Es fundamental que evalúes tu empresa con frecuencia para verificar que estás en la ruta correcta. Una de las partes más cruciales de cualquier negocio es la gestión del inventario. ¿Cómo ha funcionado gestionar el inventario en tu pequeña empresa? ¿Has tenido alguna vez las cosas adecuadas cuando las has necesitado? ¿Has perdido alguna vez una venta por falta de existencias de un artículo? ¿O has perdido dinero porque tenías demasiado inventario?
En este post repasamos algunas de las mejores prácticas para gestionar el inventario, así como las técnicas fundamentales para gestionar el inventario y lo que hay que buscar en un software de gestión de inventarios ineficaz.
¿Qué es la gestión de inventarios?
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Gestionar el inventario es un componente de la gestión de la cadena de suministro que trata de garantizar que los productos adecuados estén disponibles para la venta en el momento y la cantidad adecuados. Las empresas pueden reducir los costes de llevar un inventario extra y aumentar las ventas si se hace correctamente. El software de gestión de inventarios puede ayudarte a entender cómo hacer un seguimiento del inventario en tiempo real, haciendo que el proceso sea más eficiente.
Si gestionas el inventario correctamente, puedes garantizar que tienes a mano los productos adecuados en las cantidades correctas, evitando que se agoten los productos y que se desperdicie dinero en exceso de inventario.
También puedes asegurarte de que tus productos se venden a tiempo para minimizar el deterioro o la obsolescencia, así como el desperdicio de dinero en inventario que está ocupando espacio en un almacén o depósito.
Diferentes tipos de inventario
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Antes de abordar que gestiones el inventario de forma eficaz, debes comprender primero qué implica el inventario. Estas son sólo algunas de las muchas formas de inventario:
- Materias primas, que son los materiales que empleas para fabricar tus productos
- Productos inacabados y trabajos en curso que aún no están listos para la venta
- Productos acabados, que suelen guardarse en un almacén hasta que se venden o exportan
- Productos en tránsito, que han salido del almacén y están de camino a su destino final
- Inventario de ciclo, que se refiere a las cosas que se entregan a una empresa desde un proveedor o fabricante y que se venden a los clientes inmediatamente
- Inventario de anticipación, o mercancía sobrante en preparación para un aumento de las ventas
- Inventario de desacoplamiento, que se refiere a los componentes, suministros o productos que se han reservado en previsión de una ralentización o paralización de la fabricación
- Artículos MRO, que ayudan al proceso de fabricación y significan "suministros de mantenimiento, reparación y operación".
- El inventario de reserva, también conocido como "stock de seguridad", actúa como red de seguridad en caso de un problema imprevisto o la necesidad de un inventario adicional
- Clasificar tu inventario te permite ver qué bienes pertenecen a la misma categoría y gestionarlos en consecuencia. Por ejemplo, gestionarás los productos acabados de forma diferente a los recursos en bruto.
Proceso de gestión del inventario
Gestionar el inventario es el proceso de seguimiento y regulación de las existencias a medida que pasan de los proveedores a los almacenes y finalmente a los clientes. Las cinco etapas principales que hay que seguir son las siguientes:
1. Compras: Puede incluir la compra de materias primas para transformarlas en productos o la compra de productos listos para la venta que no requieren ningún montaje.
2. Fabricación: Reunir el producto acabado a partir de las piezas que lo componen. La fabricación no es para todas las empresas; los mayoristas, por ejemplo, pueden optar por saltarse este proceso por completo.
3. Mantener las existencias: Tener a mano las materias primas antes de fabricarlas (si es necesario) y los productos acabados antes de venderlos.
4. Las ventas: Llevar tu inventario a las manos de los clientes y cobrarles.
5. Informes: Las empresas deben saber cuánto están vendiendo y cuánto dinero están ganando con cada venta.
Beneficios del software de gestión de inventarios
- Reduce los costes, aumenta el flujo de caja y mejora los resultados de tu empresa
- Mantener registros de inventario en tiempo real
- Ayuda a la previsión de la demanda
- Evitar la escasez de productos y de producción
- Evita tener un exceso de inventario y recursos brutos
- Permitir una gestión sencilla del inventario en cualquier dispositivo
- Ser accesible inmediatamente desde tu punto de venta
- Organizar tu almacén y ahorrar tiempo a tus empleados
- Proporcionar un escaneo de códigos de barras rápido y sencillo para agilizar la entrada
- Permitir el seguimiento del inventario en varias ubicaciones a través de varios sitios o almacenes.
Mejores prácticas para gestionar el inventario de las pequeñas empresas
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He aquí algunos enfoques utilizados para la gestión del inventario de las pequeñas empresas:
1. Mejora tu capacidad de previsión
La precisión de las previsiones es fundamental. Tus estadísticas de ventas estimadas deben basarse en elementos como las cifras de ventas históricas (si vendes con Square, esta información puede verse en tu panel de control online), las tendencias del mercado, el crecimiento previsto y la economía, las promociones, las actividades de marketing, etc.
2. Adopta el método "primero en entrar, primero en salir" (FIFO)
Las mercancías deben venderse en el mismo orden en que se compraron o generaron. Esto es especialmente cierto en el caso de los artículos perecederos, como los alimentos, las flores y el maquillaje. También es una buena idea para los productos no perecederos, porque cualquier cosa que permanezca demasiado tiempo puede dañarse, caducar y ser invendible. En un almacén o bodega, el mejor enfoque para emplear el FIFO es añadir los nuevos productos desde la parte trasera, de modo que los productos más antiguos estén en la parte delantera.
3. Identifica qué existencias tienen un bajo índice de rotación
Si no has vendido ningún stock en los últimos seis o doce meses, probablemente sea el momento de deshacerte de él. También puedes pensar en otras formas de deshacerte de ese stock, como un precio especial o una promoción, porque el exceso de inventario desperdicia tanto espacio como dinero.
4. Realiza una auditoría de existencias
Aunque utilices algún programa informático sofisticado para gestionar el inventario, debes contar tu inventario regularmente para confirmar que lo que tienes en stock se corresponde con lo que crees que tienes. Las empresas emplean diversos métodos, como un inventario físico de fin de año que cuente cada artículo y una comprobación periódica al azar, que es especialmente beneficiosa para los productos que se mueven con rapidez o tienen problemas de existencias.
5. Utiliza un software de gestión de inventarios basado en la nube
Busca un software que pueda hacer un seguimiento de las ventas en tiempo real. El software de Square se conecta directamente a tu punto de venta, lo que te permite cambiar automáticamente los niveles de existencias cada vez que se realiza una transacción. Recibe correos electrónicos diarios de alerta de existencias para que siempre sepas si las cosas están bajas o se han agotado, de modo que puedas pedir repuestos rápidamente.
6. Vigila siempre tus niveles de inventario
Asegúrate de que tienes un sistema sólido para hacer un seguimiento de tus niveles de inventario, con las cosas más caras en primer lugar. Un software eficaz te ahorra un tiempo y un dinero valiosos al hacer la mayor parte del trabajo.
7. Reduce el tiempo de reparación de los equipos
Dado que la maquinaria crucial no siempre está en condiciones de funcionar, hacer un seguimiento de esos activos es fundamental. Un equipo defectuoso puede salir muy caro. Controlar tu maquinaria y sus piezas es esencial para conocer su ciclo de vida y estar preparado para los problemas antes de que ocurran.
8. No te olvides del control de calidad
Sea cual sea tu área de especialización, es vital que todos tus productos tengan un buen aspecto y funcionen con eficacia. Puede ser tan sencillo como hacer que el personal realice una inspección superficial durante las auditorías de existencias, con una lista de comprobación de los síntomas de daños y un etiquetado adecuado del producto.
9. Recurre a la ayuda de un controlador de existencias
Gestionar el inventario que tienes a mano en un momento dado se denomina control de existencias, y comprende todo, desde las materias primas hasta los productos acabados. Si tienes una gran cantidad de existencias, es posible que necesites que una persona se encargue de ellas. Un controlador de existencias se encarga de procesar todos los pedidos de compra, recibir las entregas y asegurarse de que todo lo que llega se ajusta al pedido.
10. Recuerda tu ABC
Muchas empresas descubren que dividir los productos del inventario en categorías A, B y C les permite mantener un control más estricto sobre los productos de mayor valor.
11. Piensa en los envíos directos
Si tu organización utiliza métodos de envío directo, puedes vender artículos sin retener realmente el inventario. Cuando un cliente compra en tu tienda, un mayorista o fabricante se encarga de gestionar el inventario y transportar los productos. De este modo, no tendrás que preocuparte por la retención del inventario, el almacenamiento o el cumplimiento. Muchos propietarios de tiendas online utilizan métodos de envío directo, pero esta estrategia de cumplimiento de la cadena de suministro puede ser utilizada por una amplia gama de empresas de muchos sectores.
Gestión del inventario con Strikingly
Strikingly se centra en dotar a nuestros usuarios de los conocimientos y habilidades que necesitan para tener éxito en Internet. Entendemos lo vital que es dar con las soluciones de gestión de inventario más efectivas, tanto si eres propietario de una tienda minorista, como de una pequeña empresa o de un negocio corporativo. Es una delicia encontrar un creador de sitios web que incluya todo lo que necesitas para las operaciones comerciales y la gestión del inventario.
Si tienes problemas para hacer un seguimiento de tus archivos de inventario, Strikingly tiene una solución para ti. Puedes llevar tu negocio de venta al por menor en línea o fuera de línea, como hemos dicho, pero unas técnicas excelentes para gestionar el inventario pueden poner a tu empresa por delante de la competencia. Strikingly hace que sea sencillo añadir una tienda sencilla al sitio web de tu empresa.
Conclusión
Dado que el inventario es el activo más valioso de tu empresa, debes salvaguardarlo y cultivarlo en la dirección correcta para ahorrar y crear dinero. Nunca saldrás adelante si no utilizas tácticas de gestión de inventario.
Hazte socio de un software de gestión de inventarios que comprenda los fundamentos de cómo gestionar el inventario. Los fundamentos son esenciales para un negocio a largo plazo. En lugar de ser un obstáculo, el software debería ser un motor para tu progreso.
