¿Eres un profesional motivado que busca constantemente técnicas innovadoras y eficaces de gestión de proyectos? ¿Quieres descubrir cómo hacer que los procedimientos de tu empresa sean más sólidos y mejores? En el mundo empresarial, muchos líderes audaces persiguen constantemente la mejora ajustada de los procesos. Si eres uno de ellos, has llegado al lugar adecuado. En este artículo aprenderás los fundamentos de lo que es la mejora ajustada de procesos.

También repasaremos las ventajas de las técnicas de mejora de procesos ajustados para diversos sectores económicos. Por último, hablaremos de cómo implantar la mejora de procesos ajustada en tu sector. He aquí nuestra guía de métodos de mejora ajustada de procesos.

¿Qué es la mejora de procesos ajustados?

La mejora de procesos ajustados es un fenómeno que ayuda a eliminar los residuos de las operaciones y procedimientos de su empresa. Obliga a los empresarios a concentrarse en tareas que añaden valor para sus clientes.

La mejora continua es la piedra angular de los métodos de mejora ajustada de procesos. Utiliza una serie de instrumentos y métodos de mejora de procesos ajustados para hacer y seguir evolucionando. Los convencidos de esta ocurrencia vigilan de cerca el tiempo que transcurre desde que se hace un pedido hasta que el comprador paga. Quieren acortar este plazo deshaciéndose de cualquier componente innecesario.

Según un estudio, tras aplicar los principios básicos de la mejora de procesos lean, el 92% de los equipos implicados informaron de mejoras de moderadas a considerables en el éxito de sus proyectos. Sin embargo, las ventajas de utilizar estos métodos de mejora ajustada de procesos van mucho más allá del éxito de los proyectos. Hubo una gran variedad de respuestas de los participantes cuando se les pidió que enumeraran las tres ventajas de la estrategia que más les afectaban. Esta variedad reflejaba la amplia aplicabilidad de los enfoques, que iban desde la gestión eficaz de la complejidad de los procesos hasta la mejora de la motivación de los equipos.

10 ventajas de utilizar métodos de mejora de procesos ajustados

Las empresas se liberan de la ineficacia gracias a la mejora ajustada de procesos, que proporciona a los empleados las herramientas que necesitan para operar con eficacia. Más de 3.000 respuestas a una encuesta sobre empresas ajustadas muestran que éstas son las 10 principales ventajas de los procesos ajustados.

1. Controla la complejidad del equipo y los procesos

Las empresas de hoy en día deben gestionar equipos de trabajo grandes y distantes. Pueden gestionar la diversidad de los miembros del equipo, las diferencias culturales y la coordinación aplicando la mejora de procesos lean. El éxito de los proyectos requiere una coordinación eficaz, que sólo puede lograrse si todos los miembros del equipo conocen la complejidad de los flujos de trabajo.

2. Mejora tu control sobre las prioridades cambiantes

Operar en un lugar de trabajo donde las prioridades cambian es todo un reto. Pero en determinadas circunstancias, los trabajadores deben comunicarse con la alta dirección. La reasignación de recursos y el cambio de enfoque se simplifican con la implementación de la mejora de procesos lean.

3. Mejora de la visibilidad del proyecto por parte de los miembros del equipo

Ser más consciente del progreso y el rendimiento de un proyecto implica tener una mayor visibilidad del mismo. Incluye la distribución de recursos y cualquier amenaza asociada. Es posible ampliar la visibilidad a través de la mejora de los procesos ajustados. Como resultado, resulta más fácil asegurarse de que todos los implicados son conscientes de los objetivos del proyecto y de cómo pueden contribuir a alcanzarlos.

4. Mejora de la eficacia de los procesos empresariales

Imagen tomada de usuario de Strikingly

La eficiencia del proceso es la cantidad de trabajo necesario para obtener un resultado empresarial específico. Este resultado puede adoptar la forma de cualquier cosa que cree la empresa, incluido el producto, la prestación de servicios u otros resultados tangibles e intangibles. Las empresas pueden aumentar la eficiencia de los procesos utilizando técnicas de mejora de procesos ajustados.

5. Aumenta la productividad del grupo

Uno de los principales elementos que influyen en el auge de un proyecto es la productividad de los miembros del equipo. Las técnicas de mejora ajustada de procesos aumentan la productividad del equipo al mantener el compromiso de todos con la consecución de los objetivos.

6. Reduce el plazo de entrega

Minimizar el plazo de entrega es uno de los objetivos de cualquier empresa para aumentar los ingresos. Tu empresa podrá expandirse en términos de ingresos y ventas con mayor rapidez cuanto más rápido puedas persuadir a tus clientes potenciales para que realicen una compra. Utilizando la mejora de procesos ajustada, puede eliminar cualquier tarea y actividad que no contribuya directamente a la creación de leads.

7. Aumenta el espíritu de grupo y la moral

Los equipos de trabajo se sienten más responsables de ofrecer resultados cuando conocen sus obligaciones. Cuando las personas cooperan para alcanzar objetivos compartidos, su motivación y moral se disparan. Las metodologías de los métodos lean de mejora de procesos merecen gran parte de los elogios.

8. Aumenta la visibilidad de las partes interesadas

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La mejora ajustada de los procesos exige un enfoque directo y unas prácticas empresariales rigurosas. Explicar, aplicar e informar sobre los procesos se hace más manejable cuando se eliminan todas las operaciones improductivas. Esto aumenta la concienciación de las partes interesadas sobre los procesos y los resultados de la empresa.

9. Recorte de gastos

Se eliminan muchos gastos en los que se incurriría de otro modo al concentrarse únicamente en tareas que benefician a la empresa y a los clientes. Cuando una empresa aplica la mejora ajustada de procesos, es posible que tengas que eliminar determinados procedimientos y etapas de tus operaciones. Como resultado, los gastos y los costes se reducen.

10. Prevee la entrega de valor al cliente

La principal prioridad de una empresa a la hora de desarrollar técnicas de mejora de procesos ajustados es ofrecer valor al cliente. Por lo tanto, es lógico que seas capaz de prever con mayor exactitud el servicio que puede prestar al cliente si aplicas la optimización de procesos ajustados.

Puesta en práctica de la mejora ajustada de procesos

A continuación se indican algunas acciones que puede llevar a cabo para utilizar las técnicas de mejora ajustada de procesos con el fin de replantear las operaciones de tu empresa.

a. Examina tus métodos de mejora de procesos ajustados

Estudiar y comprender los procesos ya implantados es el primer paso que debes dar para la mejora ajustada de procesos. Examina su funcionamiento. El modelo de mapeo AS-IS, que representa gráficos de estos procesos y sus fases, ayuda a hacerlo. Haciendo esto puede hacerte una idea de lo que hay detrás de los cuellos de botella de tu empresa. También puedes realizar entrevistas con tu personal para obtener algunas de las respuestas más cruciales, mejorando aún más este enfoque. Ellos son los que mejor sabrían dónde hay que mejorar tus procesos de conducta.

b. Determina las mejoras

Debes modelar tus procesos después de realizar un análisis de los mismos para encontrar cualquier margen de mejora. Para este paso, dibuja un nuevo diagrama y discute las ideas con los miembros del equipo. Los pasos sugeridos por el nuevo modelo deberían ayudar a alcanzar el objetivo de esta actividad. Decidir quién es el más adecuado para poner en práctica las ideas de mejora del proceso ajustado. Crea la estrategia desde cero. Piensa en la importancia de cada actividad y en los lugares adecuados para llevarla a cabo. Determina los problemas actuales para poder resolverlos o eliminarlos.

c. La puesta en práctica

En este punto, el grupo debe empezar a plantearse cómo poner en práctica las ideas acordadas. Corresponde a los gestores del proyecto determinar si las técnicas de mejora de procesos ajustados sugeridas serán eficaces a largo plazo una vez consideradas las nuevas ideas.

d. Aplicación e inspección

Sólo cuando se consigue la mejora ajustada de los procesos es posible una ejecución, supervisión y gestión rigurosas. Los equipos de trabajo comprometidos pueden mejorar la ejecución de un proyecto tras evaluarlo a fondo. El grado de desarrollo de los procesos depende del orden de ejecución. Todavía es posible que los nuevos procedimientos encuentren más dificultades. Sin embargo, esta identificación adicional de problemas sirve simplemente para mejorar la optimización de los procesos.

e. Reduce el riesgo

El riesgo que conlleva la producción y el comercio frecuente es inherente. Durante este periodo, se deben identificar las tareas o elementos peligrosos del proceso actual y eliminarlos o hacerlos más sencillos. Esto puede implicar automatizar un proceso o alterar la forma en que se lleva a cabo.

f. Actividad de valor añadido

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Se trata de una etapa crucial en todo el procedimiento. A la hora de implantar la mejora ajustada de procesos, hay algunas cosas que deberías preguntarte. ¿Tus responsabilidades y esfuerzos mejoran la calidad de los bienes o servicios que ofrece tu empresa? ¿Has dejado de realizar acciones innecesarias? Si has respondido "Sí" a estas preguntas, sólo tienes que seguir mejorando tus procedimientos. Crear un sitio web profesional es el primer paso en la aplicación de la mejora ajustada de procesos para una empresa en línea. Puedes crear un sitio web para promocionar tu marca de forma rápida y asequible utilizando las plantillas listas para usar que ofrecen muchas plataformas de creación de sitios web.

6. Verifica la adherencia

Aunque toda la cultura de una empresa debe cambiar para apoyar la mejora de procesos ajustados, tu sector u organismo regulador puede tener métricas, prácticas y puntos de referencia específicos que debes seguir. La eficiencia no debe ir en detrimento del cumplimiento.

7. Mejora la experiencia del cliente

Imagen tomada de usuario de Strikingly

Los expertos en marketing consideran que la experiencia del cliente es "el momento de la verdad" para juzgar la eficacia de un plan de mejora de procesos ajustados. Cualquier mejora que se introduzca en la producción o el servicio debe tener, en última instancia, un efecto favorable en el cliente.

Imagen tomada de Strikingly

Conclusiones sobre la mejora ajustada de procesos

Ha llegado el momento de reafirmar que la mejora ajustada de procesos es una actividad continua, ahora que ya sabes lo crucial que es para el éxito y la eficacia de una empresa. Si intentas cambiar todo en tu empresa de la noche a la mañana, seguramente fracasarás y probablemente empeorarás las cosas. Una vez que hayas creado una empresa de éxito, identifica las principales áreas de ineficacia de tu organización y céntrate en ellas de una en una.

Por último, recuerda que las personas que trabajan duro cada día son tus activos más preciados. Sin su participación, intentar identificar los problemas y desarrollar soluciones equivale a conducir a ciegas cuando bastaría con abrir los ojos.

Al ahorrar tiempo y dinero durante la creación web, quienes diseñan sitios web en Strikingly pueden servir mejor a sus clientes. Pueden concentrarse más en las áreas de su empresa que añaden más valor. La interfaz de Strikingly, fácil de usar, mejora las técnicas de creación de sitios web y ofrece a los visitantes una experiencia de navegación agradable. También puedes construir un sitio web completo en Strikingly si utilizas la mejora de procesos ajustados y quieres publicitar tu empresa online. No necesitas saber programar ni escribir ningún código, así que no te preocupes. Todo lo que tienes que hacer es utilizar nuestra interfaz de editor de arrastrar y soltar para añadir tu contenido a una de nuestras plantillas de sitio web. Tu sitio web estará operativo en cuestión de horas.