Un sistema de gestión de inventario que funcione correctamente es esencial para el buen funcionamiento de tu empresa. Si no dispones de uno, podría causar muchos problemas y perturbar la ejecución de los pedidos y el día a día de la empresa.
Piensa en un negocio minorista de éxito que vende productos y mercancías directamente a sus clientes. Puede que hayas imaginado una pequeña empresa, una tienda local o un supermercado muy conocido. A continuación, intenta deducir qué tienen en común estos establecimientos minoristas. Deben mantener un cierto número de productos y mercancías en stock, ¿verdad? ¿Y si tienen una tienda física además de una tienda en línea?
¿Cómo controlan lo que hay en stock y lo que se ha agotado?
Ahora puedes ver lo importante que es una gestión eficaz del inventario para las empresas minoristas. Por eso creemos que proporcionar información sobre cómo gestionar el inventario es esencial para que las operaciones comerciales funcionen sin problemas y con eficacia. También disponemos de las técnicas de gestión de inventario más eficaces para guiarte y ayudarte a gestionar tu propia tienda minorista en línea.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventarios es un componente de la gestión de la cadena de suministro que busca garantizar que los productos adecuados estén disponibles para la venta en el momento adecuado y en la cantidad correcta. Si se hace correctamente, las empresas pueden reducir los costes de llevar un exceso de inventario al tiempo que aumentan las ventas. El software de gestión de inventario puede ayudarte a comprender cómo realizar un seguimiento del inventario en tiempo real, haciendo así que el proceso sea más eficiente.
La gestión de inventario te garantiza que tienes a mano los productos adecuados en las cantidades correctas, lo que evita que se agoten los productos y que se malgaste dinero en exceso de inventario. También puedes asegurarte de que tus productos se venden a tiempo para evitar que se estropeen o queden obsoletos y malgastar dinero en inventario que está ocupando espacio en un almacén o depósito.
Tipos de inventario
Antes de abordar una gestión eficaz del inventario, primero debes comprender en qué consiste. He aquí algunos ejemplos de los distintos tipos de inventario:
- Materias primas, o materiales utilizados para fabricar tus productos
- Productos en curso de fabricación que aún no están listos para la venta.
- Productos acabados, que suelen guardarse en un almacén hasta que se venden o envían
- Mercancías en tránsito, que han salido del almacén y están siendo transportadas a su destino final
- Inventario cíclico o productos entregados a una empresa por un proveedor o fabricante y vendidos inmediatamente a los clientes
- Inventario de anticipación o exceso de productos comprados en previsión de un aumento de las ventas
- Inventario de desacoplamiento se refiere a piezas, suministros o productos apartados en previsión de una ralentización de la producción o de una sala
- Los bienes de mantenimiento, reparación y explotación (MRO, por sus siglas en inglés) se utilizan en el proceso de fabricación.
- El inventario de reserva, también conocido como "stock de seguridad", sirve como colchón en caso de que surja un problema inesperado o se necesite inventario adicional.
Clasificar el inventario permite ver qué artículos pertenecen a la misma categoría y gestionarlos en consecuencia. Por ejemplo, tratarás los productos acabados de forma diferente a las materias primas.
¿Por qué es necesaria la gestión de inventario?
La gestión eficaz del inventario es un componente fundamental del éxito a largo plazo. El resto de la gestión de la cadena de suministro encajará una vez que el inventario esté correctamente organizado. Sin él, corres el riesgo de cometer una serie de errores, como envíos erróneos, falta de almacén, y exceso de almacén. Es imposible sobrestimar la importancia de una gestión adecuada del almacén. Los envíos erróneos son consecuencia directa de una selección incorrecta al inicio del proceso de inventario y de la falta de procedimientos de control de calidad.
La falta de stock y los excesos de stock se producen cuando una empresa realiza pedidos manualmente sin tener un conocimiento completo del estado de sus stocks. Esto es un mal indicador de una previsión eficaz de la gestión de inventario, lo que da lugar a un exceso o a una falta de almacén. Todos estos errores te costarán dinero y tiempo para corregirlos posteriormente. Cuando no se utilizan herramientas de gestión, el riesgo de error humano aumenta por momentos. Y las opiniones y la fidelidad de tus clientes también se resienten.
Consejos y técnicas eficaces para la gestión de inventario
He aquí algunos métodos para la gestión de inventarios de pequeñas empresas:
1. Mejorar tu capacidad de previsión
La precisión de las previsiones es fundamental. Tus estadísticas de ventas estimadas deben basarse en cifras de ventas históricas, tendencias del mercado, proyecciones de crecimiento económico, promociones, iniciativas de marketing, etc.
2. Utilizar el método FIFO (primero en entrar, primero en salir)
Los bienes deben venderse en el mismo orden en que se compraron o produjeron. Esto es especialmente cierto para los artículos perecederos como alimentos, flores y cosméticos. También es una buena idea para los productos no perecederos, ya que cualquier cosa que se deje fuera durante un periodo prolongado puede estropearse, caducar y volverse invendible. En un almacén o instalación de almacenamiento, la mejor manera de utilizar el FIFO es añadir nuevos productos desde la parte trasera para que los productos más antiguos estén en la parte delantera.
3. Determinar qué stocks tienen un índice de rotación bajo
Para una gestión eficaz del inventario, si no has vendido stock en los últimos seis a doce meses, es hora de vender. Dado que el exceso de inventario desperdicia espacio y dinero, deberías considerar otras formas de deshacerse de él, como un precio especial o una promoción.
4. Realizar una auditoría de stock
Aunque utilices un software avanzado de gestión de inventarios, debes contar tu stock con regularidad para asegurarte de que lo que tienes en stock coincide con lo que crees que tienes. Las empresas utilizan varios métodos, incluido un inventario físico a final de año en el que se cuentan todos y cada uno de los artículos y comprobaciones puntuales periódicas, que son especialmente útiles para productos que se mueven con rapidez o tienen problemas de stock.
5. Utilizar un software de nube de gestión de inventario
Busca un software de seguimiento de ventas que pueda realizar un seguimiento de las ventas en tiempo real. Hay programas de software que se conectan directamente a tu punto de venta y te permiten ajustar tus niveles de gestión de inventario de stock automáticamente cada vez que se produce una transacción. Recibe correos electrónicos diarios de alerta de stock para saber cuándo los artículos se están agotando para que puedas pedir reemplazos lo antes posible.
6. Vigilar de cerca tus niveles de stock en todo momento
Asegúrate de que dispones de un buen sistema para controlar tus niveles de stock, dando prioridad a los artículos más caros. Al automatizar la mayoría de tus tareas, un software eficaz te ahorra tiempo y dinero.
7. Reducir el tiempo de reparación de los equipos
Es crucial realizar un seguimiento de los activos críticos para una gestión eficaz del inventario, ya que no siempre están en condiciones de funcionamiento. Un equipo defectuoso puede resultar costoso. Comprender el ciclo de vida de tu maquinaria y sus piezas y anticiparse a los problemas requiere un seguimiento continuo.
8. No ignorar el control de calidad
Es fundamental que todos tus productos tengan buen aspecto y funcionen correctamente, independientemente de tu campo de especialización. Podría ser tan sencillo como realizar una inspección superficial durante las auditorías de stock, completada con una lista de comprobación de síntomas de daños y un etiquetado adecuado de los productos.
9. Buscar la ayuda de un controlador de stock
El control de stock se refiere al seguimiento del inventario que tienes a mano en un momento dado, que puede abarcar desde materias primas hasta productos acabados. Es posible que tengas que asignar la responsabilidad a una sola persona si tienes un gran inventario. Un controlador de stock es responsable de procesar todos los pedidos de compra, recibir las entregas y asegurarse de que todo llega en buen estado.
10. Estar claro de todo
Muchas empresas descubren que clasificar los productos del inventario en categorías A, B y C les ayuda a mantener un control más estricto de los artículos de mayor valor.
11. Tener en cuenta los envíos directos
Cuando tu empresa utiliza métodos de envío directo, puedes vender artículos sin mantener un inventario. Un mayorista o fabricante se encarga de la gestión eficaz del inventario y del transporte del producto cuando un cliente compra en tu tienda. De este modo, no tendrás que preocuparte de mantener el inventario, almacenarlo o realizar la entrega. Muchos propietarios de tiendas en línea utilizan métodos de envío directo, pero esta estrategia de cumplimiento de la cadena de suministro puede ser utilizada por una amplia gama de empresas de diversos sectores.
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Resumen ejecutivo
Dado que el inventario es el activo más valioso de tu empresa, debes salvaguardarlo y nutrirlo en la dirección correcta para ahorrar y ganar dinero. Si no utilizas estrategias eficaces de gestión de inventario, nunca podrás salir adelante. Invierte en un software de gestión de inventario que comprenda los aspectos básicos. Para un negocio a largo plazo, los fundamentos son críticos. El software debe ayudar a tu desarrollo en lugar de obstaculizar.
