Debes conocer a fondo la gestión de proyectos, su importancia y numerosos puestos de trabajo para convertirte en un gestor de proyectos de éxito. Aprenderás por qué la gestión de proyectos es útil en diversos sectores, cada uno con su conjunto único de retos. Empecemos con una definición de lo que es la gestión de proyectos y lo que comprende.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es el uso de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para cumplir los objetivos de un proyecto concreto dentro de los parámetros acordados, respetando los criterios de aceptación del proyecto. En la gestión de proyectos, los resultados finales están limitados por un calendario y un presupuesto establecidos.
El hecho de que la gestión de proyectos tenga un resultado definido y un calendario establecido, a diferencia de la gestión, que es una actividad continua, es una distinción clave entre ambas. Por ello, un gestor de proyectos debe poseer una amplia gama de habilidades, como conocimientos técnicos, gestión de personas y visión empresarial.
La importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones
No se puede enfatizar la importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones. Cuando se hace correctamente, mejora la eficacia de todos los aspectos de la empresa. La gestión de proyectos libera a tu equipo para que se centre en el trabajo que importa, en lugar de distraerse con proyectos que se desvían o presupuestos que se descontrolan. Les capacita para producir resultados que influyen directamente en el resultado final de la empresa. También permite que tu personal reconozca cómo sus esfuerzos contribuyen a los objetivos a largo plazo de la empresa.
He aquí algunas de las ventajas de la gestión de proyectos:
1. Alineación de los objetivos estratégicos
"Te juegas demasiado en términos de cumplir finalmente el plan si tu empresa no es eficaz en la gestión de proyectos", dice Mark Langley, presidente y director general del PMI.
El proceso de alinear la estructura y los recursos de una organización con su estrategia y el objetivo final se conoce como alineación estratégica.
Todos los clientes que se ponen en contacto contigo o te encargan un proyecto tienen objetivos específicos en mente para su negocio, y este proyecto es un paso hacia la consecución de esos objetivos. El valor de la gestión de proyectos es fundamental en esta situación, porque puede alinear las tareas de tal manera que el proyecto se vincule también con la alineación estratégica del cliente. El papel de un gestor de proyectos es garantizar que el proyecto esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa.
2. Metas y objetivos específicos
La gestión de proyectos es fundamental porque desarrolla un plan de proyecto completo para cumplir los objetivos estratégicos. Si delegas la gestión del proyecto en tu equipo, te darás cuenta de que no habrá responsabilidad, de que el equipo trabajará sin un informe adecuado, de que habrá una falta de enfoque, de que puede que no haya objetivos claros por falta de una descripción adecuada del proyecto, y de que el proyecto se atascará si surge algún riesgo o problema.
La falta de objetivos claros es la razón más común del fracaso de un proyecto. Dividiendo el proyecto en tareas y ayudando/dirigiendo al equipo para que termine las tareas en el plazo previsto, así como realizando un análisis del proyecto, un director de proyecto puede evitar estas situaciones difíciles.
Una vez fijadas las metas y los objetivos, el trabajo se divide en pequeñas tareas, y la finalización de éstas conduce a la conclusión del proyecto. La gestión de riesgos es un componente importante de la gestión de proyectos porque un gestor de proyectos eficaz se anticipa a los riesgos. Si surge un peligro o un problema, un gestor de proyectos hábil puede abordarlo sin que el proyecto se retrase.
3. Liderazgo
La importancia de los gestores de proyectos es similar a la de un líder, para completar el proyecto en el plazo y el presupuesto, y entregar lo prometido, si no más. Sin la gestión de proyectos, completar un proyecto es como navegar en un barco pirata sin el capitán Jack Sparrow.
Sin un capitán, los piratas (o, en este ejemplo, el equipo) no saben qué deben hacer. El líder dirige al equipo y les ayuda a realizar su mejor trabajo. La dirección del proyecto da dirección, inspiración y visión al equipo, además de eliminar los impedimentos e inspirarlos cuando sea necesario.
La responsabilidad del proyecto está garantizada por un gestor de proyectos o un software de gestión de proyectos. Estos mantienen al equipo en la misma línea, porque el éxito o el fracaso del proyecto se determina en última instancia por los esfuerzos del equipo.
4. Planificación del proyecto
El sobrecoste medio de los proyectos fue del 27%, mientras que uno de cada seis tuvo un sobrecoste del 200% y un sobrecalentamiento de más del 70%. Esto es el resultado de la falta de planificación. La gestión de proyectos garantiza que la empresa y los clientes tengan información precisa sobre lo que se puede conseguir, cuál será el presupuesto, qué recursos se necesitarán y cuánto tiempo tardará el proyecto en terminarse. Sin una gestión de proyectos eficaz, pueden fijarse objetivos poco realistas, lo que da lugar a proyectos retrasados o con un presupuesto excesivo.
Un buen gestor de proyectos desarrolla un procedimiento directo, así como hitos y plazos del proyecto que sean realistas.
5. Control y reducción de costes
Según el PMI, un mal rendimiento de los proyectos costó el 9,9% de cada dólar invertido en 2018, lo que supone 99 millones de dólares por cada 1.000 millones invertidos. La gestión de proyectos reduce los costes de los mismos maximizando la utilización de los recursos, aumentando la eficiencia y reduciendo los riesgos. En consecuencia, incluso con el gasto adicional de un gestor de proyectos, puedes ganar mucho más.
Como es fundamental para cumplir las expectativas del cliente, el gestor de proyectos se asegura de que la calidad de los resultados sea alta. Los proyectos deben entregarse rápidamente, y con tanta prisa, la calidad puede sacrificarse. Es responsabilidad del gestor de proyectos producir un proyecto de alta calidad en el plazo previsto.
6. Procedimiento bien organizado
El gestor de proyectos se asegura de que se asigne a la persona correcta el trabajo adecuado en el momento adecuado. A lo largo del proyecto, comprueba que el procedimiento sigue la estrategia. Si no lo hace, los equipos se ven obligados a funcionar en un entorno reactivo, en el que los riesgos y los retos se abordan a medida que surgen. Un director de proyecto hace un seguimiento de los problemas reconocidos y diseña una estrategia que elimine la mayoría de ellos.
Como todo el mundo sabe quién hace qué y cuándo, una planificación adecuada hace que el flujo de trabajo sea transparente. Un procedimiento adecuado ayuda a acelerar el proceso. Garantiza la creación de un plan acorde con la estrategia global. El valor de la gestión de proyectos es fundamental en esta situación, ya que la organización se arriesga a que el proyecto fracase si el procedimiento no está bien organizado y es fácil de seguir.
7. SME (Experto en la materia)
La gestión de proyectos garantiza que todos ejecuten su trabajo correctamente. El gestor de proyectos, a diferencia de cualquier otro gestor, se asegura de que todos hagan su trabajo y terminen sus tareas a tiempo. El gestor de proyectos es consciente de la experiencia y las limitaciones de su equipo, así como del sistema que emplean, y mezcla todo ello para ofrecer los mejores resultados posibles.
Sin la gestión de proyectos de las PYMES, los proyectos se desequilibran porque los creativos no tienen en cuenta las restricciones tecnológicas. Los codificadores no captan la perspectiva artística del proyecto. En este caso, la gestión de proyectos hace las concesiones oportunas para unir a todos y hacer que el proyecto tenga éxito.
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Imagen obtenida de Strikingly
Conclusión
Una mala gestión del proyecto, objetivos ambiguos entre clientes y miembros del equipo, falta de responsabilidad, etc., pueden llevar a cualquier equipo a una alta probabilidad de fracaso del proyecto. Como resultado, tanto el cliente como el equipo se ven sometidos a una gestión desordenada. Y una excelente gestión de proyectos puede ayudarte a lograr el éxito que tanto te cuesta conseguir.
