¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual es un asistente que maneja todas sus responsabilidades de manera virtual. Los asistentes virtuales son profesionales que no se limitan a una sola industria en particular. Tienen una amplia gama de habilidades, que van desde el manejo de los horarios hasta la contabilidad y el trabajo de recursos humanos. Las habilidades de comunicación y el conocimiento del uso de la tecnología son básicamente la base de un trabajo de asistente virtual. Más o menos, algunas de las tareas que tendrías que hacer te las enseñarían de antemano o te darían instrucciones específicas para que las siguieras. También es un buen trabajo para muchos porque no les exige ir a la oficina principal de su/s empleador/es. Los asistentes virtuales pueden realizar todas sus tareas en la comodidad de su hogar. El salario dependerá de la empresa o el profesional al que se asista, pero casi siempre es una garantía de que será un precio justo. Por ello, son muchos los que se han interesado por convertirse en asistentes virtuales.
¿Qué hace un asistente virtual?
Si estás interesado en convertirte en un asistente virtual, estas son algunas de las tareas que tienes que hacer.
∙ Gestión de horarios y calendarios
Programar reuniones y citas son los principales trabajos de los asistentes virtuales. Por lo general, serás el encargado de asegurarte de que el horario de tu empleador no choque con otras reuniones. También eres responsable de actualizar el calendario y la programación siempre que sea necesario. Esto significa fijar, reprogramar y coordinarlas con otros clientes o colegas. Un asistente virtual tiene que estar al tanto de todo lo que hay en la agenda porque también es tu trabajo recordar a tus empleadores cada cita o reunión programada.
∙ Gestionar las tareas telefónicas
Un asistente virtual también sería el que suele contestar el teléfono para su empleador. Pero esto no es un trabajo 24/7 para todos los asistentes virtuales ya que algunos empleadores sólo tienen llamadas importantes desviadas cuando están demasiado ocupados para responder. Además, transcribir los mensajes de voz y tomar los mensajes suelen ser parte de tu trabajo de asistente virtual.
∙ Ocuparte del correo electrónico y otras comunicaciones formales
Por lo general, como asistente virtual, se te encargaría manejar los mensajes de correo electrónico de tu empleador. Esto significa que tendrías que filtrarlos y llamar la atención de tu empleador sobre los más importantes. También puede significar responder a otros correos electrónicos, dependiendo de la autoridad y la discreción que se te conceda. También se te puede encargar que actualices la información de sus listas de correo electrónico. Asimismo, se te puede asignar la responsabilidad de ser el puente entre tu empleador y otros clientes u organizaciones.
∙ Establecer planes de viaje
Una tarea común que se te pedirá como asistente virtual es organizar los planes de viaje de tus empleadores. Esto significa que te encargarías de conseguirles los billetes para su vuelo y de programar las reuniones o citas en torno a la hora de su vuelo. También te encargarías de buscar el alojamiento y el transporte una vez que el avión haya aterrizado. Cuando te conviertas en asistente virtual, descubrirás que estos planes de viaje no siempre están relacionados con el trabajo o la oficina.
∙ Gestión de registros y documentos oficiales
Otra de las tareas que podrías tener como asistente virtual es ocuparte de los registros y documentos importantes. Por lo general, se te enviarían copias de documentos que tendrías que organizar y llevar un control para tu empleador. Serías responsable de saber qué documentos deben guardarse, qué hay que enviar (y enviarlos) y qué hay que recibir. A veces, se te puede pedir que hagas tú mismo esos documentos, registros o presentaciones.
∙ Contabilidad y operaciones
Aunque esto suele ser para un trabajo de asistente virtual más avanzado y elevado, habría ocasiones en las que tendrías que hacer algunas tareas de contabilidad y teneduría de libros para tus empleadores. Esto significa manejar sus libros y sus cuentas. Esto podría significar la gestión de los pagos y el pago a determinados clientes, socios, etc. También se te puede pedir que investigues y establezcas ciertas partes de diferentes proyectos empresariales. Como asistente virtual, tu trabajo se extiende a asegurarte de que todo funcione bien.
∙ Investigación de posibles clientes/empleados
Como asistente virtual, eres un subordinado directo de tus empleadores. Esto significa que se espera que conozcas a las personas con las que les gusta trabajar o a los empleados o socios que prefieren como parte de la empresa. Por lo tanto, se te podría encomendar la tarea de entrevistar a los clientes o empleados inicialmente antes de enviarlos a su oficina.
∙ Recados personales
Este tipo de tareas depende del tipo de empresario. Algunos prefieren separar completamente su vida personal de la profesional. No obstante, no te sorprendas de que te pidan que consigas regalos para familiares o amigos. Es posible que te pidan que hagas reservas en lugares para eventos personales, que pagues facturas personales, que consigas información sobre ciertas tiendas o productos que necesitan en casa, que hagas planes de viaje por ellos e incluso que planifiques un evento completo para ellos.
¿Cómo convertirse en un asistente virtual?
1. Identifica lo que puedes ofrecer
Convertirse en un asistente virtual significa ser capaz de actuar como una extensión del trabajo de otra persona. Por lo tanto, lo primero que debes identificar es qué habilidades ofreces. Si bien es cierto que puedes entrar en el sector sólo con las habilidades más básicas, tienes que aprender qué puedes destacar que pueda atraer a los clientes para que te contraten.
2. Conocer el sector y la estructura empresarial
Si quieres ser un asistente virtual, equípate con al menos un conocimiento de fondo de la industria en la que quieres trabajar. También querrás saber cuál es la estructura empresarial de las compañías de ese sector. Esto te ayudará a adaptar tu solicitud a lo que más les conviene. También te ayudaría a hablar con las personas adecuadas para conseguir un trabajo de asistente virtual.
3. Crea tu propia página web
Dado que un asistente virtual prospera literalmente con el avance de la tecnología e Internet, los empleadores suelen esperar encontrarte en línea. Tu propio sitio web puede marcar realmente la diferencia para que consigas el trabajo. Puedes utilizarlo para mostrar tus habilidades y talentos. También puedes incluir tus datos de contacto para que puedan ponerse en contacto contigo fácilmente y, finalmente, contratarte.
4. Construye conexiones y presencia en las redes sociales
Hay plataformas en las que puedes participar para establecer conexiones con las personas adecuadas. El crecimiento de tu red es una parte vital de un trabajo de asistente virtual porque al hacerlo, tendrías más posibilidades de conseguir un trabajo y/o quizás incluso más oportunidades para el futuro. La presencia en las redes sociales también es importante porque éstas desempeñan un papel importante en el negocio. Por lo tanto, como asistente virtual, también se espera que tengas una presencia en los medios sociales, o al menos, una presencia en los medios sociales.
5. Envía tus solicitudes
Al hacer conexiones y hacer crecer tu red, puedes utilizar sitios como LinkedIn para encontrar empleadores que te contraten. No temas ser demasiado proactivo en la búsqueda de empleo. Los empleadores aprecian y valoran la iniciativa y la confianza. Es útil tener un sitio web y una presencia en los medios sociales en los que puedas dejar tu información de contacto, pero también puedes enviar solicitudes de forma dinámica.
Consigue un trabajo de asistente virtual con una página web o un portafolio online
1. Decide tu tema y concepto.
Esto ayuda a enviar a tus empleadores el tipo de actitud que tienes. También podría reflejar lo organizado que eres como persona y como potencial asistente virtual.
2. Regístrate o inicia sesión en Strikingly
Strikingly es un buen constructor de sitios web que puede ayudarte a construir el tuyo propio incluso si no tienes experiencia o conocimientos en la creación de un sitio web.
3. Elige tu plantilla.
De los cientos de plantillas que tenemos, probablemente encontrarás la que mejor se adapte a tus necesidades y deseos. Además, puedes seguir añadiendo otros elementos que creas que pueden ayudarte a convertirte en asistente virtual.
4. Cuenta tu historia.
Es importante que enmarques tu historia. Es decir, tienes que mostrar tus habilidades, tus talentos, tu motivación, tus aficiones y tu filosofía de vida. Cualquier información que cuente algo de ti a los empleadores puede ayudarte a convertirte en asistente virtual.
5. Reúne testimonios de clientes y colegas.
Incluso si no tienes experiencia como asistente virtual, puedes conseguir opiniones de antiguos empleadores y colegas y mostrarlas en tu página web. Estos testimonios ayudarán a tus posibles empleadores a conocerte mejor. Esto atraerá a más empleadores para que se pongan en contacto contigo y te contraten.
6. Poner tus datos de contacto e información.
Por último, no olvides poner tus datos de contacto e información en tu página web. También puedes poner iconos que les permitan enviarte directamente un correo electrónico o visitar tu cuenta en las redes sociales. También puedes añadir formularios de contacto que les permitan dejarte sus datos de contacto.
Un trabajo de asistente virtual es un trabajo que suele estar bien pagado y que no requiere que te enfrentes al problema del desplazamiento diario para ir a la oficina. Como todos los trabajos, sólo requiere paciencia para aprender continuamente, determinación y capacidad de trabajo, y una actitud positiva. Haz que los clientes hagan cola para que aceptes su oferta dándoles la mejor primera impresión. Con una buena página web profesional y un portafolio online, puedes hacer eso y conseguir la mejor oferta. Regístrate en Strikingly ahora y empieza a hacerte un lugar en el mercado.
