Un plan de continuidad de negocio, o PCN para abreviar, es como un mapa que ayuda a una empresa a mantenerse abierta y en funcionamiento aunque ocurra algo inesperado, como una gran tormenta o un corte de electricidad.

Imagínate que tu empresa es un gran edificio; dentro de ese edificio están todas las cosas que hacen que tu empresa funcione, como ordenadores, teléfonos y máquinas. La planificación de la continuidad de la actividad informa a las personas que trabajan en tu empresa de lo que tienen que hacer si algo le ocurre al edificio o a cualquier cosa de su interior.

Por ejemplo, si hay una gran tormenta y se va la luz, el plan de continuidad de la actividad indicará a los empleados de la empresa dónde están los generadores de emergencia y cómo encenderlos para que puedan seguir trabajando. También indicará a los empleados qué hacer si no pueden acceder al edificio, dónde ir y cómo mantenerse en contacto.

El plan también debe incluir una lista de números de teléfono y contactos importantes, como la compañía eléctrica y la policía, para que los empleados de la empresa sepan a quién llamar para pedir ayuda.

Tu empresa necesita tener un PCN porque le ayuda a seguir trabajando y sirviendo a sus clientes, incluso si ocurre algo inesperado. Al igual que tienes un plan para saber qué hacer si hay un simulacro de incendio en el colegio, un PCN es un plan para tu empresa que garantiza que tu negocio siga funcionando incluso durante una emergencia.

¿Qué es un Plan de Continuidad de Negocio?

La planificación de la continuidad de la actividad es una hoja de ruta que indica cómo seguirá funcionando tu empresa durante y después de una catástrofe u otro acontecimiento inesperado. Piensa en ello como un plan B para cuando las cosas no vayan según lo previsto.

La planificación de la continuidad de la actividad es crucial porque ninguna empresa es inmune a las interrupciones. Ya sea una catástrofe natural, un ciberataque o incluso un apagón, los imprevistos pueden ocurrir en cualquier momento. Pueden tener un impacto sustancial en la capacidad de funcionamiento de tu empresa.

La planificación de la continuidad de la actividad describirá los pasos que debes dar en tu empresa para minimizar el impacto de una interrupción y volver a la normalidad lo antes posible. Este plan incluye la identificación de procesos y recursos críticos, el desarrollo de procedimientos para mantener o restablecer esas operaciones y la comunicación con empleados, clientes y otras partes interesadas.

Un aspecto clave de la planificación de la continuidad de la actividad es probar y actualizar periódicamente el plan para garantizar su eficacia. Es crucial asegurarse de que la empresa está preparada para las interrupciones y de que cada empleado comprende las tareas y responsabilidades que le corresponden. Un plan de continuidad de la empresa no es un documento único. Es un documento vivo que debe revisarse y actualizarse periódicamente.

¿Por qué necesitas un plan de continuidad de negocio?

La planificación de la continuidad del negocio es fundamental para ayudarte a mantenerte a flote en tiempos difíciles. He aquí cinco razones por las que tu empresa necesita un plan de continuidad de negocio para que no te arrepientas:

1. Para seguir en activo

El objetivo de un plan de continuidad de la empresa es garantizar que una empresa pueda seguir funcionando durante y después de una catástrofe u otro acontecimiento inesperado. Sin un plan, tu empresa podría verse en serios problemas si ocurre algo inesperado.

2. Para minimizar el impacto de una interrupción

La planificación de la continuidad de la actividad describe los pasos que debe dar una empresa para minimizar el impacto de una interrupción y volver a la normalidad lo antes posible. Esto puede ayudar a una empresa a recuperarse más rápido y con menos daños.

3. Para proteger tu reputación

Si una empresa no puede mantener las puertas abiertas durante una crisis, puede dañar su reputación. La planificación de la continuidad del negocio puede ayudar a tu empresa a mantener su reputación mostrando a los clientes y otras partes interesadas que siempre estás preparado.

4. Para mantener a salvo a los empleados

Si creas un plan de continuidad de negocio, puedes garantizar que los empleados estén seguros durante una crisis, lo que es vital para su bienestar y también para el de sus familias.

Imagen tomada de usuario de Strikingly

5. Cumplir la normativa

Muchos sectores tienen normativas que obligan a las empresas a disponer de un PCN. Incluso ofrecen una guía sobre el plan de continuidad de la empresa: aprovéchela. Un plan de continuidad de la empresa eficaz puede ayudarte a cumplir la normativa y evitar costosas multas o sanciones.

Anatomía de un plan de continuidad de negocio

Un plan de continuidad de negocio (PCN) consta de varias partes, cada una de las cuales desempeña un papel importante. He aquí algunas de las partes más críticas de un plan de continuidad de la empresa:

1. Evaluación de riesgos

Esta parte del plan examina todas las cosas que pueden salir mal y la probabilidad de que ocurran. La evaluación de riesgos ayuda a tu empresa a determinar para qué planificar y cuántos recursos asignar.

2. Análisis del impacto en la empresa

Una vez completada la evaluación de riesgos, el análisis del impacto en el negocio examina cómo las distintas interrupciones podrían afectar a las operaciones, las finanzas y la reputación de tu empresa. Aquí puedes priorizar lo que más necesitas proteger.

3. Respuesta ante emergencias

En esta sección se describen los pasos que debe dar tu empresa inmediatamente si ocurre algo. La respuesta de emergencia incluiría

• a quién llamar
• dónde ir
• cómo comunicarte con tus compañeros de trabajo y con tus clientes
  

4. Recuperación

Esta parte del plan describe los pasos que dará tu empresa para volver a la normalidad lo antes posible. Esta parte puede incluir el restablecimiento del suministro eléctrico, la vuelta a la red o el traslado a la ubicación temporal designada.

5. Pruebas y mantenimiento

Un plan de continuidad de la empresa no es un documento único. Debes probarlo y actualizarlo periódicamente para asegurarte de que sigue siendo eficaz y se ajusta a las necesidades y recursos actuales de tu empresa.

6. Plan de comunicación

Esta sección describe cómo se comunica tu empresa con otros empleados, clientes y partes interesadas durante y después de una interrupción.

Un plan de continuidad de la empresa es un documento exhaustivo cuya elaboración requiere mucho trabajo, pero créenos. Merece la pena.

Redacta un plan de continuidad de negocio eficaz

Redactar un plan de continuidad de negocio (PCN) puede parecer desalentador, pero es un proceso bastante sencillo una vez que se divide en pequeños pasos. He aquí un esquema básico de cómo redactar un plan de continuidad de la empresa eficaz:

1. Conoce tu empresa. Tienes que entender bien tu empresa y cómo funciona antes de empezar a redactar el plan. Tienes que identificar las operaciones y recursos críticos que hay que proteger en caso de interrupción.

Imagen tomada de usuario de Strikingly

2. Realiza una evaluación de riesgos. Cuando hagas la evaluación, fíjate en todas las cosas diferentes que podrían salir mal y en lo que se puede interrumpir. Pregúntate: "¿Qué probabilidad hay de que ocurra x?". Responder a esta pregunta te ayudará a priorizar lo que necesitas planificar.

3. Identifique las operaciones y recursos críticos. Una vez que conozcas bien tu negocio y los riesgos a los que puedes enfrentarte, tienes que identificar las operaciones y recursos críticos esenciales para mantener el negocio en marcha. Podrías incluir en tu lista cosas como la electricidad, Internet y el personal clave.

4. Desarrolla procedimientos. Cuando sepas qué proteger, desarrolla estrategias para mantener o restablecer esas operaciones y recursos. Por ejemplo, debes incluir pasos para encender generadores de reserva o trasladarte a una ubicación temporal.

5. Prueba y actualización del plan. Como ya hemos dicho, tu plan de continuidad de negocio no es un documento único. Establece un calendario para comprobar su eficacia y actualidad. No querrás tener una solución obsoleta para una emergencia acuciante.

Crea tu plan de continuidad de negocio con Strikingly

Imagen tomada de Strikingly

El creador de sitios web Strikingly es una herramienta que puedes utilizar para crear un sitio web para tu plan de continuidad de la empresa. Aquí hay algunas maneras en que puedes utilizar Strikingly para crear un sitio web BCP:

• Crea una página dedicada a tu plan de continuidad de negocio. Puedes crear una página dedicada en tu sitio web que describa tu plan de continuidad empresarial y proporcione información esencial para empleados y clientes en caso de emergencia.
• Incluye un enlace a tu PCN en tu página de inicio. Puedes incluir un enlace a la página de tu plan de continuidad de la empresa en tu página de inicio para que sea fácilmente accesible para cualquiera que visite tu sitio web.
• Crea una página de contacto. Puedes crear una página de contacto en tu sitio web que incluya números de teléfono y direcciones de correo electrónico importantes para los empleados y contactos clave.
• Utiliza la función de blog integrada en Strikingly para publicar actualizaciones. Si se produce una emergencia, puedes utilizar la función de blog integrada de Strikingly para publicar actualizaciones sobre el estado de tu negocio y cualquier cambio en tus operaciones.
• Crea una página de destino con una llamada a la acción. Puedes crear una página de destino con una llamada a la acción animando a los empleados y clientes a descargar una copia de tu documento de planificación de continuidad de negocio y tenerlo a mano. Puedes subir una copia en PDF de tu plan de continuidad de la actividad y ponerle un hipervínculo en un botón, un texto o una imagen.

Imagen tomada de usuario de Strikingly

• Utiliza las plantillas personalizables de Strikingly para crear un sitio web eficaz y de aspecto profesional para la planificación de la continuidad de tu empresa.
  

Para terminar

Un plan de continuidad de la empresa eficaz no es sólo una buena idea. Es esencial para cualquier empresa. Es mejor estar preparado y tener un plan que ser sorprendido con la guardia baja y luchar por sobrevivir.

Utilizando el creador de sitios web Strikingly, puedes crear un sitio web fácil de usar y de aspecto profesional para tu plan de continuidad de negocio que proporcione información crítica y actualizaciones a tus empleados, clientes y partes interesadas.