Guía completa de planificación de eventos
Guía completa de planificación de eventos
Foto de CHUTTERSNAP en Unsplash
La última década ha sido testigo de un crecimiento sin precedentes en el sector de los eventos especiales. Los expertos calculan que organizaciones y particulares gastan 500.000 millones de dólares al año en eventos especiales. Esto significa que existe un gran mercado para los servicios de organización de eventos. Las personas que trabajan en un nicho concreto del negocio de organización de eventos pueden expandirse rápidamente a otras áreas. Las personas que acaban de iniciar su carrera en la planificación de eventos pueden esperar una carrera fructífera y gratificante por delante.
Esta guía de planificación de eventos debería ofrecerte una visión más amplia de la planificación de eventos y de cómo planificar un evento. Esperamos que sirva de guía para las personas que necesiten gestionar un evento especial, ya sea personal o profesionalmente.
Cómo dirigir tu empresa de organización de eventos
Si estás leyendo esto, probablemente necesites gestionar un evento especial o quieras poner en marcha una empresa de organización de eventos. Además de los atributos personales y la formación profesional, hay tres requisitos esenciales para montar un negocio de organización de eventos.
Paso 1- Registrar tu empresa
Esto puede resultar obvio. Sin embargo, hay que decir que la mejor manera de ofrecer ayuda sobre cómo planificar un evento es empezar por registrar una empresa que pretenda prestar servicios de organización de eventos. En función de tus necesidades empresariales, puedes elegir un tipo de empresa concreto. Por lo general, se trata de una empresa unipersonal o una sociedad de responsabilidad limitada. Las sociedades anónimas son, obviamente, más complicadas y ambiciosas.
Paso 2- Crear un sitio web
Los sitios web son hoy en día una parte omnipresente de la vida cotidiana. En estos días, más a menudo que no, los eventos individuales tienen sitios web dedicados. Si tu empresa de organización de eventos no tiene un sitio web, estás perdiendo clientes. Crear un sitio web ya no es tan difícil como antes. Plataformas como Strikingly han hecho que la creación de empresas y la venta de productos y servicios sean tan accesibles como parece. Tienes que registrar tu nombre de dominio (la dirección de tu sitio web), vincularlo a tu servicio de alojamiento y crear allí tu sitio web. Plataformas como Strikingly ofrecen una solución integral a estos servicios técnicos y permiten crear sitios web elegantes, profesionales y atractivos sin necesidad de tener conocimientos de programación. Con un ojo artístico será más que suficiente. Muchos creadores de sitios web de arrastrar y soltar también crean código compatible con SEO.
Paso 3- Construir una presencia social
Crear una presencia en las redes sociales es uno de los pasos de marketing más esenciales para iniciar un negocio de planificación de eventos. Pero es más complejo de lo que la mayoría de la gente imagina. Debes averiguar qué canales de medios sociales funcionarán mejor para ti. Por su naturaleza, la organización de eventos se inclina hacia plataformas de redes sociales más visuales, donde puedes mostrar todas esas imágenes agradables y atraer a la gente hacia tu trabajo y tu negocio.
¿Cómo planificar un evento?
Sí, lo has adivinado, lo siguiente que te presentará esta guía de planificación de eventos es cómo planificar un evento. La planificación puede tener fines personales, comunitarios o profesionales, como ya hemos mencionado. Obtener la formación y certificación pertinentes sería una buena idea si se trata de lo primero. No sólo te enseñará a planificar un acto, sino que también aumentará considerablemente tu credibilidad. Debes empezar por conocer los detalles críticos de los tipos de actos más comunes. Los componentes típicos de los eventos especiales son los siguientes:
- El acto en sí
Lo primero que debes hacer para planificar un evento es resolver los aspectos básicos. Información como las responsabilidades específicas, las operaciones del evento y el cumplimiento de las obligaciones contables y legales son ejemplos de ello.
- Presupuesto
Una vez que tengas lo esencial del evento fuera del camino, la siguiente tarea que debes llevar a cabo es estimar los costes del evento y trazar un presupuesto en consecuencia. Recuerda que el presupuesto determinará algunos de los aspectos más importantes del acto, como la publicidad, el lugar de celebración y el marketing.
- Lugar de celebración
El lugar de celebración es de vital importancia porque establecerá el marco de fondo y porque muchos detalles relacionados con el evento, como la gestión logística, la comida, la bebida y la decoración, están asociados a él.
- Marketing
Lo siguiente que hay que hacer es trazar un plan de marketing para dar a conocer el evento y atraer a los asistentes. Tu campaña de marketing debe explorar plataformas de medios digitales como sitios web, campañas en redes sociales y boletines de noticias por correo electrónico, además del material de marketing habitual en papel.
- Publicidad
La publicidad forma parte del marketing, pero en el caso de la organización de eventos, merece la pena mencionarla. Los organizadores de eventos suelen realizar campañas publicitarias en medios tradicionales como la televisión, la radio, las revistas y los periódicos, pero cada vez son más los organizadores de eventos que se aventuran con sus anuncios. También están explorando las opciones de publicidad en motores de búsqueda y redes sociales. Lo ideal es que el equipo de marketing se encargue de tus actividades publicitarias. Recuerda que tienes un presupuesto limitado y muchas cosas que hacer. No te pases con el gasto en publicidad.
- Voluntarios
Los eventos especiales, sobre todo los de mayor envergadura, requieren un gran equipo para que todo funcione a la perfección. Naturalmente, esto implica voluntarios, y tú, como planificador del evento, tienes que determinar cosas como la redacción de contratos, la designación de funciones, la programación de reuniones y otras actividades.
- Oradores
Los eventos no son en sí mismos sin un orador principal o un grupo de oradores. Ayudan a atraer al público y a mantener su interés. Naturalmente, con los oradores vienen los contratos, una selección de oradores, biografías y ensayos, y los programas.
- Patrocinadores
Organizar un evento es un asunto caro, y la mayoría de los grandes eventos que ves tienen grandes patrocinadores que los pagan. Una vez más, los patrocinadores también implican la gestión de contratos y logística, e incluso intervienen en el marketing.
- Producción
La producción es una gran parte de un evento, y la grabación de los procedimientos del evento está involucrada. Los contratos también entran en juego en la producción de eventos. Hoy en día, la retransmisión en directo de eventos a través de las redes sociales es cada vez más popular.
- Escenario
Los eventos se presentan en un lugar determinado y en ellos intervienen múltiples dispositivos electrónicos como pantallas, proyectores, conexión a Internet, micrófonos, cables y baterías, entre otros.
- Asistentes
Por último, debes tener en cuenta a los asistentes al evento. Necesitas un canal de comunicación con los asistentes y un proceso de pago para cobrar las cuotas. También puedes utilizar el correo electrónico para mantener abiertos los canales de comunicación tras el evento. Insignias, direcciones y puntos de acceso son otros datos relacionados con los asistentes que debes recordar.
Pasos de la planificación de eventos
Puedes planificar la mayoría de los eventos siguiendo los siguientes pasos:
Paso 1- Averigua los objetivos y metas del evento
Paso 2- Crea tu equipo
Paso 3- Crea un presupuesto para tu evento
Paso 4- Selecciona una fecha y un lugar para el evento y comprueba la disponibilidad
Paso 5- Selecciona a los ponentes
Paso 6- Publicidad y marketing del evento
Paso 7- Ejecuta el acto propiamente dicho
Dividir un acto en los pasos anteriores facilita su planificación y gestión.
¿Qué hay que incluir en una lista de planificación de eventos?
Asegúrate de tener a mano la siguiente lista de comprobación cuando llegue el gran día. Asegúrate de tenerlo todo previsto:
Aspectos esenciales del evento, como
- Tipo de acto
- Fecha y hora
- Objetivo del acto
- Lugar
- Objetivos del acto
- Público
- Presupuesto del acto
- Diseño del acto
- Decoración del acto
- Comida y bebida, no dude en ser creativo
- Entretenimiento y experiencia prevista para los invitados
- Elabora un plan de marketing
- Prepárate para lo inesperado y planifica minuciosamente
- Prepara un cuadro logístico para el día del evento
- Plan de seguimiento del evento
¿Cuáles son los mejores consejos para organizar un evento?
La organización de eventos es estresante, e incluso a los profesionales les resulta una tarea difícil. No te preocupes. Los siguientes consejos sobre organización de eventos pueden serte de gran ayuda:
- Empieza a planificar el evento lo antes posible
En el caso de los grandes eventos, debes empezar a planificarlos entre cuatro y seis meses antes. La planificación de eventos más pequeños debe comenzar al menos un mes antes del evento en sí. Asegúrate de que todos los contratos con los proveedores estén listos dos o tres semanas antes de la fecha del evento.
- Mantén la flexibilidad
Siempre habrá cambios en el plan inicial del evento. Es aconsejable mantener la flexibilidad.
- Negocia, negocia y negocia
Ten en cuenta que los costes imprevistos son casi una regla. No dejes que los proveedores te convenzan de un coste de servicio no negociable y unilateral. Intenta mantener las ofertas entre un 5 y un 10% por debajo de tu presupuesto.
- Asigna responsabilidades
Divide los elementos de tu evento en secciones como catering, registro, transporte, etc., y asigne la responsabilidad de cada una a un miembro concreto del equipo.
- Crea un documento compartido relacionado con el evento
Estamos en la era de la computación en nube, lo cual es estupendo. Como último de nuestros consejos para la planificación de eventos, debes saber que un documento central común accesible a todos los miembros del equipo es una gran ayuda para la planificación de eventos. Si algo se desvía, el documento garantizará que se identifique desde el principio.
Al relajarse las normas de distanciamiento social, los eventos vuelven a ser habituales y populares. Y la gente está más que deseosa de participar en ellos tras varios meses de encierros y cuarentenas.
He aquí un cóctel para una gran noche de eventos. ¡Espero verte allí!