Guía de gastos generales para pequeñas empresas

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Todos los empresarios, independientemente de su tamaño, deben llevar un control exhaustivo de los gastos relacionados con la producción. Es un requisito crucial para mantener el negocio a flote. Algunas pequeñas empresas no llevan un registro de los gastos generales de su empresa porque todavía están empezando, y eso es un gran error.

Todas las empresas tienen gastos generales. Tanto si trabajas solo como si tienes cientos de empleados, los gastos generales son algo que tiene tu empresa. Aprende qué son los gastos generales, los diferentes tipos de gastos generales y cómo mantenerlos al mínimo para beneficiar a tu empresa.

¿Qué son los gastos generales?

Los gastos generales son los costes o gastos que destinas al funcionamiento de tu empresa. Los gastos generales pueden no estar directamente relacionados con un producto o servicio específico que ofrezcas y no generan beneficios. Aunque los gastos generales no generan beneficios, siguen siendo esenciales para tu negocio y deben contabilizarse adecuadamente.

Para entender mejor los gastos generales, es esencial conocer los dos tipos de gastos:

1. Costes directos. Son los gastos que tu empresa paga y que están directamente relacionados con la producción de los bienes y servicios que ofrece tu empresa.

2. Costes indirectos. Por otro lado, los costes indirectos son gastos que tu empresa recauda y que no están directamente relacionados con los costes de producción, pero que siguen siendo fundamentales para el funcionamiento de tu empresa. Un ejemplo de coste indirecto son los alquileres, internet, etc.

Tipos de gastos generales para pequeñas empresas

Hay tres tipos de gastos generales que pueden afectar, directa e indirectamente, a tu negocio:

1. Costes fijos

2. Coste variable

3. Coste semivariable

Los dos primeros tipos de gastos generales son fáciles de controlar y calcular. En cambio, el último puede ser un poco complicado, pero es algo en lo que tu pequeña empresa también puede incurrir. Profundicemos en estos tipos de gastos generales.

1. Costes fijos

Como su nombre indica, los costes fijos se denominan "fijos" porque son la misma cantidad todos los meses o años. Tanto si la actividad de producción aumenta como si disminuye, los costes fijos no se ven afectados. He aquí algunos ejemplos de gastos generales fijos:

• Impuestos sobre la propiedad
• Alquiler de edificios
• Cuotas hipotecarias
• Seguros
• Sueldos administrativos de tus empleados

Supongamos que tienes una pequeña empresa que vende artículos de ganchillo hechos a mano. Actualmente alquilas un pequeño local que alberga a tu personal administrativo, el personal de producción (ganchilleras), el almacén y la exposición.

El alquiler que pagas por el local es de 2.000 $ al mes. El mes pasado vendiste un total de 5.500 $ en artículos de ganchillo. Sin embargo, 2 de tus ganchilleras pidieron vacaciones este mes, lo que redujo tu producción, y sólo ganaste un total de 42.800 $.

Aunque la producción ha disminuido este mes, el alquiler sigue siendo de 2.000 $. Es un coste fijo de gastos generales.

2. Costes variables

En el otro extremo del espectro de costes, tienes los costes variables. Son costes en los que te incurres y que varían cada mes o cada año. He aquí algunos ejemplos de gastos generales variables de una empresa:

• Gastos de publicidad
• Gastos de envío
• Coste de los materiales
• Material de oficina

Volviendo a tu negocio de ganchillo, si vendes tus artículos de ganchillo por Internet, tendrás gastos de envío. Estos gastos de envío dependen del número de artículos que vendas y envíes, y de si tus clientes optan por el envío prioritario (obviamente, esto costaría más). Este coste es variable.

Gastarás más en publicidad en redes sociales si también aumentas la participación de tu público este mes (en comparación con el mes pasado) porque es el aniversario de tu empresa. Este tipo de coste también es variable.

También es importante señalar que es posible que no tengas costes mensuales variables. De nuevo, todo depende de cómo funciona tu empresa.

3. Coste semivariable

Los costes semivariables (o costes mixtos) aumentan cuando aumentan las ventas y la producción y bajan cuando disminuyen las ventas y la producción. Debes tener en cuenta, sin embargo, que la subida y la bajada pueden ser de porcentajes diferentes.

Supongamos que, durante el mes de tu aniversario, decidiste ofrecer una rebaja. Recibiste muchos pedidos y, para hacer frente a la demanda, contrataste mano de obra adicional. El salario de la mano de obra adicional que contrataste se considera un coste semivariable.

Importancia de conocer los gastos generales para las pequeñas empresas

Imagen tomada del producto de Strikingly

Todo el dinero que entra y sale de la empresa repercute directamente en el balance y la cuenta de resultados. Los gastos generales, independientemente de su tipo, y si se contabilizan correctamente, pueden dar lugar a una fijación precisa de los precios de los productos y a un aumento de los beneficios.

Si no incluyes los gastos generales en el precio de tu producto, puedes perder beneficios porque estás poniendo un precio demasiado bajo a tu producto o servicio. Por el contrario, si calculas incorrectamente los gastos generales, puedes fijar un precio excesivo para tus productos. Esto puede provocar un movimiento lento del inventario o una reducción de las ventas.

Obviamente, comprender y conocer a fondo los gastos generales te permite ser más proactivo en la gestión de tu negocio. Por ejemplo, si observas que los gastos generales son elevados este mes, puedes tomar las medidas necesarias para reducirlos el mes que viene. Del mismo modo, si los gastos generales son bajos este mes, puedes plantear líneas de productos adicionales para aumentar tus beneficios.

Métodos para reducir los gastos generales de tu pequeña empresa

Puede darse el caso de que tengas unos gastos generales elevados y creas que no has generado suficientes beneficios este mes. Que no cunde el pánico. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo puedes reducir tus gastos generales para pequeñas empresas:

1. Piensa en el trabajo a distancia

Varias empresas se vieron obligadas a adoptar el trabajo a distancia cuando se produjo el COVID-19. Desde entonces, muchas empresas han considerado la posibilidad de trabajar a distancia a gran escala. Desde entonces, muchas empresas se han planteado la posibilidad de trabajar a distancia a gran escala porque este sistema reduce considerablemente los gastos generales. Analiza tu empresa y mira qué puesto es el más adecuado para esta configuración.

2. Automatiza tus tareas

Ahora todo está en la nube, y varios servicios te permiten automatizar tus tareas diarias. En lugar de contratar personal adicional para trabajar fuera de tu plato, intenta automatizar funciones como la facturación, el seguimiento de clientes y la programación de citas.

3. Invierte en cultura y reduce la retención

Dejarás de contratar para ahorrar costes si has alcanzado el número adecuado de empleados. Pero más que eso, tienes que saber que es crucial para los gastos generales de una empresa centrarse en mantener a los empleados que tiene actualmente. La rotación de empleados cuesta miles de millones de dólares. En Estados Unidos, las empresas gastan 1 billón de dólares al año en rotación de empleados.

4. Sé ecológico.

Si no tienes cuidado, los servicios públicos te pueden salir caros. Utiliza alternativas más ecológicas, como bombillas LED, y elige un espacio por el que entre más luz. ¡Sin papel si es necesario! Muchas empresas han adoptado el sistema sin papel y sus clientes lo elogian.

5. Considera la posibilidad de alquilar en lugar de comprar

Si necesitas un equipo específico para tu negocio, prueba a alquilarlo o arrendarlo. No tienes que preocuparte por el mantenimiento, los pagos por adelantado o las reparaciones en caso de que las necesites, y obtienes el equipo que necesitas.

6. Contrata a un contable.

Podrías pensar que esto es contraproducente, pero no lo es. Contratar a un contable profesional para que se encargue de tus finanzas te ayudará a mejorar tu precisión y a evitar errores en los costes financieros. Tu contable también puede ayudarte a identificar áreas en las que puedes obtener deducciones fiscales y ayudarte a aumentar tus beneficios.

7. Audita tus suscripciones de software.

Al poner en marcha tu empresa, es probable que te hayas lanzado a contratar diferentes servicios en la nube. Vuelve a revisar tus suscripciones y comprueba si hay algo que puedas combinar. Por ejemplo, si pagas por separado tu sitio web, la campaña de marketing por correo electrónico, el servicio de generación de clientes potenciales y el dominio, considera la posibilidad de suscribirte a Strikingly.

Automatiza y reduce los gastos generales con Strikingly

Imagen tomada del producto de Strikingly

Strikingly, principalmente, es un constructor de sitios web que te permite crear sitios web con cero códigos. El editor de sitios web es ridículamente fácil de usar, y puedes configurar tu sitio web en línea en 20 minutos o menos.

Strikingly ofrece más de 200 plantillas que se adaptan perfectamente a tu negocio. Todos los sitios web construidos en Strikingly se optimizan automáticamente, por lo que no tienes que preocuparte de contratar a desarrolladores que cuestan miles de dólares para construir una versión móvil de tu sitio.

Imagen tomada del producto de Strikingly

La función de boletín de Strikingly te permite configurar una campaña de correo electrónico para volver a dirigirte a tu audiencia y hacer que vuelvan a visitar tu sitio web. Puedes programar boletines y enviarlos a segmentos específicos de los visitantes de tu sitio. Por ejemplo, puedes crear un boletín que sólo se envíe a quienes hayan comprado en tu tienda online.

Añadiendo una sección de registro a tu sitio web Strikingly te permite generar clientes potenciales para tu campaña. También puedes utilizar la función pop-up de Strikingly para generar más clientes potenciales o alertar a los visitantes de tu sitio si estás teniendo una venta.

Imagen tomada del producto de Strikingly

Entender y calcular tus gastos generales es una tarea de enormes proporciones. Mantener los gastos generales de tu empresa al mínimo sin sacrificar la calidad del producto y del servicio puede ser complicado. Te sorprenderá lo mucho que puede reducir pequeños gastos, como la eliminación del papel, con el tiempo y convertir unos gastos generales altos en unos gastos generales bajos.

Imagen tomada del producto de Strikingly

Como norma general, intenta evaluar tu situación financiera con regularidad. Puedes hacerlo mensual o trimestralmente (pero no anualmente: un año es mucho tiempo). Haz un seguimiento de tus gastos generales y contrólalos desde el primer día.

Es la única forma de gestionar y ampliar tu negocio rápidamente.