de problemas que harán desaparecer las ganancias a corto plazo.
La forma correcta de rediseñar tu organización es estableciendo una secuencia de acontecimientos e intervenciones que lleven a la empresa del pasado al futuro. La estructura organizativa debe ser lo último que se cambie. Actúa como la piedra angular y no como la piedra de toque. De lo contrario, el nuevo diseño de la organización no podrá sostenerse.
4. Aprovecha al máximo tus mejores talentos
Contar con talento en la empresa es esencial. Por desgracia, a menudo se pasa por alto este aspecto a la hora de crear un diseño organizativo. Algunos podrían pensar que las habilidades y capacidades del personal existente no tendrán mucho impacto en el diseño. Pero eso no es cierto. Hay que crear los puestos de forma que se puedan aprovechar al máximo los puntos fuertes de los empleados. Ten en cuenta las capacidades técnicas y de gestión de tu personal clave. Asegúrate de que están equipados de la forma adecuada para fomentar la capacitación y la colaboración de los empleados que están por debajo de ellos.
5. Centrarse en lo que se puede controlar
Lo mejor es hacer una lista de todo lo que está frenando a tu empresa. Las limitaciones y escaseces que ralentizan las operaciones deben abordarse en primer lugar. Haz balance de las limitaciones del mundo real para asegurarte de que puedes mantener tu nuevo diseño de la organización.
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6. Incorporar el nuevo diseño de la organización en el sitio web corporativo
Muchas organizaciones crean y diseñan una nueva estructura organizativa, pero posponen su actualización en su sitio web corporativo. Esto provoca confusión entre la audiencia, sobre todo si vendes tus productos y servicios directamente a través de tu sitio.
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