5 razones por las que la gestión de proyectos es importante

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¿Qué crees que ocurrirá a un proyecto si su flujo de trabajo no está dirigido? ¿Qué crees que le pasará a un proyecto de equipo en el que no se deciden las funciones de cada miembro ni se determina su finalidad? Fracasará y causará daños financieros o de reputación en los peores casos.

¿Qué puede evitar que tu proyecto fracase? La gestión de proyectos. Permite planificar todo lo relacionado con el proyecto para evitar que fracase. La gestión de proyectos saca lo mejor de cada miembro del equipo, especifica los objetivos, alinea los recursos del proyecto con tus estrategias y organiza bien el proceso.

¿Qué es la gestión de proyectos? Es un proceso que requiere habilidades y herramientas específicas para dirigir a un equipo y completar una tarea en el plazo decidido. Por ejemplo, una empresa tecnológica está creando un nuevo software para su cliente. Se formará un equipo para trabajar en este proyecto, y el jefe de equipo asignará a cada miembro una tarea concreta. El líder tendrá numerosas tareas, como coordinar las tareas, inspirar a los miembros, planificar eficazmente para completar el trabajo dentro del plazo, y mucho más.

Para ayudarte a comprender mejor la gestión de proyectos, hemos analizado sus estrategias y la importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones.

Importancia de la gestión de proyectos

Imagen tomada del usuario de Strikingly

Antes de implementar estrategias de gestión de proyectos, debes entender la importancia de la gestión de proyectos para saber por qué le dedicas a este proceso tu tiempo y esfuerzo.

A continuación, te presentamos algunos puntos que te ayudarán a comprender el valor de la gestión de proyectos.

1. Ahorra dinero y tiempo

Planificar tu proyecto con antelación te permitirá saber cuándo podrás completar la tarea y la cantidad de dinero que se destinará a ella. Podrás planificar cómo financiar el proyecto y disponer los recursos a tiempo.

Un proyecto no planificado puede llevarte a gastar más de la cuenta y a realizar un mayor esfuerzo. ¿Cómo? Supongamos que necesitas recursos específicos con urgencia. Puede que no estén disponibles para una entrega urgente y que tengas que hacer un esfuerzo adicional o gastar más dinero para adquirirlos.

2. Te ayuda a repetir el éxito

Cuando apliques métodos de gestión de proyectos, podrás aprender qué tácticas sacan lo mejor de los miembros de tu equipo y cuáles no. También conocerás los puntos fuertes de tu equipo y las áreas que necesitas mejorar.

Puedes implementar los métodos de gestión de proyectos más adecuados para tu equipo y repetir tu éxito en cada proyecto.

3. Mejora la comunicación

Trabajar juntos en diferentes equipos o departamentos puede ser todo un reto. Los métodos eficientes de gestión de proyectos aumentan la transparencia entre los miembros del equipo y garantizan la responsabilidad facilitando el proceso de colaboración.

4. Te ayuda a tomar mejores decisiones

No cabe duda de que las decisiones basadas en datos son mejores que las tomadas por casualidad. Un plan de proyecto eficiente te permitirá ver en qué punto se encuentra tu equipo, cuánto tiempo tardará en completar el proyecto, cómo estás gastando tus recursos y si necesitarás más, en qué puntos puede desviarse tu equipo y qué problemas pueden surgir en el proceso. Las respuestas a estas preguntas te darán información suficiente para tomar ciertas decisiones. Algunas decisiones son críticas hasta el punto de que pueden hacer o deshacer tu proyecto. Tus elecciones deben basarse en datos viables y no en meras casualidades.

5. Resultados de calidad

Completar un proyecto en el plazo previsto es tan vital como mantener la calidad. Si no consigues resultados de calidad, puedes sufrir pérdidas económicas o de reputación. Por ejemplo, un cliente pidió a tu empresa que le creara un software a medida. Tu equipo ha conseguido entregar el software en el plazo previsto, pero hay una laguna en su calidad. Esto provocará clientes insatisfechos. Y si ese cliente insatisfecho habla de su experiencia con otros, dañará la reputación de tu empresa, lo que se traducirá en una disminución de las ventas y la pérdida de clientes potenciales.

Importancia de los gestores de proyectos

Junto con el valor de la gestión de proyectos, debes conocer la importancia de los gestores de proyectos porque desempeñan un papel crucial en el éxito de un proyecto.

Si se deja que los miembros del equipo asignen tareas por su cuenta, y con otros numerosos procesos, todo estará desordenado. También puede causar conflictos entre los empleados. Por eso se asigna a un gestor de proyectos la tarea de distribuir las tareas entre los miembros del equipo en función de sus capacidades.

Otro aspecto en el que aprecias la importancia de los gestores de proyectos es la planificación del proceso. Dividen todo el proyecto en pequeñas tareas para preparar un método eficaz. Utilizan sus dotes de liderazgo para animar a los miembros del equipo, tomar decisiones críticas, gestionar riesgos y crisis, determinar el uso de los recursos y examinar las perspectivas del proyecto.

Además, los gestores de proyectos examinan los resultados de las pequeñas tareas y de todo el proyecto y se aseguran de que se ajustan a las expectativas del cliente. En conclusión, los gestores de proyectos se encargan de todo, desde elaborar un plan eficaz hasta ofrecer resultados que garanticen la satisfacción del cliente.

Consejos para la gestión de proyectos

Ahora que ya conoces la importancia de la gestión de proyectos, aquí tienes algunos consejos para gestionar un proyecto con eficacia.

1. Utilizar una herramienta de gestión de proyectos

Imagen tomada del usuario de Strikingly

Las herramientas de gestión de proyectos son otro regalo de la tecnología a las empresas que ayudan a los usuarios con el trabajo tedioso. Las tareas tediosas, como hacer entradas duplicadas, pueden ser tediosas y desviar el interés de tus empleados del proyecto principal.

Además, el software de gestión de proyectos actúa como un eje central para el equipo. Almacena los documentos relacionados con el proyecto, permite a los usuarios compartir archivos y dar su opinión, y posibilita una comunicación fluida.

Asegúrate de que la herramienta que elijas incluye las siguientes funciones:

• Mensajería instantánea y comentarios sobre las tareas para garantizar una colaboración fluida.
• Seguimiento del tiempo.
• Compartición de archivos.
• Gestión de recursos y tareas.
• Capacidades de automatización.

2. Entender los entresijos del proyecto

La clave para destacar en un proyecto es entenderlo todo sobre él. Debes comprender la tarea e investigar cada uno de los componentes. Identifica las expectativas del cliente y, a continuación, traza un plan eficaz. También debes definir tus objetivos y el tiempo que te llevará alcanzarlos.

3. Reconocer los requisitos del proyecto

Identificar las necesidades de tu proyecto te evitará gastar más de la cuenta y hacer un esfuerzo adicional para conseguir los recursos necesarios. Una vez que hayas determinado los recursos necesarios, es hora de asignar las tareas.

Como gestor de proyectos, dividirás el gran proyecto en pequeñas tareas y asignarás cada una de ellas a los miembros de tu equipo. Para ello, tienes que conocer la personalidad y los conocimientos de los miembros de tu equipo.

También puedes comunicarte con los miembros de tu equipo para saber con qué tareas se sienten cómodos e incómodos. Esto garantizará su motivación para completar el trabajo sin comprometer la calidad.

Si a tu equipo le falta un miembro para una tarea concreta, puedes ponerte en contacto con el departamento de RRHH. Podrán convencerte para que contrates al candidato adecuado para el puesto vacante y evitar que tus futuros proyectos tengan lagunas sin cubrir.

4. Reducir las distracciones

Las distracciones pueden provocar retrasos en las tareas y resultados de baja calidad. Puedes encontrar distracciones en numerosas formas, como compañeros de trabajo parlanchines, hilos de correo electrónico innecesarios, notificaciones de redes sociales, ruido en la oficina y muchas otras cosas. Es esencial identificar la forma de distracción que puede encontrar tu equipo y tomar medidas para acabar con ella.

Puedes poner en práctica consejos comunes y de eficacia probada para minimizar las distracciones para ti y también animar a tus compañeros de trabajo a ponerlos en práctica. Algunas estrategias comunes son

• Silenciar las notificaciones de las redes sociales mientras se trabaja.
• Incluir la meditación en tu rutina diaria mejora tu concentración.
• Organizar el espacio de trabajo para mantener la motivación.

5. Garantizar una comunicación coherente

Una comunicación coherente y clara entre las partes interesadas y los clientes, así como entre los miembros del equipo, es clave para alcanzar los objetivos del proyecto de forma eficaz. La comunicación también evita los "ataques sorpresa". Supongamos que tu cliente cambia de opinión sobre un componente concreto de tu proyecto. Y no se lo comunicas a algunos o a todos los miembros de tu equipo. Tus compañeros que desconocían el cambio podrían intentar alinear sus tareas en consecuencia en el último minuto y, en consecuencia, perder calidad.

Una comunicación coherente garantizará que nadie se pierda las últimas actualizaciones.

La función de gestión de proyectos de Strikingly

Aquí, en Strikingly, entendemos la importancia de la gestión de proyectos. Por eso ofrecemos funciones de gestión de equipos junto con funciones de creación de sitios web y marketing.

Strikingly te permite invitar a los miembros de tu equipo a tu sitio web para realizar cambios específicos. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

Si eres nuevo en Strikingly, debes registrarte y crear un sitio web con Strikingly. Puedes simplemente elegir una plantilla de sitio web y editarla en el editor de sitios web.

1. Ve al editor de sitios web, y haz clic en "Ajustes" en la esquina izquierda.

2. Ve a "Equipo" y haz clic en "Añadir un compañero de equipo".

Imagen tomada del producto de Strikingly

3. Ahora, selecciona su rol. Strikingly tiene seis puestos entre los que puedes elegir uno para uno de tus empleados.

• Administrador
• Editor
• Gestor de tienda
• Blogger
• Agente
• Derechos de publicación

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4. Introduce la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar la invitación y haz clic en el botón "Enviar invitación".

Diferentes roles conllevan diferentes responsabilidades; por lo tanto, elige bien los roles a la hora de invitar a compañeros o empleados a tu sitio web.

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Por último, el éxito de un proyecto depende de todos los implicados, desde los recursos y la comunicación hasta los miembros del equipo y el director del proyecto. Por lo tanto, es esencial planificar los pasos y mantener una comunicación coherente.