Un buen software de colaboración en línea facilita que los equipos trabajen juntos de manera eficiente. Ya sea que el equipo esté trabajando en una tarea administrativa general o en un proyecto específico, las herramientas de colaboración simplifican el flujo de información.
La colaboración en línea se ha convertido en la nueva normalidad para las empresas y oficinas. Los empleados ya no esperan estar aislados unos de otros mientras trabajan. Se supone que esta creciente atención a la colaboración traerá consigo una mayor productividad y eficiencia en el lugar de trabajo.
Sin embargo, sólo se pueden alcanzar mayores niveles de productividad si el software de colaboración que se utiliza es lo suficientemente bueno. ¿Tienes problemas para decidir qué software de colaboración en línea utilizar para tu empresa?
En este artículo hablaremos de los mejores softwares de colaboración que puedes utilizar para aumentar la eficiencia de tus equipos de trabajo. La mayoría de ellos ofrecen almacenamiento de documentos en la nube, funciones de videoconferencia y otras herramientas interesantes.
7 mejores herramientas de colaboración en línea para 2022
Aquí están los siete mejores software de colaboración que puedes considerar para tu negocio en 2022.
1. Microsoft 365
Imagen tomada de Microsoft 365
Microsoft Office ha sido el software de colaboración más utilizado y popular que está disponible en todo el mundo. Aunque tiene algunos competidores, como Google Workspace y OpenOffice, estos aún no han podido alcanzar el mismo nivel de facilidad de uso y funcionalidad que Microsoft Office. Por eso se considera que Microsoft Office es el corazón de la mayoría de los lugares de trabajo.
Microsoft 365, que es un software de colaboración basado en la nube, ofrece un importante número de ventajas a los usuarios. La más básica de sus características permite a los equipos colaborar directamente en el mismo conjunto de archivos o documentos de forma simultánea. Los documentos pueden estar en cualquier formato, como una presentación de Powerpoint, una hoja de Excel o un informe en un archivo de Word.
Actualmente, Microsoft 365 viene en paquetes que suelen incluir Microsoft Teams, que permite la colaboración unificada integrada con Microsoft Office. Microsoft 365 es compatible no solo con Windows, sino también con Mac, iOs y Android.
Su precio varía para uso personal y empresarial. La cuota mínima parte de 6,99 dólares al mes por uso. Su plan empresarial requiere que se pague por adelantado un año entero. Una alternativa más económica a Microsoft 365 para uso empresarial es Microsoft 365 Business Basics, que ofrece la mayoría de las herramientas de colaboración mencionadas anteriormente.
2. Slack
Imagen tomada de Slack
Slack no necesita presentación. Su popularidad ha crecido tanto en los últimos tiempos que todas las empresas lo han probado al menos una vez o lo utilizan actualmente para la colaboración en al menos uno de sus departamentos. Es una de las herramientas de colaboración más poderosas y cuenta con millones de usuarios en todo el mundo.
La plataforma es brillante y se puede acceder a ella tanto en el escritorio como en los dispositivos móviles. Permite a los usuarios enviar mensajes directos y archivos tanto a grupos de personas como a individuos. Las conversaciones pueden organizarse y clasificarse en diferentes canales. Esto ayuda a mantener la discusión en cada canal bastante específica y relevante para crear ese canal.
Este software de colaboración también admite videollamadas. Los empleados que trabajan a distancia utilizan esta función con bastante frecuencia para discutir proyectos en profundidad, sin tener que escribir todos los detalles y compartirlos a través de mensajes directos.
Slack no es un servicio de almacenamiento en la nube, pero permite arrastrar y soltar archivos en sus canales para compartirlos con los compañeros. Es compatible con Dropbox, Google Drive y Box. Una versión gratuita de este software de colaboración es la más popular y viene con ciertas limitaciones.
3. Asana
Imagen tomada de Asana
Este software de colaboración online está disponible desde 2008. Algunos clientes destacados son Uber, TED, Pinterest e Intel, que lo utilizan como su software de colaboración principal.
Asana tiene una interfaz fácil de usar diseñada para las empresas que no tienen mucho personal experto en tecnología. Te permite crear listas de tareas para tus proyectos en curso y establecer recordatorios para los próximos plazos. También puedes utilizarla para enviar solicitudes a tus colegas o asignar comentarios a las publicaciones realizadas dentro de la herramienta.
Los proyectos en Asana se organizan en un formato de tablero. Su función de búsqueda te permite localizar trabajos anteriores. En general, este software de colaboración hace que tu trabajo sea súper organizado y te ayuda a coordinarte con tus colegas en cuanto a proyectos y actualizaciones de tareas.
4. Trello
Imagen tomada de Trello
Trello es una de esas herramientas que ofrecen un software de gestión de proyectos y un software de colaboración combinados. Te ayuda a organizar tus proyectos y a colaborar en el progreso con los miembros de tu equipo.
También te permite crear tableros y listas para diferentes tareas y proyectos. Puedes asignar comentarios a las tarjetas para dar feedback sobre el trabajo de los miembros de tu equipo.
Trello puede integrarse con varias aplicaciones, como GitHub, Evernote, Slack y Google Drive. Se puede descargar de forma gratuita, pero la versión premium te da acceso a muchas más funciones administrativas que su versión gratuita. También tiene un paquete para empresas, por el que se paga en función del número de usuarios.
5. Podio
Imagen tomada de Podio
Podio es un software de colaboración flexible y personalizable que se utiliza para la colaboración entre los miembros del equipo. Permite gestionar enormes pilas de trabajo de forma organizada y asignar tareas a diferentes empleados.
Al igual que los otros mejores software de colaboración, Podio te permite compartir archivos, obtener comentarios sobre el trabajo realizado y comprobar el estado del trabajo en curso. Ofrece una interfaz fácil de usar con la que cualquier persona sin conocimientos técnicos puede familiarizarse en poco tiempo.
Se puede acceder a Podio en los teléfonos móviles a través de su aplicación. Se puede integrar con varios servicios de terceros, como Google Drive, Dropbox, Zendesk y Evernote.
6. Ryver
Imagen tomada de Ryver
Este software de colaboración es similar a Slack. Proporciona un medio de colaboración muy eficaz y ayuda a los equipos a cumplir con los plazos y a hablar entre sí en línea fácilmente. Permite crear tantos equipos como se quiera. Puedes establecer chats con individuos y con grupos.
Ryver ofrece algunos filtros únicos. Por ejemplo, puedes restringir los lectores de tus publicaciones en la aplicación. Las publicaciones aparecen en un newsfeed con un diseño similar al de Facebook. Las publicaciones pueden marcarse para volver a ellas más tarde.
La versión premium de Ryver ofrece funciones avanzadas de colaboración en equipo.
7. Flock
Imagen tomada de Flock
Este es otro software de colaboración que soporta canales para conversaciones sobre diferentes temas, al igual que Slack. Tiene una función de búsqueda que permite a los usuarios buscar comentarios, enlaces o archivos a través de largas conversaciones. Sus herramientas de colaboración son bastante completas, incluyendo videollamadas, mensajes de audio, compartir la pantalla, compartir notas, crear encuestas y más.
Flock puede integrarse con aplicaciones de terceros como Twitter y Google Drive. Las notificaciones de las aplicaciones integradas aparecen directamente en los canales de Flock. El plan gratuito de este software de colaboración limita las búsquedas a 10.000 mensajes y el almacenamiento a 5 GB. Su plan pro ofrece búsquedas ilimitadas, espacio de almacenamiento de 10 GB y un extraordinario control administrativo. También tiene un plan para empresas que viene con un soporte al cliente dedicado.
Uso de Strikingly como software de colaboración
Imagen tomada de Strikingly
Strikingly es una plataforma de desarrollo web que viene con toneladas de herramientas que te permiten añadir características únicas a tu sitio web. El registro de una cuenta en esta plataforma es gratuito. La mayoría de los elementos necesarios para construir un sitio web básico también forman parte de su plan gratuito.
Imagen tomada de Strikingly
Strikingly ofrece una herramienta de gestión de equipos que te permite invitar a tus colegas y amigos a editar, actualizar o gestionar tu sitio web. Se puede invitar a diez miembros del equipo a gestionar cada uno de tus sitios web de Strikingly.
Imagen tomada de Strikingly
Puedes asignar diferentes funciones a los miembros del equipo, como administrador, editor, gestor de la tienda, bloguero, agente, etc.
Esta característica de colaboración de Strikingly te ayuda a reducir tu carga de trabajo al permitir que otros trabajen también en el mantenimiento de tu sitio web. Todos los miembros del equipo pueden acceder al sitio web para el que están desempeñando un papel en su tablero de Strikingly. Los miembros del equipo pueden realizar los cambios que deseen en los sitios web que aparecen en la sección "Compartido conmigo" en el tablero de mandos. Se permite la edición simultánea para que todos los cambios realizados por los colaboradores se reflejen en el editor del sitio en tiempo real.
El uso de Strikingly como software de colaboración de esta manera te ayuda a designar diferentes tareas a los miembros del equipo correspondientes. Por ejemplo, si tu sitio web tiene una sección de tienda simple, puedes asignar el trabajo de mantener la tienda actualizada en todo momento a un miembro del equipo al que le das el papel de gestor de la tienda. Si también tienes un blog adjunto a tu sitio, puedes asignar a tu redactor de contenidos el papel de bloguero, para que siga publicando nuevos artículos en el blog cada día.
Imagen tomada de Strikingly
La asignación de funciones especializadas a los miembros de tu equipo especializado aumenta la productividad y la eficiencia general de la gestión de tu sitio web.
Cuando elijas un software de colaboración para tu empresa, ten en cuenta que debe ser fácil de usar y de entender. Además, debe capacitar a tu personal en lugar de hacer que se sienta degradado, y aumentar la eficiencia de tus equipos para producir resultados más rápidos. Debe ayudarte a sacar el máximo provecho de tus empleados manteniéndolos bien coordinados entre sí.
