Tanto si eres un recién licenciado como alguien con mucha experiencia en tu campo respectivo, el arte de escribir un correo electrónico profesional es esencial para garantizar el crecimiento en tu carrera. Como el medio de comunicación más extendido en el mundo actual es el correo electrónico, tendrás que escribir un correo electrónico profesional desde el principio de tu vida práctica. Existe la creencia generalizada de que la primera impresión es la última. Cuando alguien lee un correo electrónico profesional escrito por ti, ya ha decidido al menos la mitad de su tiempo si quiere seguir colaborando contigo o no. Por lo tanto, debes saber exactamente lo que haces al redactar tus correos electrónicos.
Mucha gente te dirá cómo escribir un correo electrónico profesional, pero no basta con algunos consejos. Para algo tan importante como esto, es necesario dominar algunos consejos básicos para escribir un correo electrónico profesional que puedes tener en mente todo el tiempo.
10 consejos para escribir correos electrónicos profesionales
A continuación, te presentamos 10 excelentes consejos que te ayudarán a mejorar tus habilidades para escribir un correo electrónico profesional.
1. Haz que el asunto vaya al grano y tenga un propósito
Hay muchas posibilidades de que la persona a la que envíes este correo electrónico profesional ya esté inundada de demasiados correos electrónicos. En ese caso, tendrás que elegir cuáles leer y cuáles enviar directamente a la papelera. Hacer que el asunto tenga sentido y parezca importante hará que el destinatario lea tu correo electrónico profesional.
La clave para escribir un asunto de correo electrónico pegadizo es hacerlo preciso, pero de forma que genere un poco de curiosidad en la mente del lector. Muchos correos electrónicos de marketing utilizan citas en las líneas de asunto, como "¿Deseas un cupón de descuento para tu próxima visita?".
2. Expone tu propósito al principio
Si el lector no encuentra el propósito principal de tu correo electrónico al principio, podría empezar a hojearlo y perderse algunos de los puntos importantes a los que querrías que prestara atención. Por lo tanto, es fundamental exponer y resumir el motivo de la redacción al principio. De este modo, el lector podrá calibrar la urgencia del mensaje y responder en consecuencia.
No importa lo largo que sea el cuerpo de tu email, si el lector sabe desde el principio de qué va, estará más interesado en leerlo hasta el final. La capacidad de atención de los seres humanos en esta era digital es sorprendentemente muy baja. A veces, tenemos que recurrir a trucos y consejos para poder leer nuestros propios contenidos hasta el final.
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3. Haz que el email sea conciso
Tu email profesional debe ser conciso. Si empiezas a escribir largos párrafos con poco contenido real en cada uno de ellos, tu email perderá la importancia que se merece a ojos del lector. Al igual que nos gusta gestionar nuestro propio tiempo de forma eficiente, deberíamos intentar valorar también el tiempo del lector. La capacidad de atención de un individuo medio no le permite leer correos electrónicos tan largos.
Del mismo modo, el uso de mucha jerga tampoco ayuda. Un email profesional debe tener un lenguaje claro y decente, que no sea ni complicado ni cutre. Si recibes un email de una marca o de un colega que te parece bastante profesional, léelo un par de veces para captar el tono de escritura. Intenta sumergirse en ese estilo para que la próxima vez que escribas un email profesional, puedas adoptar automáticamente ese tipo de flujo en el cuerpo de tu email.
4. Suena profesional
Al escribir un correo electrónico profesional, es necesario que suene profesional y formal. Esto significa que la jerga es un gran no. No da la impresión correcta leer jerga cuando sabes que se trata de un correo electrónico profesional.
Utiliza un tono cordial, pero ten cuidado con las palabras que empleas. Si trabajas en una empresa multinacional o diriges un negocio internacional, debes tener especial cuidado con esto. Si un determinado tipo de jerga se considera correcto en tu país, puede que se considere educado en la cultura de otro país.
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5. Recuérdales que eres tú
Si has colaborado antes con ellos o los has conocido en persona, podrías recordarles algo de ti mencionando algo que ocurrió cuando os conocisteis o algún compromiso que adquirieron contigo en vuestras conversaciones anteriores. Esto les ayudaría a identificar quién eres y aceleraría su respuesta.
Esta técnica se utiliza a menudo en los correos electrónicos de marketing, que también son un tipo de correo electrónico profesional. Si visitas un sitio web y te suscribes a su boletín, por ejemplo, es probable que te recuerden los productos que viste en el sitio web en tu última visita en el boletín que recibirás de ellos.
6. Refuerza tu propósito
Al terminar el correo electrónico, antes de pasar a los comentarios finales, asegúrate de resumir en una sola línea o un máximo de dos tu intención de volver a escribirles el correo electrónico. Esto no alargará innecesariamente el mensaje, sino que dejará claro al lector lo que quieres de él, resumiéndole el mensaje.
Los correos electrónicos profesionales siempre se envían con un propósito. Asegúrate de transmitir claramente al destinatario cuál es ese propósito. Enviar correos extravagantes cuando no son realmente necesarios puede hacer caer su valor a los ojos de tus colegas o clientes.
7. Sé amable en tus comentarios finales
En un mundo en el que todo el mundo está ocupado, es bueno ser amable. No todo el mundo tiene tiempo de mostrarse agradecido y amable todo el tiempo. Pero no podemos ignorar el impacto que tiene en el lector. Cuando el lector se siente apreciado, tiene más ganas de cumplir el propósito por el que se escribió el correo electrónico profesional. Así que agradece adecuadamente al destinatario por tomarse el tiempo de leer tu correo electrónico y añade una línea que dé la impresión de que esperas ansiosamente su respuesta.
8. Crea una firma estándar
Crea una firma estándar que puedas utilizar para firmar todos los correos electrónicos profesionales que envíes. De este modo, no tendrás que volver a pensar cómo escribir tu nombre y tu designación o cargo, por ejemplo, al terminar tu correo electrónico. Ahorrarás tiempo y harás que el destinatario se acuerde de ti si mantienes un contacto frecuente con él y le escribes un correo profesional a menudo.
No subestimes la importancia de indicar que el destinatario no debe dudar en ponerse en contacto contigo. Conviene que lo hagas en el primer correo electrónico que envíes, en lugar de tener que enviar un par de correos sólo para recordar a la persona correspondiente que has estado esperando su respuesta.
9. Corrige el correo electrónico antes de enviarlo
Independientemente de tu nivel de experiencia en la redacción de un correo electrónico profesional, es posible que hayas cometido algún error gramatical u ortográfico al escribir. También es posible que se te haya olvidado escribir algo a lo que querías dirigirte. Por lo tanto, acostúmbrate a releer siempre tu correo electrónico profesional antes de enviarlo al destinatario.
- Al corregirlo, asegúrate de haber incluido todos los elementos necesarios de un correo electrónico profesional. Entre estos elementos se incluyen los siguientes
- Un asunto adecuado que sea conciso y completo.
- Un saludo respetuoso y apropiado que indique que estás escribiendo un correo profesional.
- El cuerpo principal indica claramente el propósito de tu correo electrónico.
- Comentarios finales que suenen respetuosos.
- Tu firma.
10. Seguimiento
Debes encontrar un equilibrio entre inundar la bandeja de entrada del destinatario con tus correos y hacer un seguimiento cortés para asegurarte de que tu correo profesional no queda ignorado entre tantos otros correos en la bandeja de entrada del destinatario. Tienes que asegurarte de que tu trabajo se lleva a cabo y, por lo tanto, debes mantenerte en contacto con el destinatario y pedirle actualizaciones con educación.
Conclusión
Si sigues todas las instrucciones o consejos mencionados, hay muchas posibilidades de que obtengas el resultado deseado al enviar tus correos electrónicos. Además, debes seguir practicando tus habilidades comunicativas para que, cuando los conozcas en persona, tu persona refleje la impresión que diste en tu correo electrónico profesional.
Si estás escribiendo un correo electrónico profesional a un cliente, ten en cuenta que tener tu dirección de correo electrónico en el dominio de tu empresa crea una impresión perfecta. Si construyes el sitio web de tu marca en Strikingly, puedes crear fácilmente direcciones de correo electrónico personalizadas para llevar tus esfuerzos de divulgación a un nivel completamente nuevo.
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