¿Eres un profesional ambicioso que busca siempre formas nuevas y eficaces de gestionar proyectos? ¿Quieres saber cómo reforzar y mejorar tus procesos empresariales?
Muchos valientes líderes del mundo empresarial persiguen siempre la mejora de procesos ajustados. Este artículo te guiará a través de los conceptos básicos de la mejora de procesos ajustados. También hablaremos de los beneficios que aportan los métodos de mejora de procesos ajustados en distintos sectores de la economía. Por último, abordaremos la mejora de procesos ajustados en el ámbito de tu empresa.
Empecemos con nuestra guía de estrategias de mejora de procesos ajustados.
¿Qué es la mejora de procesos ajustados?
La mejora de procesos ajustados es un fenómeno que ayuda a eliminar los residuos de los procesos y operaciones de tu empresa. Hace que los empresarios se centren en actividades que crean más valor para sus clientes.
Los métodos de mejora de procesos ajustados se basan en la mejora continua en todas las áreas empresariales. Emplea una serie de herramientas y técnicas para lograr avances y mantenerlos.
Los partidarios de este fenómeno controlan constantemente el tiempo que transcurre desde que se realiza el pedido hasta que el cliente paga. Su objetivo es reducir este plazo eliminando cualquier elemento que no aporte valor añadido.
Imagen tomada del usuario de Strikingly
Según un estudio, el 92% de los equipos participantes informaron de mejoras de moderadas a significativas en el éxito de sus proyectos tras implantar la mejora de procesos ajustados. Sin embargo, los beneficios generales de aplicar esta estrategia van mucho más allá del éxito del proyecto. Cuando se pidió a los participantes que indicaran los tres beneficios de la estrategia que más les habían afectado, hubo una gran diversidad en sus respuestas. Esta diversidad refleja la amplia influencia de estos métodos, que van desde una gestión eficaz de la complejidad de los procesos hasta una mayor motivación de los equipos.
10 ventajas de los métodos de mejora de procesos ajustados
La mejora de procesos ajustados libera a las empresas de la carga de la ineficacia y permite a los trabajadores rendir al máximo. He aquí las 10 principales ventajas de procesos ajustados, mencionadas por más de 3.000 encuestados en un estudio sobre comercio ajustado.
1. Gestión de la complejidad de los equipos y los procesos
Hoy en día, las organizaciones tienen que lidiar con equipos de trabajo grandes y a menudo remotos. Practicando la mejora de procesos ajustados, pueden gestionar las diversidades, las diferencias culturales y la coordinación entre los miembros del equipo. Los proyectos deben coordinarse adecuadamente para que tengan éxito, y eso sólo es posible si todos los miembros del equipo comprenden la complejidad de los flujos de trabajo.
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2. Hacer más eficientes los procesos empresariales
La eficiencia de los procesos se refiere al esfuerzo necesario para lograr un resultado empresarial concreto. Este resultado puede adoptar la forma de cualquier cosa que produzca la empresa, incluido su producto, la prestación de servicios u otros resultados tangibles e intangibles. El uso de métodos de mejora de procesos ajustados permite a las empresas hacer que sus procesos sean más eficientes.
3. Practicar una mejor gestión de las prioridades cambiantes
No es fácil operar en un entorno empresarial en el que las prioridades cambian. Pero cuando eso ocurre, el personal necesita comunicarse con la alta dirección con claridad. Si se aplica la mejora de procesos ajustados, el cambio de enfoque y la reasignación de recursos resultan más sencillos.
4. Tener una mejor visibilidad del proyecto entre los miembros del equipo
Tener una mejor visibilidad del proyecto significa tener una imagen más clara de su progreso y rendimiento. Incluye cualquier riesgo potencial y la asignación de recursos. La mejora de procesos ajustados te permite tener una mayor visibilidad. Esto, a su vez, te ayuda a asegurarte de que todos los implicados entienden los objetivos del proyecto y cómo pueden contribuir a alcanzarlos.
5. Aumentar la productividad del equipo
La productividad de los miembros de un equipo es uno de los factores clave que determinan el éxito de un proyecto. Los métodos de mejora de procesos ajustados ayudan a aumentar la productividad del equipo manteniendo a todos los miembros comprometidos con la consecución de los objetivos.
6. Reducir el plazo de entrega
Uno de los objetivos de toda empresa para impulsar las ventas es minimizar el plazo de entrega. Cuanto más rápido puedas influir en tus clientes potenciales para que realicen una compra, más rápido podrás hacer crecer tu negocio en términos de ingresos y ventas. La mejora de procesos ajustados te ayuda a eliminar cualquier tarea y actividad que no contribuya directamente a la generación de clientes potenciales.
7. Aumentar la moral y el espíritu del equipo
Cuando los equipos de trabajo están bien informados sobre sus funciones, se sienten más responsables de producir resultados. Sus niveles de moral y motivación se disparan cuando trabajan juntos en objetivos comunes. Gran parte del mérito corresponde a los métodos de mejora de procesos ajustados.
8. Mejorar la visibilidad para las partes interesadas
La mejora ajustada de procesos impone un enfoque recto y procedimientos empresariales estrictos. Cuando se eliminan todas las actividades inútiles, los procesos resultan más sencillos de explicar, aplicar y notificar. Esto mejora la visibilidad de las operaciones y los resultados empresariales para las partes interesadas.
9. Reducir costes
Al centrarte únicamente en las actividades que añaden valor a la empresa y a los clientes, erradicas muchos costes en los que te incurrirás de otro modo. Cuando una empresa implanta la mejora de procesos ajustados, es posible que tenga que eliminar de sus procesos pasos y etapas específicos. Esto conlleva una reducción de costes y gastos.
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10. Predecir la entrega de valor al cliente
Cuando una empresa idea métodos de mejora de procesos ajustados, su principal objetivo es proporcionar valor al cliente. Por lo tanto, cuando se implanta la mejora de procesos ajustados, es lógico que sea capaz de predecir mejor hasta qué punto es realmente capaz de ofrecer atención al cliente.
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Aplicación de la mejora de procesos ajustados
Estos son algunos pasos que puedes seguir para reinventar las operaciones de tu negocio a través de métodos de mejora de procesos ajustados.
1. Analiza tus procesos
El primer paso que debes dar para mejorar los procesos ajustados es estudiar y comprender los procesos existentes. Analiza cómo funcionan. Una buena forma de hacerlo es utilizar el modelo de mapeo AS-IS, que traza gráficos de estos procesos y sus fases. De este modo, podrás hacerte una idea de las causas de los cuellos de botella en tu empresa. Para mejorar aún más este método, también puedes entrevistar a tus empleados para que respondan a algunas de las preguntas más importantes. Al fin y al cabo, ellos sabrán mejor que nadie dónde se necesitan mejoras en sus procesos de conducta.
2. Identifica las mejoras
Después de analizar tus procesos, necesitas modelar e identificar cualquier mejora que pueda hacerse. Crea un nuevo diagrama para esta etapa y colabora en las ideas con los miembros del equipo. El nuevo modelo debe proponer acciones que contribuyan a cumplir el objetivo de esta actividad. Determina quién es la persona más cualificada para aplicar las técnicas de mejora de procesos ajustados. Construye la estrategia desde cero. Considera por qué es esencial cada tarea y dónde debe llevarse a cabo. Identifica los problemas existentes para solucionarlos o erradicarlos.
3. Puesta en marcha
Aquí es donde el equipo tiene que empezar a pensar en poner en práctica las ideas compartidas. Una vez debatidas las nuevas ideas, recae en los gestores del proyecto la responsabilidad de evaluar si los métodos de mejora de procesos ajustados sugeridos tendrán éxito o no a largo plazo.
4. Ejecución y seguimiento
La mejora real de los procesos ajustados sólo es posible cuando se lleva a cabo con una ejecución, un seguimiento y una gestión cuidadosos. Una vez evaluado correctamente un proyecto, los equipos de trabajo implicados pueden perfeccionar su ejecución. La secuencia de ejecución determina hasta qué punto se producirán avances en tus procesos. Aún cabe la posibilidad de que los nuevos procesos descubran más cuellos de botella. Pero esta mayor identificación de problemas sólo conduce a una mayor optimización de los procesos.
5. Actividad de valor añadido
Se trata de un componente esencial del proceso global. A la hora de implantar la mejora de procesos ajustados, debes plantear un par de preguntas. ¿Tus tareas y actividades añaden valor al producto o servicio de tu empresa? ¿Te has deshecho de las acciones que suponen un despilfarro? Si la respuesta a estas preguntas es afirmativa, significa que ahora sólo tienes que seguir mejorando tus procesos.
Si tienes un negocio en línea, lo primero que tienes que hacer para implantar la mejora de procesos ajustada es crear un sitio web ajustado y profesional. El uso de plantillas listas para usar que ofrecen varias plataformas de creación de sitios web te permite ahorrar mucho tiempo y dinero en la creación de un sitio web para mostrar tu marca.
Imagen tomada del producto de Strikingly
Aquellos que construyen un sitio web en Strikingly pueden servir mejor a sus clientes, ya que ahorran dinero y esfuerzo en el proceso de desarrollo web. Así pueden prestar más atención a los aspectos de su negocio que aportan más valor. La interfaz fácil de usar de Strikingly mejora la práctica de desarrollo de sitios web y proporciona una experiencia de navegación sin problemas a los visitantes del sitio.
Si estás practicando la mejora de procesos ajustados y buscas promocionar tu negocio en línea, también puedes crear un sitio web completo en Strikingly. No te preocupes, no tendrás que escribir ningún código ni dominar ningún lenguaje de programación. Todo lo que necesitas hacer es añadir tu contenido a una de nuestras plantillas de sitio web utilizando nuestra interfaz de editor de arrastrar y soltar. Tendrás tu sitio en funcionamiento en tan solo unas horas.
