El proceso de diseñar la estructura y el diseño de la organización se conoce como diseño organizativo. Abarca una amplia gama de áreas de la vida laboral, incluidas las estructuras de equipo, los horarios de trabajo, las líneas jerárquicas, los procesos de toma de decisiones, las vías de comunicación y mucho más. Cualquier tipo de organización puede beneficiarse del diseño y rediseño organizativo para cumplir sus objetivos. Hay casos en los que se requiere una reorganización a fondo. Otras veces, modificaciones menores de los sistemas y diseño de la organización pueden garantizar su supervivencia. En este artículo examinaremos los principios del diseño organizativo, sus ventajas para las personas y cómo ponerlos en práctica.

¿Qué es el diseño de la organización?

Empecemos con una definición formal: La gestión y aplicación del plan estratégico de una empresa es el diseño de la organización. La estrategia de la organización determina el mejor diseño organizativo. Esto también significa que no existen mejores prácticas para el diseño organizativo. El diseño organizativo se centra más bien en la creación de una correspondencia óptima entre las decisiones estratégicas de una organización y su entorno organizativo, tal y como tratamos en nuestro programa de certificación en diseño organizativo. La dirección estratégica de la empresa, a menudo conocida como la visión, el propósito y los objetivos de la organización, influye en el diseño organizativo. Éstos dan lugar a estrategias competitivas para la empresa, que la estructura de la organización apoya.

10 conceptos básicos del diseño organizativo

Hemos visto fracasar bastantes intentos dell diseño de la organización porque los altos ejecutivos estaban preocupados debatiendo las ventajas y desventajas de la estructura anterior. Para evitar este resultado, declarar una "amnistía para el pasado". Decidan colectivamente que no señalarán con el dedo ni intentarán defender la estructura organizativa actual ni ningún diseño organizativo anterior. Es hora de seguir adelante. Este tipo de proclamación puede parecer sencilla, pero es sorprendentemente eficaz para mantener la atención en la nueva táctica.

1. Concede el perdón por el pasado

La autorreflexión empresarial debería ser el primer paso en el diseño de una organización. ¿Cuál crees que es tu propósito? ¿Cómo vas a mejorar las cosas para tus clientes, personal e inversores? ¿Qué te distingue de los demás, ahora y en el futuro? ¿Qué habilidades únicas tendrás en el futuro, de dos a cinco años, para ofrecer tu propuesta de valor?

Responder a esas preguntas exige dejar atrás el pasado. Declara una "amnistía para el pasado" para evitar caer en debates sobre las ventajas y desventajas de la organización anterior. Decidan colectivamente que no criticarán ni intentarán defender el status quo actual ni ninguna estructura organizativa anterior. A pesar de su sencillez aparente, este tipo de proclamación tiene un éxito notable a la hora de mantener la atención en la nueva táctica.

2. Crea con el "ADN"

Imagen tomada de usuario de Strikingly

Sin embargo, el marco correcto puede ayudarte a decodificar y priorizar los componentes esenciales del diseño organizativo, que pueden parecer excesivamente complejos. Independientemente del sector, la región o el modelo de negocio de la empresa, hay ocho componentes de construcción básicos que son esenciales. Estos bloques de construcción se unirán para formar los componentes de tu diseño. Puede surgir la tentación de ajustar los ocho componentes de construcción a la vez. Sin embargo, si se hacen demasiados a la vez, pueden interactuar de formas imprevistas y tener efectos secundarios perjudiciales.

Selecciona no más de cuatro o cinco modificaciones que creas que tendrán el impacto inmediato más significativo. Incluso un pequeño número de ajustes podría dar lugar a numerosas variaciones; por ejemplo, el diseño de los motivadores puede tener que diferir según la función. Mientras que los empleados de R&D pueden preferir un plan de carrera con opciones de iniciativas autodirigidas, colaboración externa y formación, los de ventas pueden estar más motivados por los beneficios monetarios.

3. Arregla las estructuras en último lugar, no en primer lugar

La herramienta de comunicación más aparentemente eficaz que existe es el organigrama. Dado que establece vínculos jerárquicos que la gente puede amar o detestar, también tiene un peso emocional. Sin embargo, la jerarquía de una empresa suele volver a su equilibrio inicial, sobre todo cuando los ajustes del organigrama se aíslan de otros cambios. Aunque es posible reducir considerablemente las capas de gestión y los costes a corto plazo, las capas volverán pronto y se perderán las ventajas. No se crea al instante una nueva forma para el diseño de la organización cuando se remodela su estructura organizativa. Estás esbozando una progresión de acciones que harán que la empresa pase del pasado al futuro. Debes diseñar la estructura en último lugar; debe ser la culminación de ese proceso y no su piedra angular. De lo contrario, el cambio no podrá continuar.

4. Concéntrate en lo que puedes influir

Haz una lista de los obstáculos a los que se enfrenta tu organización, incluidas las restricciones y las escaseces (elementos que suelen escasear) (cosas que te frenan constantemente). Hacer un inventario de las limitaciones prácticas hace más accesible la implantación y el mantenimiento del nuevo diseño organizativo.

Las normativas, la escasez de suministros y los cambios en la demanda de los consumidores son algunos ejemplos de limitaciones que pueden escapar a tu control. Sin embargo, es crucial centrarse en lo que se puede cambiar en lugar de atascarse intentando cambiar lo que no se puede. Por ejemplo, si tu empresa fabrica bienes de consumo envasados (CPG) a escala mundial, sería preferible una única estructura mundial con derechos de decisión claros sobre la marca, las reglas y las normas de uso, ya que es más eficaz para crear una imagen de marca sólida. Sin embargo, si hay variaciones regionales en las preferencias de los consumidores por tu producto, puede ser preferible una estructura que tienda a ceder la autoridad de decisión al líder empresarial local.

5. Fomentar la responsabilidad

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Diseña tu organización de forma que resulte sencillo para los individuos responsabilizarse de su parte de la tarea sin ser microdirigidos. Asegúrate de que la información fluye con rapidez y claridad desde el comité ejecutivo a las unidades de negocio, funciones y departamentos, y de que los poderes de decisión son evidentes. La rendición de cuentas puede afianzarse una vez establecidos los derechos de decisión y los motivadores.

Con el tiempo, la gente adquiere el hábito de cumplir su palabra incluso sin castigo oficial. Esta nueva responsabilidad debe alimentarse y fomentarse constantemente, incluso después de que se haya arraigado en la cultura de la empresa. No perdurará si, por ejemplo, los empleados recién contratados incumplen sus promesas o si los incentivos cambian de tal forma que es menos probable que se produzca el comportamiento previsto.

6. Haz que las "líneas y cajas" sirvan a los objetivos de tu empresa

Existe una disposición perfecta de "líneas y cajas" -un "justo medio"- para cada empresa. Es diferente para cada empresa; debe reflejar el enfoque elegido y respaldar los atributos clave que distinguen a la suya. Esto implica que, a pesar de pertenecer al mismo sector, la estructura ideal para una empresa puede no ser la estructura organizativa ideal para otra. Al crear los ámbitos de control (cuántas personas dependen directamente de cada directivo) y los niveles (a qué distancia se encuentra un directivo del CEO) en tu organigrama, ten en cuenta tu propósito. Estos deben ser en gran medida uniformes en todo el diseño de la organización.

7. Resalta el casual

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Las empresas encuentran atractivos los componentes formales, como la estructura y el flujo de información, porque son tangibles. Son fáciles de medir y definir. Sin embargo, sólo cuentan la mitad de la historia. Muchas empresas redistribuyen la autoridad en la toma de decisiones, reconsideran el diseño de la organización o instalan plataformas de intercambio de conocimientos, pero no obtienen los resultados deseados. Esto se debe a que no tienen en cuenta los componentes menos formales y abstractos.

Para que las cosas se hagan, son necesarias normas, compromisos, mentalidades y redes. Representan (y repercuten en) la forma en que las personas sienten, piensan, actúan y se comunican. La organización no funciona como debería cuando estos elementos intangibles no están sincronizados entre sí o con las piezas más concretas.

8. Concéntrate en tus ventajas

Una de las tareas más difíciles para un director general o un jefe de división es reestructurar su organización, sobre todo si se le encomienda dar la vuelta a un negocio en quiebra. Sin embargo, siempre hay áreas de la cultura y las prácticas que pueden mejorarse. Aprovecha estos activos -formales o informales- para que te ayuden a abordar los problemas más acuciantes de tu lista de prioridades. Considera el escenario en el que el compromiso con el cliente es la norma en el diseño de tu organización. Cuando te piden que lo hagas, los empleados están deseosos de ir más allá por los clientes, a menudo completando proyectos antes de tiempo o fuera del alcance porque entienden los retos a los que se enfrentan los clientes. Al crear grupos de debate en torno a ello, puedes llamar la atención sobre ese comportamiento y promoverlo otorgándole recompensas más oficiales. De este modo, se extenderá por toda la empresa.

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Imagen tomada de Strikingly

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Conclusión

Dirigir una empresa es una de las tareas más difíciles a las que se enfrentará en su vida. No será sencillo. Debes vigilar varios factores que ayudan o dificultan el éxito de tu negocio. El factor más crítico en el crecimiento de cualquier negocio es el diseño de la organización. Si adoptas medidas prácticas, podrás garantizar el diseño de la organización adecuado y alcanzar la cima del éxito para tu empresa. Este artículo debería haberte proporcionado una mejor comprensión del papel del comportamiento organizativo en el éxito empresarial. Registrate ya mismo en Strikingly.